淺談檔案管理在醫院發展中的意義

陳婧婧

【摘要】檔案為醫院提供了重要的信息資源，隨著社會不斷進步，它的價值作用也越來越引起人們的重視，因此檔案管理已經成為醫院管理工作中的不可或缺的組成部分，它不僅能夠提升醫院的管理水平，還能夠促進醫院在醫療、教學、科研等方面不斷發展提高，并且在醫院改革的進程中起著重要的推動作用，對醫院的發展有著非常重要的意義。

【關鍵詞】檔案管理；醫院發展；意義；措施

隨著醫院的不斷發展，醫院檔案在醫院管理工作中地位舉足輕重，作為醫院管理中重要的一部分，檔案管理不僅能夠促進醫院自身的建設和發展，推動醫院管理水平的快速提升，還為醫療衛生事業的發展提供了重要的參考資料，為國家醫療衛生的發展貢獻力量。在現代化醫院管理工作中，醫院檔案有著不可替代的重要地位。

一、醫院檔案的含義

醫院檔案全面、真實、客觀的記錄和反映了醫院的歷史和發展過程，它包含醫院的管理、財務、設備、科研、病歷檔案等，內容非常豐富，范圍非常廣泛，涉及醫院的各個方面，通過檔案就能夠追尋醫院歷史發展的軌跡和規律。對醫院來說，它是一種非常寶貴的資源，為醫院開展醫療活動、教學活動、科研活動等方面提供了有力的依據，為促進醫院健康持續的發展起著重要的推動作用，也為醫療事業的發展做出了巨大的貢獻。

二、檔案管理在醫院發展中的意義

1.醫院檔案管理為醫院做出科學合理的管理決策提供參考

在醫院所開展進行的各項活動中，把其中有價值的活動通過載體記錄下來，并進行保存就形成了檔案，這些檔案對過去進行了總結，既有成功的經驗，也有失敗的教訓，為醫院在各項工作中做出科學合理的管理決策提供了真實、客觀、公正的參考，尤其是制定與實施一些對醫院發展來說特別重要的決策，這些決策也許決定了醫院的生死存亡、興衰榮辱。通過查閱業務、設備、科研、財務等大量檔案信息，并在此基礎上對各種資料、各種數據進行科學、系統的分析，明確以后醫院未來的發展方向，而且對現在醫院發展過程中出現的問題，從檔案資料中找到有效的解決方法得到有益的借鑒，如此可以讓醫院少走彎路，對加快醫院建設起到了關鍵的作用。

2.醫院檔案管理對化人才資源有利

人才是一個醫院發展的關鍵因素。人事檔案準確、完整、客觀、全面地記載了一個人的政治思想、業務能力、工作實績等信息，它反映了一個人的綜合素質，是人才的主要信息來源，也是醫院開展干部工作的重要制度。人事檔案可以幫助醫院全面掌握各種人才的情況，達到對人才資源的合理利用，所以人事檔案在醫院優化人力資源配置方面起著舉足輕重的作用，為醫院人事工作的開展提供了重要的依據。因此，科學的人事檔案管理，不僅可以促進醫院人才庫的建立，而且是醫院對人才的培養、使用、管理必不可少的途徑，真正做到人盡其才、才盡其用，將會大大提高醫院的競爭力，為醫院的可持續發展打下良好的基礎。比如在醫院開展的各種競聘活動、職稱評選、評優等活動時，為了更好地了解參與人員的情況，就可以查閱員工個人的人事檔案，確保公平公正，為工作順利進行提供保證。

