淺談人事檔案管理規范化、科學化的實現

秦詠梅

摘 要：人事檔案是組織、人事等有關部門按照黨的政策，在工作中形成的記載個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績、工資待遇等內容的文件材料。人事檔案是個人社會履歷信息的載體，為國家以及單位準確把握人力資源提供重要參考的基礎。作為一項綜合的復雜的系統工程，人事檔案的管理工作必須采取合理完善的管理方式，做到規范化、科學化。

關鍵字：人事檔案；規范化；科學化；實現

1 人事檔案管理目前存在的問題

第一、目前旗縣人事檔案管理基礎薄弱，檔案管理意識不強。檔案管理人員缺乏專業的知識技能，檔案人員主動收集人事檔案意識淡薄，管理內容也是局限在簡單的匯總、整理、建檔的業務，不能及時有效的更新補充檔案內容。

第二、形成的人事檔案主動送交意識薄弱。產生人事檔案的有關部門在某些人事檔案形成后一個月內不能主動送交人事管理部門。學歷、職稱評定、職工技能等級鑒定、合同、獎懲等資料沒有及時充實到個人檔案中。《職工履歷表》、《職工基本情況登記表》不能及時更新，職工人事檔案不齊全、不完整。

第三、對已形成的人事檔案如《職工履歷表》，《職工基本情況登記表》等人事檔案填寫內容不準確，造成人事檔案前后填寫不一致，如：參加工作時間、工齡、履歷等內容，人事部門沒有對補充的人事檔案進行審核，嚴格把關。

第四、管理手段過時。隨著計算機以及信息技術的日益發展，傳統的文件檔案的管理手段日益凸顯其弊端，手工謄錄的記錄方式、紙質文檔的檔案、人工翻閱查找的調閱手段、古老鐵柜的存儲方式等等手段在信息化時代都已面臨淘汰。過時的管理手段，不僅浪費大量人力物力，而且檔案管理利用率低下，檔案管理信息化、智能化、快速化以及安全都不能很好的實現。

2 完善人事檔案管理工作的舉措

1、應充分重視人事檔案的重要性。首先，通過多種形式、利用多種渠道有效宣傳，使相關部門及職工意識到人事檔案對于本人的重要性。其次，要對本單位的人事檔案工作實施全面的規范化管理，按照人事檔案工作目標管理考評標準的規定，配備專業的人事檔案管理人員。檔案管理人員要熟練掌握人事檔案材料的收集、鑒別、歸檔、整理、提供利用以及檔案的保管、保護等技能。人事檔案管理人員要積極參加檔案管理部門定期舉辦的相關培訓，通過再學習強化檔案管理人員的業務能力，提高管理水平。檔案人員要堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密。

2、建立健全檔案管理制度。要制定和完善人事檔案工作規章制度，做到制度化與規范化。在《中華人民共和國檔案法》《檔案法實施辦法》等相關法律法規基礎上，制定《人事檔案查（借）閱制度》、《人事檔案收集制度》、《人事檔案鑒別歸檔制度》、《人事檔案轉遞制度》、《人事檔案檢查核對制度》、《人事檔案保管保密制度》、《送交檔案材料歸檔工作制度》、《人事檔案計算機管理制度》等，使人事檔案管理工作的流程標準化、規范化、制度化，每個環節都能做到有章可依、有章必依，使得管理人員對人事檔案管理工作的制度、標準有清晰、準確的認識，有效的保障人事檔案工作的高效、高質。

3、收集與鑒別：按照《人事檔案材料收集歸檔規定》的收集范圍，及時收集人事檔案材料。收集的人事檔案材料應真實準確、齊全完整、文字清楚、對象明確、手續完備、具有保存價值。公司人事、工會、紀檢、黨建、審計等部門要及時將形成的職工工作調配、干部任免、職稱職務評聘、技能等級鑒定、考察、考核、培訓、獎懲、工資待遇、合同、學歷、獎勵（處分）、履歷、入黨入團等工作中形成的反映個人德、能、勤、績的文件材料，在形成材料后的一個月內，由材料形成的主管人員將人事材料及時送交人事檔案管理部門，充實檔案內容。對無故或有意不送交檔案材料甚至丟失檔案材料的，對有關責任人予以批評教育，并列入考核中。對近期形成的不符合要求，但屬歸檔范圍的材料，應退回材料形成部門，提出意見，限期糾正，應使人事檔案能夠真實地全面反映個人全貌。收集或送交的人事檔案材料經檢查核對無誤后，要在《人事檔案交接登記簿》上逐一登記。對送交的檔案材料，管理人員要認真進行鑒別，做到：鑒別準確，取舍得當，手續完備，歸檔及時。要嚴格審查防止不符合歸檔要求的材料進入檔案。對偽造檔案材料、涂改檔案內容的，一律不予接收。送交的人事檔案材料，統一使用A4規格的辦公用紙，檔案內容不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色墨水和復寫紙書寫。一般的人事檔案材料必須為原件，特殊材料（如學歷證、學位證、職稱證、技能等級證、獲獎證書等）需存檔的，復印后必須加蓋人事部門的公章后方可歸檔。收集的《職工履歷表》、《職工基本情況登記表》需經組織審查蓋章，本人簽字后方能歸檔。個人撰寫的材料應有形成時間、本人簽字。其中由組織上形成的材料應保證內容填寫完整、明確、形成材料的時間清晰且有公章，使得檔案內容在日后的調閱參考中具備利用價值。

4、歸檔與整理：人事檔案統一使用A4紙進行裝訂，要求目錄清楚、裝訂整齊、分類要準確。人事檔案分類要按照《人事檔案規范文本》要求進行分類、整理。同類檔案按照時間先后排序歸檔。對收集的人事檔案材料在一個月內歸入盒內，每年裝訂入卷歸檔一次。要嚴格按照有關規定對人事檔案進行編號排列，做到分類準確、編排有序、目錄清楚，利于查找。

5、利用與轉遞：人事檔案利用范圍要符合規定，審批手續齊全，借閱檔案一般不超過10天。轉遞職工人事檔案須填寫轉遞企業職工檔案材料通知單并通過紀要交通轉遞或派專人送取。轉出的職工人事檔案材料齊全，符合要求，無零散材料。對轉來的檔案要認真審核《轉遞人事檔案材料通知單》，核對轉來的檔案材料數量與《通知單》或《移交清單（冊）》是否一致、原因是否清楚、有無毀壞、缺頁等情況。檔案轉接過程中，必須準確記錄交接對象、時間、經辦人以及交接單位，形成完善的交接手續，同時交接手續要有本人親筆簽字加蓋單位公章后方能歸入人事檔案。

6、建立人事檔案登記臺帳，定期或不定期對庫存人事檔案進行檢查、核對，確保人事檔案的安全和完整。在接收、轉出、查（借）閱檔案等日常工作中，認真做好記錄，做到名冊與檔案相符，人與檔案內容相符。

7、加強人事檔案信息化建設，實現檔案信息化是加強人事檔案管理、提高服務水平的必經途徑。要應用計算機技術建立電子檔案，使用符合中組部要求的干部人事檔案管理軟件，配備人事檔案管理專用計算機、打印機、復印機、掃描儀等設備，按照要求進行人事檔案數字化掃描，建成人事檔案管理信息庫，實現檔案信息化，現代化。