人事檔案信息管理無紙化與保密措施的分析

王礁

【摘要】本文重點(diǎn)探討了信息時代下實(shí)現(xiàn)人事檔案信息管理無紙化的有效路徑，以及應(yīng)采取的保密措施，旨在提高人事檔案信息管理效率與保密性。

【關(guān)鍵詞】信息時代；人事檔案信息管理；無紙化；保密措施

人事檔案信息管理是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，不僅包含內(nèi)容多，內(nèi)容復(fù)雜繁瑣，而且信息不斷動態(tài)變化，增加了檔案信息管理的難度。另外，人事檔案信息管理主要是與單位內(nèi)部員工相關(guān)的個人基本信息，不管是對企業(yè)還是員工本身都非常重要，因而必須要采有一種無紙化、保密性技術(shù)措施來對其進(jìn)行管理。

一、信息時代實(shí)現(xiàn)人事檔案管理無紙化的有效途徑

（一）構(gòu)建紙質(zhì)——電子檔案并行管理機(jī)制。雖然信息技術(shù)的引入實(shí)現(xiàn)了人事檔案管理的信息化與無紙化，但這種無紙化是相對傳統(tǒng)完全紙質(zhì)辦公形式而言的，并不是完全的脫離紙質(zhì)辦公，在某些地方還是需要使用紙質(zhì)進(jìn)行辦公的，如文件打印等。在正確認(rèn)識這一點(diǎn)的前提下，構(gòu)建紙質(zhì)——電子檔案并行的人事檔案管理機(jī)制，提高紙質(zhì)辦公與電子檔案管理工作之間的協(xié)調(diào)性與同步性，充分發(fā)揮紙質(zhì)辦公優(yōu)勢與電子檔案管理優(yōu)勢，有利于進(jìn)一步提升人事檔案管理的無紙化與信息化。紙質(zhì)文件利于長期保存，而電子檔案便于反復(fù)檢索與查看，根據(jù)各自的特點(diǎn)，在無紙化管理人事檔案信息時，可以將電子文件進(jìn)行備份后再打印出一份紙質(zhì)文件，將紙質(zhì)文件保存起來。更新時，應(yīng)保證電子文件與紙質(zhì)文件信息的一一對應(yīng)，實(shí)現(xiàn)真正意義上的無紙化人事檔案信息管理。

（二）提高管理人員信息技能與職業(yè)素養(yǎng)。檔案管理人員的信息素養(yǎng)與技能水平直接影響著人事檔案信息管理工作效率與無紙化實(shí)現(xiàn)的程度。因此，要想進(jìn)一步提高人事檔案信息管理的無紙化，就需要不斷提升管理人員的信息技術(shù)技能與素養(yǎng)。企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身人事檔案信息管理需求與管理方式，總結(jié)當(dāng)前管理存在的不足，有針對性地定期開展職業(yè)培訓(xùn)與素質(zhì)教育，在培訓(xùn)過程中要求全體管理人員積極學(xué)習(xí)先進(jìn)信息技術(shù)，包括計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等，提高管理人員整體技能水平，進(jìn)而提高人事檔案信息管理技術(shù)含量。在素質(zhì)教育過程中，引導(dǎo)管理人員樹立正確的價值觀、人生觀，營造良好工作氛圍，加強(qiáng)對自身工作的責(zé)任心與對人事檔案信息管理的重視度，提高管理人員職業(yè)素養(yǎng)。

二、信息時代人事檔案管理保密措施

（一）建立人事信息安全保密控制體系。信息時代為人事檔案信息管理保密措施的實(shí)施提供了許多安全性技術(shù)，可以較好地滿足多數(shù)企業(yè)人事檔案信息管理安全保密需求。企業(yè)應(yīng)對這些先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行充分利用、綜合利用，積極構(gòu)建人事檔案信息管理安全保密控制體系，利用該控制體系提高人事檔案信息的安全性與保密性，可以降低信息泄露、截獲、篡改等現(xiàn)象發(fā)生的可能性。目前，與安全保密相關(guān)的技術(shù)主要有加密技術(shù)、數(shù)據(jù)備份技術(shù)、隔離技術(shù)、防泄露技術(shù)、控制技術(shù)、鑒別技術(shù)等。運(yùn)用加密技術(shù)對人事檔案信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，尤其是重要私人信息，可以有效防止數(shù)據(jù)泄露。運(yùn)用備份技術(shù)對數(shù)據(jù)進(jìn)行定期備份，即使數(shù)據(jù)丟失也可以避免造成損失。運(yùn)用隔離技術(shù)將入侵的病毒、非授權(quán)用戶隔離起來，防止非授權(quán)訪問。運(yùn)用控制技術(shù)對人事檔案信息進(jìn)行加強(qiáng)控制，防泄漏技術(shù)防止信息泄露，鑒別系統(tǒng)用戶，可以大大提高人事檔案信息管理的保密性。

（二）加強(qiáng)安全網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，提高網(wǎng)絡(luò)安全性。企業(yè)在構(gòu)建內(nèi)部人事檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)平臺時，應(yīng)高度重視網(wǎng)絡(luò)安全的重要性，充分做好網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)工作與檔案信息的安全保密工作，通過應(yīng)用各種安全防護(hù)技術(shù)措施，實(shí)現(xiàn)最大限度上降低安全風(fēng)險發(fā)生概率，降低信息泄露的可能性。網(wǎng)絡(luò)安全性的提高必須要有先進(jìn)安全技術(shù)提供支持，并對網(wǎng)絡(luò)各節(jié)點(diǎn)進(jìn)行合理設(shè)置，統(tǒng)一網(wǎng)絡(luò)標(biāo)準(zhǔn)協(xié)議，規(guī)范網(wǎng)絡(luò)建設(shè)行為。從物理安全與信息安全兩方面入手，提高網(wǎng)絡(luò)的物理安全，需要企業(yè)不斷完善硬件設(shè)施配備，優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)電源電路設(shè)計(jì)，做好各設(shè)備的運(yùn)行維護(hù)工作，保障硬件設(shè)施設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)良好。提高網(wǎng)絡(luò)的信息安全，要求在建設(shè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)時，對應(yīng)用程序進(jìn)行優(yōu)化編輯編譯，強(qiáng)化軟件數(shù)據(jù)處理功能、計(jì)算功能等各項(xiàng)功能，對信息采集系統(tǒng)進(jìn)行合理建設(shè)，科學(xué)分配各設(shè)備裝置，保證整體工作的協(xié)調(diào)性與流暢性，提高信息的完整性、真實(shí)性與有效性，確保信息安全可用。

三、結(jié)語

雖然信息技術(shù)在人事檔案信息管理中的應(yīng)用在一定程度上實(shí)現(xiàn)了信息管理的無紙化、數(shù)字化，但目前這種無紙化程度還較低，信息安全保密性也較低，需要在今后的信息化建設(shè)中不斷提升無紙化管理水平，提高信息系統(tǒng)的安全保密性，順應(yīng)信息時代的發(fā)展。

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