3.提高醫院的醫療質量、促進科研的發展

病歷檔案是醫院檔案的重中之重，為評價一個醫院的管理、醫療質量、醫療水平提供了重要依據。病歷檔案管理反映的是人民群眾的疾病防治，醫護人員可以對病歷檔案中的醫療信息進行系統全面的分析，甄別出有價值的醫療信息，總結出經驗和科研成果，積極改進工作，不僅可以促進醫護人員技術水平、工作效率的提高，而且對提升醫院的整體醫療質量起到至關重要的作用，增強了醫院的競爭力。其次，在出現了醫療糾紛的情況時，病歷檔案為司法鑒定提供了可靠的依據，所以具有極高的證據價值。另外充分利用病歷檔案，也可以加快醫院科研的進度，更好地做到為人民服務。病歷記錄的是病人疾病的發生、發展、檢查、診斷、治療等醫療活動過程，因此病歷是教學中最生動的教材，也是從書本上很難找到的寶貴的教學材料，它把理論和實踐兩者有機結合起來，不僅鞏固了醫務人員所學的知識，也開闊了他們的視野，培養了他們的能力。同時它為科研提供了重要的資料，通過臨床病歷總結分析，尋求疾病發生、發展、治療轉歸的客觀規律及內在聯系，研究臨床治療、預防措施與疾病、康復的關系，發現篩選新的醫療技術和藥物，推動醫學不斷發展，體現了重要的科研價值，可以為醫院節約大量的人力、物力和財力，所以加大實現對檔案資源利用的力度，最大限度地發揮檔案的作用，就可以有效促進醫院醫療質量、科研的不斷發展。

4.醫院檔案管理促進醫院醫德醫風建設

醫德醫風建設是醫院自身發展、醫院和患者之間和諧關系的重要保證。醫德醫風檔案也是檔案管理的重要組成部分，對提高醫院在醫療市場的競爭力，促進醫院健康有序發展具有重要意義。醫德醫風檔案主要包括醫院實行目標管理責任制中形成的各類規章制度及崗位職責，病人對醫生醫療技術和服務質量的評定，醫院員工的年度考核，病人及其家屬的表揚與投訴等。醫院對本單位的職工進行年度考核時，職業道德考評應作為一項重要內容。考評結果與職工的晉職晉級、崗位聘用、評先評優、績效工資、定期考核等直接掛鉤。同時將電話回訪、門診及住院滿意度測評結果納入醫德醫風檔案資料收集內容，通過第三方評價，真實地記錄一個人的醫德醫風情況。這樣有利于發現問題，及時整改，提高自身素養和醫療服務水平。

5.醫院檔案管理是醫院文化的體現

醫院檔案不僅詳實準確的記錄了一個醫院的興衰歷史，而且成功地將一個醫院的文化濃縮提煉，在醫院文化建設過程中發揮了重要的作用。因此從檔案中我們既可以清晰了解一個醫院發展的歷史過程，也可以通過檔案的記錄剖析一個醫院文化的內涵，這對醫院文化的傳承起到了促進作用。醫院文化體現的是一個醫院的精神、辦院宗旨、管理理念等等。這種文化的形成凝聚了一代又一代人的心血，花費了人們很長的時間很多的精力。檔案在醫院文化積淀過程中起到不可代替的作用。只有通過檔案真實與完整的記錄，才能將醫院文化傳承下去，在傳承的基礎上不斷積累不斷沉淀不斷創新，從而形成具有特色的醫院文化，對于提升醫務人員的素質，樹立醫院的品牌，醫院健康持久的發展起到了積極的促進作用，所以醫院檔案管理是一個醫院文化傳承的重要載體。如果沒有檔案，就不能夠對前人的辦院精神進行保存，就更談不上發展和繼承。顯而易見，醫院文化檔案管理在醫院文化的繼承與創新工作中發揮極其著重要的作用。

6.醫院檔案有利于醫療設備設施的管理，為醫院的發展提供經濟基礎

首先，從醫療設備檔案中可以幫助醫院了解醫療設備的情況，及時進行設備的購置和更新，為醫療活動的開展提供支持，并且醫療設備的信息資料如果得到充分的利用，就能夠在制定決策時為醫院提供參考信息，就可以讓醫院避免出現重復購置，或者購置的設備不符合實際情況，使用率不高，以免造成醫院資源的浪費。其次，醫院為了滿足發展的需求，就需要對醫院進行改造，此時借助醫院的基建檔案，查閱醫院的設計圖紙，通過工程人員的仔細研究、合理設計，使改建工作做到兩全其美，既不會讓房屋結構得到破壞，又能夠使病區的功能要求得到滿足，改善了醫院的環境，所以醫院的基建檔案為維修、改造、重建提供了保障，減少了醫院的損失和影響。

