評析一份批復

陳儒

批復，是一種與請示相對應的答復性文種，功用單一，易于掌握。但從筆者所見的批復來看，有的仍然存在不足。下面先看一份批復：

關于同意調(diào)整相關學院

二級教代會執(zhí)委會主任、副主任的批復

相關學院：

因?qū)W校干部調(diào)整，根據(jù)工作需要，經(jīng)研究，同意相關學院黨政聯(lián)席會議、二級教代會執(zhí)委會、分工會委員會會議的意見；同意相關學院關于調(diào)整二級教代會執(zhí)委會主任、副主任的報告?，F(xiàn)將調(diào)整情況批復如下：

×××擔任政治學院教代會執(zhí)委會主任；×××擔任政治學院教代會執(zhí)委會副主任。

×××擔任法學院教代會執(zhí)委會副主任。

×××擔任美術學院教代會執(zhí)委會主任。

××擔任歷史與社會學院教代會執(zhí)委會主任；××擔任歷史與社會學院教代會執(zhí)委會副主任。

×××擔任教育科學學院教代會執(zhí)委會副主任。

……

×××擔任圖書館教代會執(zhí)委會主任。

同意相關學院教代會執(zhí)委會其他成員的調(diào)整。

特此批復。

××大學教職工代表大會執(zhí)行委員會

2016年3月25日

這份批復存在的問題有：

一、事由概括有誤

根據(jù)2012年《黨政機關公文處理工作條例》的規(guī)定，公文標題“由發(fā)文機關名稱、事由和文種組成”。公文標題中的事由是對公文內(nèi)容的高度概括，有時由于公文內(nèi)容表達的需要或者是出于公文撰寫者的寫作習慣，公文標題中事由部分的語法結構可能不止一層。當事由部分有多層語法結構時，公文撰寫者若省略或漏掉一些詞語，事由的概括就會產(chǎn)生歧義或出現(xiàn)錯誤。

該批復標題中，“同意調(diào)整相關學院二級教代會執(zhí)委會主任、副主任”是事由，是一個具有雙層語法結構的短語。第一層， “調(diào)整相關學院二級教代會執(zhí)委會主任、副主任”是動詞“同意”的賓語，二者構成動賓結構的短語，這是沒有問題的。第二層， “調(diào)整相關學院二級教代會執(zhí)委會主任、副主任”作為“同意”的賓語，也是一個動賓結構的短語。其中，動詞“調(diào)整”支配的對象是“相關學院二級教代會執(zhí)委會主任、副主任”，這里存在歧義。日常工作中， “二級教代會執(zhí)委會主任、副主任”，既可以指相應的職務，也可以指相應的負責人。按照正常的詞語搭配，動詞“調(diào)整”的對象既可以是人的職務，也可以是職務的人選。當批復的內(nèi)容為同意相關人員的職務調(diào)整時，標題通常是“關于同意×××、×××（人名）等同志職務調(diào)整的批復”；當批復的內(nèi)容為同意調(diào)整職務的人選時，標題通常是“關于同意調(diào)整××××××（機關職務名稱）人選的批復”。據(jù)此，該批復標題中事由的概括有誤，漏掉了“人選”一詞，應修改為“關于同意調(diào)整相關學院二級教代會執(zhí)委會主任、副主任人選的批復”。

然而，以“關于同意調(diào)整相關學院二級教代會執(zhí)委會主任、副主任人選的批復”為標題仍不準確。其一，事由中的“相關學院”指的是彼此關聯(lián)或彼此牽涉的學院，強調(diào)學院間的相互聯(lián)系，與批復內(nèi)容無關。其二，批復事項中還有“×××擔任圖書館教代會執(zhí)委會主任”一項，這里的“圖書館”不在“相關學院”范疇。綜合這兩點，事由中“相關學院”應改為“部分學院及圖書館”，批復的標題應改為“關于同意調(diào)整部分學院及圖書館二級教代會執(zhí)委會主任、副主任人選的批復”。

二、主送機關不當

一般情況下，機關的公文工作應遵循“一請示一批復”的原則。但是，實際工作中也存在多請示一批復這種情況，即不同下級機關就同一事項分別向上級機關請示，上級機關統(tǒng)一研究、統(tǒng)一批復。在這種批復的主送機關不止一個的情況下，公文撰寫者應慎重標注主送機關，否則，就可能出現(xiàn)主送機關不當?shù)膯栴}。

該批復中，主送機關是“相關學院”，這種寫法不夠恰當。其一，從詞義上看， “相關”作定語時表示“彼此關聯(lián)”或“互相牽涉”，“有關”作定語時表示“有關系的”或“涉及的”。公文中宜使用“有關部門”“有關學院”“有關人員”等表達方式，表明公文涉及的對象。其二，從行文關系看，教職工代表大會執(zhí)行委員會就調(diào)整二級分會領導職務的事項予以批復，其主送機關應該是“各有關學院教代會執(zhí)委會”，規(guī)范化簡稱是“各有關學院分會”，而不是“相關學院”。其三，從批復內(nèi)容看，該批復不僅同意調(diào)整有關學院分會領導職務的人選，還同意調(diào)整圖書館分會領導職務的人選，以“相關學院”作為主送機關不能涵蓋“圖書館”。綜合這三點，該批復的主送機關應改為“各有關學院分會、圖書館分會”。

三、正文寫法不規(guī)范

按照“緣由+事項”的公文結構形式，批復的緣由較為固定，通常用引敘來文的方式表述，如“你省《關于××××××的請示》（發(fā)文字號）收悉”。在統(tǒng)一批復的情況下，正文應該先引敘來文，開門見山地說明請示收悉情況。在這份批復正文的第一段，“因?qū)W校干部調(diào)整，根據(jù)工作需要”是批復緣由部分，交代的是行文背景、原因。批復緣由部分沒有引敘來文，未說明請示收悉情況，顯得不夠規(guī)范。參照規(guī)范寫法，批復緣由應寫成“你們關于調(diào)整二級教代會執(zhí)委會主任、副主任人選的請示收悉”。

對于批準事項的批復來說，引敘來文后應寫明批復的依據(jù)，表明批復的態(tài)度。通常的寫法是“經(jīng)研究，同意/不同意……”相應地，這份批復寫的是“經(jīng)研究，同意相關學院黨政聯(lián)席會議、二級教代會執(zhí)委會、分工會委員會會議的意見；同意相關學院關于調(diào)整二級教代會執(zhí)委會主任、副主任的報告”。實際上，“經(jīng)研究，同意相關學院黨政聯(lián)席會議、二級教代會執(zhí)委會、分工會委員會會議的意見”應是批復的依據(jù)，不應包含在批復態(tài)度中。此外，該批復用于回復的是“關于調(diào)整二級教代會執(zhí)委會主任、副主任的報告”，請示事項錯用“報告”向上行文，文種使用錯誤，這是機關公文工作不規(guī)范的表現(xiàn)。因此，這部分內(nèi)容規(guī)范的寫法應是“經(jīng)黨政聯(lián)席會議、二級教代會執(zhí)委會、分工會委員會會議研究決定，同意有關學院及圖書館分會關于調(diào)整二級教代會執(zhí)委會主任、副主任人選的請示”。

最后，在正文末尾，批復的最后一條事項是“同意相關學院教代會執(zhí)委會其他成員的調(diào)整?！逼渲?，“相關”一詞參照之前論述，同樣應改為“有關”才更為規(guī)范。據(jù)此，批復的最后一條事項應是“同意有關學院教代會執(zhí)委會其他成員的調(diào)整”。

（摘自《秘書之友》）