探析醫院檔案的集中統一管理策略

姚敏先

【摘要】隨著社會的進步與科技的更新，新醫改背景下的醫院檔案管理也要不斷地改進與完善。檔案作為記錄醫院各種活動及管理的憑證與依據，嚴重影響著醫院自身發展，所以結合醫院自身檔案管理的實際情況，不斷改進管理手段和方法，構建完善的檔案管理體系，為新醫改形勢下的現代化醫院建設提供保障。本文通過對醫院檔案管理現狀進行分析，最終提出可行性策略，旨在為相關工作的研究與發展提供參考。

【關鍵詞】醫院檔案；集中統一管理；策略

在當前醫療改革不斷深入的形勢下，對于醫院檔案管理有了很大改進，然而在實際工作中，仍舊存在諸多問題，檔案管理效率受到極大影響。因此積極采取相關策略，對醫院各項以不同形式記錄及保存的信息編制檔案，進行集中統一管理，推動醫院整體管理的科學化、規范化、程序化勢在必行。

一、實現醫院檔案集中統一管理的重要性

（一）實施與落實國家相關法律法規。依法行事，將各種政策與規定付諸實施并且落實到位，強化檔案管理的力度，是我國相關法律法規賦予各個機關單位的重要職責。屬于醫療性單位的醫院，檔案所涉及的內容多、范圍廣，實現檔案管理的集中統一，可以使管理內容單一、管理分散等問題得到解決，對于檔案管理事業的發展非常有利，同時也是實施落實國家法律法規的重要表現。

（二）實現檔案管理的規范化。任何單位在發展運營過程中都會產生文件材料、圖紙、圖表以及照片等多種形式的檔案信息資料，將這些信息資料進行分類整理、歸檔，然后實施統一管理作用重大。不僅改善了單一的檔案載體狀況，而且還集中基建、科研、財會等信息資料進行規范化管理，收藏內容極為豐富。

（三）國家財產的管理保護。檔案管理相關資料和保存形式呈現多樣化，管理分散，檔案利用的有效性產生嚴重影響。因為檔案管理的資料不集中、管理形式比較分散，保存的方式各式各樣，檔案毀壞丟失現象嚴重。需要保管的信息資料都是具有重要價值的社會財富。實現集中統一管理醫院檔案，妥善保管和利用相關資料，是對國家財富的管理保護。

二、醫院檔案管理工作中的不足之處

（一）思想觀念落后，對于檔案管理工作不夠重視。一些醫療機構的領導對于檔案管理的重要性認識不夠，認為檔案管理可有可無，隨便任用其他部門的工作人員才從事檔案管理工作；投入到檔案管理的資金和精力較少。醫院領導的這種落后的思想觀念和消極的工作態度，對醫院檔案管理工作人員帶來較大的負面影響，進而影響到檔案管理工作的順利開展，成為醫院全面管理工作發展的障礙。

（二）缺乏完善的檔案管理制度。管理制度不完善，管理機制不健全等現象在多數醫院檔案管理工作中普遍存在，以至于檔案管理工作出現管理不嚴，監督無力、無約束無考核等現象，醫院檔案按管理處于混亂狀態。檔案管理工作中實際存在的問題得不到領導重視，相關工作得不到改善。

（三）歸檔難度大，檔案得不到合理利用。檔案歸檔制度執行不到位，造成資料信息散失或者不夠重視，應當及時歸檔的資料得不到及時收集和整理，造成信息資料的歸檔不全；在檔案利用時，工作人員不能主動、及時提供服務，使檔案不能廣泛利用，對檔案很少做總結和研究，檔案的利用率不高；管理形方式單一，多是文書檔案管理，對檔案的及時更新和查閱造成不便；檔案門類不斷增多，不同形式的檔案其管理方法也不盡相同。

三、促進醫院檔案集中統一管理發展的有效策略

（一）增強思想觀念，提高重視檔案管理的意識。單位領導應更新思想觀念，增強檔案管理工作的重視程度，加大檔案管理方面的資金和精力的投入力度。做好檔案管理重要性的宣傳工作，帶動相關工作人員的工作熱情和積極性。檔案管理人員應當明確自己的責任，不斷學習業務知識，提高工作能力，為做好檔案管理工作提供有力保障。

（二）完善管理制度，建立先進的管理體系。不斷完善醫院檔案管理制度，建立先進的管理體系，醫院檔案管理工作人員應當認真執行檔案管理制度，建立科學有效的檔案管理體系，使檔案信息職能部門的主體作用得以充分發揮；強化各科室之間的合作與交流，各負其責，各盡其能，認真做好信息資料的搜集、整理、匯總、移交工作；認真做好檔案的分類工作，并且對檔案歸類的方案、范圍以及保管期限等作出明確規定，對各個科室提出具有針對性的工作要求。

（三）強化技術培訓和業務指導。檔案管理的職能部門應當致力于檔案管理人員業務工作的監督與指導，嚴格按照既定的檔案分類范圍、分類方法以及管理期限等規章制度，對文件資料的整理、立卷等做調查，結合醫院管理的實際進行相應的調整和修改，確保資料信息的完整與規范，切實做到檔案管理的集中統一。

四、結束語

種種跡象表明，醫院檔案管理工作直接反映醫院的醫療質量和管理水平，搞好檔案管理工作的重要意義顯而易見。醫療改革的新形勢下，實現檔案管理的集中統一，對檔案進行妥善保管，提高檔案的利用效率，充分發揮檔案資料的積極作用，為醫療衛生事業的健康發展作出應有貢獻。

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