同樣，醫院的發展離不開資金的支持，而會計檔案記錄的恰恰是醫院財務收支等情況的資料，因此它為醫院在制訂相關的經濟計劃和經濟決策時提供了真實可靠的資料，切實保證資金得到合理利用，醫院的建設打下堅實的經濟基礎，同時對醫院的財務工作人員形成了強有力的監督，對違規違紀行為的查處發揮著重要的作用，其實也就保護了醫院的財產。比如醫院通過定期檢查，翻閱各種會計憑證、記錄發現問題及時解決，不但可以為醫院挽回經濟損失，并對違紀違規人員嚴厲懲處，從而遏制類似事件的發生。

三、加強醫院檔案管理工作的措施

1.提高認識、轉變思想。

做好醫院檔案管理工作的關鍵在于提高認識、轉變思想。醫院檔案是反映醫院各個時期最珍貴的歷史資料，包括從建立到發展壯大的過程，為醫院的建設和進步起到了很重要的促進作用。為此，隨著時代的不斷發展，人們的檔案意識與日俱增，對檔案的利用呈上升趨勢，這就需要醫院加強醫院檔案的管理，對檔案服務的新領域進行拓展，滿足人民大眾的需求。因此首先要做的就是利用各種載體加大宣傳力度，通過宣傳，提升檔案工作的影響力，使醫院廣大的干部職工對檔案工作的重要性有一個充分的認識，并在實際工作中支持醫院檔案管理的工作，為工作的順利進行貢獻一分力量。其次，醫院領導要率先垂范，把檔案工作作為醫院工作的一項重要內容來抓，并且要在人力、財力、物力等方面給予支持，幫助解決檔案事業中的實際困難。

2.提高檔案人員的素質

當前，科學技術在不斷進步，在檔案管理中高科技也已經得到應用，給檔案管理工作帶來了不小的挑戰，如今，檔案工作的環境發生了變化，服務對象的思想水平有了較大提高，傳統的檔案管理模式已不能適應發展的腳步，因此提高檔案人員的素質成為關鍵的問題，有了高素質的人才，才能加快檔案事業的發展，所以，醫院通過對檔案人員進行教育培訓，使他們盡快掌握技能，促進工作效率的提升。培訓的內容要以實用性為主，注重培訓實效，做到按照不同的需求施教，結合“請進來、走出去”等培訓方式，使檔案工作人員的專業水平、道德品質得到很大的提高，同時醫院還要注意引進高素質的專業人才，擴大檔案管理人員的隊伍，提升實力。

3.加快實現醫院檔案管理信息化

傳統的檔案管理工作是以紙質文件材料為工作對象，長時間地翻閱使文件遭到破壞，這樣特別不利于檔案原件的保存，而且工作中容易出現錯誤，工作效率低下。而實現檔案管理信息化后，不僅降低工作人員的勞動強度，使工作時間縮短，使錯誤減少，在一定程度上提高了工作效率，同時，信息技術改變了原來信息存儲的方式，由紙質變成了電子文件，使檔案的壽命得到延長了，另外，有效實現了資源共享，可以為廣大人民群眾提供更加優質的服務。醫院檔案管理信息化不僅使醫院的檔案管理工作變得簡單方便，而且提高了醫院檔案管理的水平，讓醫院的檔案管理工作實現了大的飛躍。

綜上所述，在現代醫院管理中，作為不可缺少的重要組成部分，實施科學的檔案管理不僅能夠提高醫院的工作質量和效率，更重要的是為醫院健康、可持續發展提供保障。但是目前還有不少醫院對檔案管理工作不夠重視，因此，必須提高檔案管理在醫院管理中的地位，充分發揮檔案管理在醫院管理與發展中的作用，才能有效促進醫院管理水平的提升，為增強醫院的競爭實力創造了條件。

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