人事檔案信息化管理面臨的挑戰(zhàn)及應(yīng)對方法分析

宋玉芬

摘 要：近幾年，信息技術(shù)在不斷發(fā)展過程中，人們生活工作方式在發(fā)生大幅度改變的同時，對于事業(yè)單位人事檔案信息化管理建設(shè)帶來了一定推動作用。現(xiàn)在為了能夠讓事業(yè)單位人事檔案管理工作滿足時代發(fā)展需求，事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為主要趨勢，改變?nèi)耸聶n案管理手段及技術(shù)，提高認(rèn)識檔案管理質(zhì)量，進(jìn)而充分發(fā)揮人事檔案在事業(yè)單位的作用。本文就以現(xiàn)階段事業(yè)單位人事檔案管理面臨的挑戰(zhàn)作為研究對象，根據(jù)筆者長時間的工作經(jīng)驗(yàn)，提出幾點(diǎn)應(yīng)對人事檔案信息化管理的應(yīng)對方式，進(jìn)而提高我國事業(yè)單位人事檔案管理質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：人事檔案；信息化管理；挑戰(zhàn)

伴隨著社會經(jīng)濟(jì)、科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展建設(shè)，事業(yè)單位所使用的傳統(tǒng)人事檔案管理模式已經(jīng)與事業(yè)單位實(shí)際發(fā)展之間存在較大差異，人事檔案信息化管理成為人事檔案管理主要趨勢，積極將先進(jìn)科學(xué)技術(shù)應(yīng)用在事業(yè)單位人事檔案管理中。目前，事業(yè)單位現(xiàn)在已經(jīng)基本上實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備的普及，這樣為事業(yè)單位人事檔案信息化管理奠定了良好的基礎(chǔ)，同時也為事業(yè)單位人事檔案管理帶來了一定挑戰(zhàn)，如果解決人事檔案信息化管理所存在的問題，真正發(fā)揮人事檔案信息化管理的作用，都是事業(yè)單位所需要考慮的問題。

1 人事檔案信息化管理的意義

1.1 提高人事檔案信息的時效性

在事業(yè)單位所使用的傳統(tǒng)人事檔案管理模式中，對于人事檔案實(shí)體管理十分重視，從人事檔案內(nèi)信息收集一直到最后的編排、管理等工作都需要人事檔案管理工作人員以人工形式完成，這種管理模式大大增加了人事檔案管理難度及工作量，同時人事檔案內(nèi)容難以質(zhì)量也難以保證。人事檔案信息化管理模式的應(yīng)用，人事檔案從信息收集到最后編排、管理等工作都可以通過計(jì)算機(jī)完成，大大提高了事業(yè)單位人事檔案管理效率，工作人員也能夠從繁重的工作量中脫離出來，同時人事檔案內(nèi)容質(zhì)量的能夠得到有效保證。

1.2 有效促進(jìn)事業(yè)單位人事制度的改革及創(chuàng)新

信息已經(jīng)成為二十一世紀(jì)的重要標(biāo)志，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)及計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)在人們的實(shí)際生活工作中普及。就事業(yè)單位人事工作而言，事業(yè)單位可以利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)就做到不出門就可以招聘優(yōu)秀人才，完成人才選拔工作。同時，事業(yè)單位新工作人員在培訓(xùn)考核過程中，事業(yè)單位人力資源部門也可以通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)客觀精準(zhǔn)掌握每一個新工作人員在實(shí)習(xí)期間的表現(xiàn)，完成對于人事管理系統(tǒng)內(nèi)信息的及時更新，能夠從根本上提升事業(yè)單位工作人員工作積極性，監(jiān)督工作人員工作行為，規(guī)范事業(yè)單位發(fā)展建設(shè)。

1.3 有效提高紙質(zhì)檔案的保護(hù)水平

人事檔案管理工作是事業(yè)單位管理工作中的重要組成部門，也是事業(yè)單位在監(jiān)管工作中經(jīng)常使用的一種檔案模式，例如對于員工工作表現(xiàn)的審核、事業(yè)單位內(nèi)部人事上的變動等等，這些工作都需要使用到工作人員的人事檔案，人事檔案如果要是紙質(zhì)的情況下，長時間的使用及裝訂，對于紙質(zhì)人事檔案就會造成嚴(yán)重?fù)p壞。人事檔案要是信息化管理之后，紙質(zhì)的人事檔案使用效率將大幅度降低，工作人員可以使用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)就能夠掌握到有關(guān)的人事檔案信息，還能夠提高事業(yè)單位對于人事檔案信息內(nèi)容利用率。

2 人事檔案信息化管理中所面臨的挑戰(zhàn)

2.1 基礎(chǔ)設(shè)施不完善

事業(yè)單位想要在人事檔案管理上實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，就僅僅需要擁有高水準(zhǔn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及人才上面的保證，還需要擁有完善的人事檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施，例如計(jì)算機(jī)、掃描儀等等。我國事業(yè)單位現(xiàn)在雖然已經(jīng)基本上普及計(jì)算機(jī)等設(shè)備，但是就事業(yè)單位人事檔案管理工作所擁有的計(jì)算機(jī)等基礎(chǔ)設(shè)備數(shù)量，根本就物能夠滿足人事檔案信息化管理工作的實(shí)際需求，各種基礎(chǔ)設(shè)施功能及種類嚴(yán)重缺乏的情況十分常見。基礎(chǔ)設(shè)施不完善為事業(yè)單位人事檔案信息化管理工作的順利開展造成了較大的影響。

