關于加強事業單位人事檔案數字化管理的思考

宋歡

【摘要】隨著時代的發展與社會的進步，計算機及網絡技術發展日趨繁榮，在這樣的背景下，事業單位人事檔案進行數字化管理是大勢所趨。實踐證明，人事檔案管理的數字化有助于提高人事檔案管理的效率與質量。本文在參閱大量相關研究文獻資料的基礎上，結合筆者在單位的實踐工作經驗，從事業單位人事檔案管理數字化的可行性分析入手，闡述了提高人事檔案管理數字化的策略。

【關鍵詞】事業單位；人事檔案管理；數字化；策略

隨著科技的發展與社會的進步，計算機及網絡技術已經成為人們工作與生活中必不可少的內容。在當前的互聯網+時代，如何有效管理事業單位人事檔案成為人們必須思考的問題。實踐證明，利用計算機與互聯網技術，改變傳統人事檔案管理為數字化管理，將會有效提高檔案管理的效率與質量。

一、事業單位人事檔案數字化管理的優勢分析

1.縮短檔案查詢時間

通過掃描設備將紙質檔案數字化后，能夠有效摒除紙質檔案的局限性，便于保管，并且可以擴大檔案的利用范圍。更為重要的是，數字化后的事業單位人事檔案能夠更容易的被檢索與查詢，從而縮短了查詢的時間，提高資源利用的效率。

2.防止檔案被篡改，提高檔案的安全性

人事檔案數字化后雖然提高了被篡改的風險，但是因為其可備份性的提高，可以實現多處異地檔案存儲，這樣可以彌補數字化檔案安全性不高的弊端。這樣一來，保存在多地的人事檔案無法被全部篡改，在審核時一旦發現可疑，就可以對檔案原件進行檢查，從而查找其中的問題。也就是說數字化后的人事檔案管理效率大大提高，而檔案數據被篡改的風險則有效降低。

3.人事檔案的數字化可以實現數據共享，提高檔案保存年限

相較于傳統的紙質檔案，數字化檔案可以保存的時間更長，并且數據錄入之后就能夠反復利用。只要將人事檔案數字化，數據就可以在檔案管理部門內部共享，可謂一勞永逸。

4.便于事業單位選拔人才

對于事業單位來說，數字化的檔案管理措施意味著更高效的人才選拔效率。用人單位可以通過檔案管理快速地查詢到所需人才的相關信息，判斷與審核其是否具備能力勝任崗位。不僅如此，檔案管理人員還可以實時將人才信息錄入檔案數據庫中，便于對人員進行監督和管理。

二、加強事業單位人事檔案數字化管理的策略

1.改革傳統人事檔案管理制度

眾所周知，傳統的人事檔案管理制度已經不再適應時代的發展，為了確保事業單位人事檔案管理與時俱進，就必須加快步伐對傳統人事檔案管理制度進行改革。這就要求相關人員在收集人事檔案時，應該對要收集的數據信息有著充分的了解，在甄別檔案真實性的同時還應該確保檔案數據來源的可靠性，當然在檔案收集時還應該將無用信息舍棄，確保人事檔案數據的質量。不僅如此，當其他部門要調閱人事檔案時，應該對其權限進行審查，避免人事檔案內容的泄漏。

2.轉變人事檔案管理內容

為了保證人事檔案數據內容的真實、有效，就必須盡快轉變人事檔案管理的內容，避免不法分子肆意篡改檔案信息或者導致檔案內容泄漏。為此，應該進一步提高檔案管理人員的素質，提高其甄別能力，當發現檔案存在問題時應及時上報。

3.提高人事檔案信息資源的整合

這就要求人事檔案管理部門能夠推動人事檔案的信息化建設，健全并完善人事檔案信息管理系統，這樣一來就能夠實現人事檔案信息資源的整合，實現多部門人事資源的共享，提高資源利用效率。具體措施主要有：1、事業單位應當加快信息化建設的步伐，從軟件和硬件兩個方面不斷優化信息化基礎。2、全面提升單位全體工作人員對信息化的認識，加強專業人才的引進以及信息技術培訓工作，為新信息化發展奠定堅實的基礎。

4.加大力度培養人事檔案數字化管理的人才

人才是事業單位發展的根本，在人事檔案管理工作中也同樣如此。要想強化人事檔案的數字化管理，就應該投入更大精力培養相應的數字化管理人才。一方面事業單位要做好宣傳，改變工作人員的態度與意識，引導其認識到數字化管理的優點；另一方面也要采取多種措施進行培訓，從而提高工作人員操作計算機、傳真機、掃描儀、復印機等數字化設備的能力，并要著重提高管理人員利用計算機進行檔案檢索、查詢、分析、提取與利用的能力。事業單位要多培養復合型人才，要確保管理人員既具備檔案專業知識，也擁有數字化操作能力與管理能力。

結語：綜上所述，事業單位人事檔案管理的數字化是大勢所趨，能夠有效縮短人事檔案查詢的時間，確保人事檔案的完整與安全，從而提高檔案管理的效率，有效縮減成本。因此，事業單位人事檔案管理部門應該重視檔案的數字化，改變傳統觀念，不斷培養數字化管理的人才，從而提高檔案管理的數字化水平，推動人事檔案管理工作的進一步發展。

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