事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化途徑探索

鄧決

【摘要】事業(yè)單位檔案管理工作困難重重，缺少外部監(jiān)督，獨立性強，存在條塊分割不明、統(tǒng)一領導與分級管理存在固有矛盾與沖突、檔案室自身行政化傾向越來越明顯、檔案室自身各自為政、“私人檔案”、文件管理與檔案管理割裂等問題，致使檔案管理的效率低下，檔案的價值得不到發(fā)揮。事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化應著重解決過度集權、黨政合一、政事不分三個方面的問題，明確改革的目標，注重市場化、法制化、社會化、現(xiàn)代化。

【關鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；工作優(yōu)化途徑

檔案管理的基本內(nèi)容包括檔案的收集、整理、編目、保管、鑒定、統(tǒng)計和開發(fā)利用。檔案管理是事業(yè)單位管理的重要組成部分，其管理的效用直接反映機構(gòu)的管理水平，直接影響人力資源管理、行政管理等相關管理領域活動。不同于其他管理機構(gòu)，事業(yè)單位人員調(diào)動相對少，權利更加集中，缺少外部監(jiān)督，在我國許多事業(yè)單位名義屬于獨立機構(gòu)，但都受到政府行政部門的管轄，改革阻力大，檔案管理水平低。

一、我國事業(yè)單位檔案管理特點與問題

受政治體制影響，我國事業(yè)單位實行“統(tǒng)一領導、分級管理”體制與“雙重管理”模式，黨、政檔案統(tǒng)一管理并服從黨的領導。實踐證實，這種符合我國特色的檔案管理策略，客觀上為檔案的保管、利用提供了制度保障，符合我國實際國情，有利于檔案的完整與安全，符合精簡、統(tǒng)一、效能的原則，在黨的領導下，檔案事業(yè)發(fā)展得到監(jiān)督與保障，實現(xiàn)了快速平穩(wěn)發(fā)展。

隨著時間的推移，舊有的事業(yè)單位檔案管理也暴露出許多問題，主要體現(xiàn)在：1.條塊分割問題，在實際工作過程中，出現(xiàn)權利、信息兩條傳遞路線，管理空間條塊重疊交錯，許多管理制度都有助于上級機構(gòu)強化對下級機構(gòu)的領導權利，破壞了上下級職能部門的穩(wěn)定性。2.統(tǒng)一領導、分級管理存在固有矛盾與沖突，部分地方事業(yè)單位在沒有與地方檔案行政管理部門協(xié)商的情況下，便制定內(nèi)部的檔案管理要求，這些要求可能與實際情況不符，如某事業(yè)單位要求某人限時從原單位調(diào)動檔案，但實際情況是原單位檔案調(diào)動費時、費力，許多事業(yè)單位檔案受多個部門管轄，同時有的事業(yè)單位拒絕接受當?shù)貦n案行政管理部門的監(jiān)督指導。3.檔案室自身行政化傾向越來越明顯，事業(yè)單位往往混淆于行政部門、事業(yè)部門職權，事業(yè)單位在合并后事業(yè)職能弱化，許多單位人員更愿意爭取公務員資格，不利于事業(yè)單位檔案管理專業(yè)化的發(fā)展，從法律角度來看“局館合一”體制也容易造成法律責任不清問題，如在出現(xiàn)檔案損毀、丟失情況時，往往互相推諉。4.檔案室自身各自為政，各種類型的檔案管理五花八門，事業(yè)單位建立“私人檔案”問題仍十分普遍。5.從制度上、工作環(huán)境上看，文件管理、檔案管理割裂，影響管理的效率。

二、 事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化途徑

事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化應著重解決過度集權、黨政合一、政事不分三個方面的問題，同時積極改革。近年來，信息技術飛速發(fā)展，大數(shù)據(jù)背景下信息的利用效率明顯提升，電子檔案得到廣泛應用，也給檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)與機遇。改革的主要目標從長期來看，應進行體制改革；從短期來看，應重新規(guī)范檔案管理機構(gòu)、事業(yè)單位之間的關系，明確檔案機構(gòu)、事業(yè)單位的地位與功能，建立與市場經(jīng)濟相適應的管理體制。

（一）市場化。事業(yè)單位需要將承擔的任務交給市場調(diào)節(jié)，以某專項運動管理中心為例，其堅持市場化改革，一手抓、一手放，推動體育市場發(fā)展，鼓勵市場主體參與體育事業(yè)，運動聯(lián)賽就是在這種思想下建立的。但遺憾的是，因種種原因，這些聯(lián)賽的市場化水平仍明顯不足，事業(yè)單位的干預強度仍較大，不僅使體育愛好者怨聲載道，還嚴重挫傷了參與企業(yè)的積極性。事業(yè)單位應將市場自由競爭文化帶入到檔案管理中來，從而促進檔案工作改革開放、創(chuàng)新發(fā)展。

（二）法制化。依法治檔是檔案管理工作改革的重點，包括事業(yè)單位管理組織、編制、職能、工作程序都需要法制化，打破人治化的特征。當前事業(yè)單位缺乏有效的外部監(jiān)督，法制化進程十分緩慢，檔案管理仍受舊有的傳統(tǒng)習慣影響，權高位重者存在無視管理制度、干涉檔案管理活動的現(xiàn)象。加強檔案管理法制化刻不容緩，將原來的領導管理模式改為依法管理模式。

（三）社會化。事業(yè)單位是承擔發(fā)展社會事業(yè)責任的機構(gòu)，更不應該脫離社會，應充分利用社會、市場的力量進行檔案事業(yè)的改革，一是需要還權給社會，不應大包大攬。二是需要控制權利的范圍，接受社會的制約、監(jiān)督。近年來，媒體曝光的冒名頂替上大學、年齡簡歷造假等事件，一方面反映了的確存在以權謀私、檔案管理被權力腐蝕的情況。另一方面也反映了社會大眾特別是新聞媒體發(fā)揮了監(jiān)督作用，客觀上為事業(yè)單位檔案管理社會化提供了外部動力。事業(yè)單位的檔案管理工作應勇于接受大眾的監(jiān)督，打破過去相對隱秘的工作方式。

（四）現(xiàn)代化。大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理工作也逐漸進入信息化時代，事業(yè)單位檔案管理者應努力提高信息化技術水平，引入信息存儲、處理、輸送的設備，挖掘檔案管理的價值，使檔案管理更受重視，形成良性循環(huán)。

三、結(jié)語

事業(yè)單位檔案管理改革不可能一蹴而就，現(xiàn)階段需要突破的問題還不少。有志者應確立近遠期目標，循序漸進，借鑒國內(nèi)外先進經(jīng)驗，充分挖掘事業(yè)機構(gòu)內(nèi)所有人員的智慧，發(fā)揚民族精神，群策群力，建立符合現(xiàn)階段事業(yè)單位自身特點的檔案管理方法，提高管理的效用。

【參考文獻】

[1]付靜.我國檔案管理體制改革策略分析[J].圖書與檔案，2012（2）：21-22.

[2]胡仙芝，孫歡，徐迅.論政社分開和構(gòu)建政社伙伴合作關系[J].新視野，2014（5）：55-59.

[3]陳俊星.基于公眾導向理念的地方政府績效管理[J].行政論壇，2015（1）：58-62.

[4]楊海生.淺析如何做好檔案管理工作[J].山東社會科學，2011（S1）：77-79.