2.2 監(jiān)督力度低下

現(xiàn)在，部分事業(yè)單位并沒有充分認(rèn)識到認(rèn)識檔案管理工作所具有的價值，在認(rèn)知上存在一定偏差，造成事業(yè)單位人事檔案管理工作在開展工作中后勁嚴(yán)重不足，限制著人事檔案信息化管理工作的落實(shí)。同時，部分事業(yè)單位人事檔案管理工作人員也并沒有認(rèn)識到自身所具有的責(zé)任，事業(yè)單位管理人員沒有劃分出人事檔案管理與檔案所有之間的關(guān)系，造成人事檔案管理工作存在較多的限制因素。

2.3 信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)過于滯后

人事檔案信息化管理過程中，需要建設(shè)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，主要作用就是對于人事檔案內(nèi)的信息收集處理等等。但是現(xiàn)階段事業(yè)單位所建設(shè)的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫并沒有真正發(fā)揮出應(yīng)有的作用，因此人事檔案信息數(shù)據(jù)庫在實(shí)際應(yīng)用中還存在較大的問題。信息數(shù)據(jù)庫在實(shí)際應(yīng)用中還面臨較多的安全風(fēng)險，對信息數(shù)據(jù)庫內(nèi)人事檔案信息造成了嚴(yán)重影響。

3 人事檔案信息化管理應(yīng)對方法

3.1 加大對基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度

根據(jù)本文對于事業(yè)單位人事檔案信息化管理的研究可以發(fā)現(xiàn)，基礎(chǔ)設(shè)施欠缺已經(jīng)成為限制我國事業(yè)單位人事檔案信息化管理工作落實(shí)的主要因素。正是由于基礎(chǔ)設(shè)施的重要性，各各事業(yè)單位人事檔案管理熱暖，應(yīng)該提高對于人事檔案信息化建設(shè)的重視，從根本上人事到人事檔案對于事業(yè)單位發(fā)展建設(shè)的作用，充分發(fā)揮人事檔案的價值。在事業(yè)單位實(shí)際的人事檔案管理過程中，基礎(chǔ)設(shè)施能夠有效保證檔案內(nèi)信息數(shù)據(jù)的快速傳遞等等，事業(yè)單位想要真正落實(shí)人事檔案信息化管理，首先就應(yīng)該加大對于基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)水平，同時對于設(shè)備定期維護(hù)及保養(yǎng)，這樣才能夠?yàn)槿耸聶n案信息化管理工作開展奠定良好的基礎(chǔ)，盡早發(fā)揮人事方案對于事業(yè)單位發(fā)展的作用。

3.2 建立一套完善的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)在實(shí)際應(yīng)用中所具有的優(yōu)勢為快速、高效率及廣泛性，事業(yè)單位人事檔案信息化管理就是充分將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，這就需要建立一套完善的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，完成對于人事檔案信息數(shù)據(jù)分享及更新要求，保證人事檔案內(nèi)信息高效率儲存，防止人事檔案管理中出現(xiàn)的堵塞問題。與此同時，人事檔案信息化管理能夠讓人事檔案管理工作人員針對性的檔案劃分模式，科學(xué)合理劃分檔案信息管理模式，這樣事業(yè)單位在人事檔案管理工作更加便捷及高效。

3.3 進(jìn)一步加快數(shù)據(jù)庫的建設(shè)速度

事業(yè)單位在開展人事檔案信息化管理中，首先就應(yīng)該根據(jù)事業(yè)單位內(nèi)每一位工作人員的實(shí)際情況創(chuàng)建一份人事檔案，進(jìn)而保證人事檔案信息內(nèi)容的完整，以人事檔案信息創(chuàng)建事業(yè)單位內(nèi)部的檔案信息平臺。其次，人事檔案數(shù)據(jù)庫在應(yīng)用過程中，還應(yīng)該定期檢測維護(hù)信息化設(shè)備，保證基礎(chǔ)設(shè)施的安全及穩(wěn)定，充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)所具有的優(yōu)勢，推動人事檔案信息化管理工作建設(shè)速度。最后，創(chuàng)建人事檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)，提高人事檔案服務(wù)高效，保證事業(yè)單位工作人員能夠充分利用人事檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)內(nèi)人事檔案信息內(nèi)容。

4 結(jié)論

綜上所述，人事檔案信息化管理已經(jīng)成為事業(yè)單位現(xiàn)代化建設(shè)的必然形式，提升人事檔案管理工作質(zhì)量及使用效率具有重要作用。面對現(xiàn)如今人事檔案信息化管理所面臨的挑戰(zhàn)，例如基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善、監(jiān)督管理力度低下及信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后等等，這些需要事業(yè)單位人事檔案信息化管理工作增加對于基礎(chǔ)設(shè)施、數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫建設(shè)速度，通過這些方法落實(shí)人事檔案信息化管理工作開展。

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