論電子文件與紙質文件管理間的融會貫通

文/上海期貨信息技術有限公司　華威娟

論電子文件與紙質文件管理間的融會貫通

文/上海期貨信息技術有限公司華威娟

文件本身的發展與變化是一種歷史的不可抗力，隨之而來的文件管理的變化則需要檔案工作者的主動應對。如何在電子文件與紙質文件間相互共存、影響的情況下，將這兩者的管理方法融會貫通，成為當下檔案管理工作者所面臨的一項難題、挑戰和機遇。

共存；影響；融會貫通

在信息化程度高速發展的當今社會，計算機技術得到了越來越廣泛的應用，大批的電子文件應運而生，成為我們日常生活、工作中不可或缺的一部分。尤其是在新興的高新技術企業中，各類電子文件更是重中之重，與此同時，作為最原始，也是最基礎的紙質文件依舊占領著一席之地。這兩者的關系既相互共存，又不停地磨合、影響，從而給檔案管理人員提出了新的挑戰。

一、紙質文件與電子文件的概念及來源

紙質文件是指以紙張作為載體的一種文件。紙張是中國古代四大發明之一，紙質文件最先產生在中國。東漢時已經開始用紙張書寫文件，魏晉以后紙質文件逐漸增多，但官府公文仍以簡為主。到東晉末葉，公元403年底，桓玄代晉自立，下令公文全部用紙書寫。他在詔令中說：“古無紙，故用簡，非主于敬也。今諸用簡者，皆以黃紙代之。”從此紙質檔案大量產生。從4世紀到17世紀末，中國造紙術先后傳入越南、朝鮮、日本、阿拉伯國家、歐洲各國、美洲大陸，乃至全世界，促進了世界檔案事業的發展。紙質文件優點較多，便于管理和利用。

電子文件是指機關、團體、企事業單位和其他組織在處理公務過程中，通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。電子文件與以往記錄方式、記錄載體的變化相比有著更深刻、更廣泛、更具實質性的含義和意義。

從1946年第一臺電子計算機誕生至現在，只有短短的60多年，電子計算機運用廣泛，成為電子文件產生的主要工具。電子文件是20世紀90年代初開始使用的一個詞匯。國外最早提出這一概念的是1988年美國紐約州檔案館出版的一本題為《紐約州政府管理和保護電子文件戰略規劃》的報告。也就是說，使用電子文件這一概念在發達國家也不過才20多年。

二、電子文件與紙質文件的共存關系

每份電子文件自它誕生之日起，都將會與紙質文件共存一段時間。 或是先有紙質文件，之后根據存儲、利用等方面的需要形成相應的電子版本（常見于各類合同文件的掃描等情況），這就是紙質文件的轉化。紙質文件的轉化通常有兩種情況：一是單位收到外來文件后立即轉化，使文件在流轉過程中就具有紙質和電子兩種版本。二是對已經歸檔的紙質檔案實施轉化，文件流轉完成后才有兩種版本；或是在業務活動中用計算機直接生成電子文件，但出于對文件的法律效率要求或書面閱讀的需要，又將電子文件轉換成紙質文件（例如各類會議紀要及公文等）。這種轉換也有兩種類型：一是在計算機系統中完成文件制作后，通過網絡(電子郵件、辦公自動化等)發送，傳輸的電子文件被接收后，以紙質文件形式輸出生效，從而使文件在流轉過程中即有兩種版本。二是在歸檔時或歸檔后為電子文件制作備份。在這種情況下，文件在流轉完成后才有兩種版本。根據上述兩種情況，可以把紙質文件與電子文件的共存狀態分為“雙套制”和“雙軌制”兩種類型。

所謂雙套制，是指文件歸檔后二者的共存，亦稱為“雙套歸檔”。雙套制的實現，可以是對電子文件制作紙質拷貝；也可以是對紙質文件進行電子轉化。雙套歸檔可使同一份文件的電子版本和紙質版本共同處于存儲和可利用狀態。

所謂雙軌制，是指在文件生成、運轉過程中二者的共存，即兩種版本文件同步隨業務流程運轉。實行雙軌制的單位在文件進入流轉過程時就形成電子和紙質兩種版本，業務人員要對同樣內容的兩種文件進行重復或部分重復辦理。當然在流轉結束后，雙軌制大多導致雙套歸檔。因此可以說，雙軌制是比雙套制更全面、深入、進步的管理形式，雙軌制通常包含了雙套制。

無論是雙套制還是雙軌制，都是以電子文件和紙質文件的相互對應為前提的。但是雙套制是后端共存，電子文件基本上可以看作是紙質文件的電子副本，它的“文件”屬性和證據力是不完整的。而雙軌制是全程共存，電子文件也是“原始文本”，生成時即具有效力，參與相關的事務處理。

三、電子文件與紙質文件管理的互相影響

由于電子文件的產生，紙質文件管理的方法開始發生變化，主要表現為以下幾方面：

（一）電子文件管理簡化了紙質文件管理的流程。由于電子文件歸檔后不影響文件形成部門的使用，其他部門可以通過借閱審批后直接在網上調用，無須到辦文部門查閱原始文本，因此，文件形成部門可以在文件流程完結后即時進行歸檔。這就使得業務人員可以將文件階段、檔案階段的管理任務統籌安排，并盡可能提前在文件生成初期所需要完成的工作時間。紙質文件的隨時歸檔不僅減輕了各業務部門保管文件的壓力，也減少了個人存放文件保管不善等問題，提高了歸檔齊全率。

提前歸檔使檔案部門接收歸檔文件的時間點明顯前移。由于文件在辦文部門幾乎沒有停留，歸檔之時不少文件還與現行事務具有密切的關聯，單位內部或是外部審計的查閱還比較頻繁。因此，業務部門需要更多地與檔案部門溝通，檔案部門也能夠更清楚地了解文件的現行價值以及流轉過程。這就使得檔案部門的介入時機超前于歸檔，能夠在所有文件歸檔前對單位的整體事務有較為具體的了解，方便之后的整理分類。

由于電子文件能夠提供快速度、多途徑的全文檢索功能，以及隨時隨處的網上利用，不同人員同時利用的便利讓大家更加樂于利用電子文件。同時，通過在檢索軟件中標明紙質文件的存放位置，可以非常方便地查找到對應的紙質文件。這樣一來，對紙質檔案實體上架的要求就降低了，只要排列有序，位置明確，就可以借助檢索功能實現紙質檔案的快速查詢、調閱。同時，對立卷工作的簡化帶動了相關步驟的簡化，如上架排列、檔案統計、手工檢索工具編制等，檔案部門可以從繁重的整理業務中解脫出來，更多地關注檔案信息資源的建設、開發與服務。

（二）紙質文件管理促進了電子文件管理的完善。電子文件管理面臨的最大挑戰是如何保障電子文件管理中的信息安全。電子文件信息安全是指電子文件信息在其生成、保存和利用過程中受到保護，不因偶然和惡意的原因而遭到破壞、更改和泄露，確保其真實性、完整性、系統性、原始性、可讀性和可靠性，并確保電子文件信息網絡系統連續正常運行。

僅從技術而言，對紙質文件的偽造、篡改也并非不可實現。實際上，人們對紙質文件的信任更多是來自對其整個運轉、保管過程安全性的默認。而電子文件的安全性管理中的一些思路可以從紙質文件管理中獲取經驗。如價值鑒定、著錄標引、信息編研與開發等都從紙質文件、檔案的管理中繼承了有益的經驗。危機管理思想是風險管理思想的補充，傳統檔案保護講究的“預防為主，防治結合”的思想在現代電子文件管理中也是適用的。

可見，電子文件與紙質文件管理間的關系并不是對立、被動的，二者在互相學習、互相借鑒中互為階梯、互補長短。在這些相互影響和作用中，各自調整自身的定位，并逐漸融合為一套綜合性的管理方法和管理系統。文件本身的發展與變化是一種不可抗力，文件管理的變化則需要檔案工作者的主動應對，兩種文件的相互影響給我們帶來無數的難題、挑戰和機遇。

四、電子文件與紙質文件未來的發展方向

可以預見的是電子文件與紙質文件管理共存的格局將會持續相當長一段時間，因為從總體來說，他們所具備的功能并不完全相同，無法相互替代，想全面實行“無紙化”必然需要經歷一個漫長的漸進過程。只要電子文件的安全性沒有得到完全保證，人們就需要以紙質文件形式生效或將紙質副本作為重要的備份加以保存。只要還有人使用紙和筆，就會有以紙介質形成的社會活動記錄，這其中不僅有技術問題，還有習慣、文化等諸多因素。

但是，隨著計算機和網絡的廣泛應用，信息化戰略的全面實施，電子文件越來越多地作為文件生成的最初形態而存在，并成為辦公、設計、商務、交往的必要工具。信息形態的多樣性、極強的可操作性和傳遞的高速便捷，使人們更愿意使用電子文件。隨著電子政務、電子商務、辦公自動化（OA）的普及，越來越多的文件必須通過網絡傳遞。同時，由于數字簽名、用戶認證、信息認證、防范攻擊等技術的不斷進步，人們對電子文件的信心日益增強，管理的改善使人們可以方便地檢索利用。經上海市第十四屆人大常委會第十四次會議通過，于2014年8月1日起施行的《中國（上海）自由貿易試驗區條例》第四十四條明確“自貿試驗區推進電子政務建設，在行政管理領域推廣電子簽名和具有法律效力的電子公文，實行電子文件歸檔和電子檔案管理。電子檔案與紙質檔案具有同等法律效力”。信息化高速發展的環境給電子文件的增長和功能提高提供了沃土。

不是所有電子文件都能夠轉化為紙質文件，或是因為其信息海量紙張難以承載，或是因為信息形態無法以紙張載入，或是因為文件的結構復雜。隨著信息技術的進步和社會信息化進程，這種只能以數字形態生存的文件的種類和數量會越來越多，其復雜程度也日益加深。

綜上所述，電子文件將不可避免地逐步占據主導地位。紙質文件管理在電子文件管理的影響下逐漸“隱退”，而電子文件管理則在紙質文件管理經驗和信息技術的支持下日漸蓬勃。對于檔案管理人來說，全面、科學的文件管理戰略比任何時候都顯得重要：一方面，穩扎穩打，堅守自己的崗位職責，在沒有充分把握保障電子文件長久真實性時，不要輕易忽略紙質文件的價值，另一方面，因勢利導，積極地將優秀的文件管理方法融入電子文件管理領域，從管理制度、方法、技術等多方面幫助電子文件建立威信，進一步確立其法律地位。如果能夠充分、有效、巧妙地利用兩種文件的特點實現管理優勢互補、融會貫通，將使我們的檔案管理工作與時俱進，更上一層樓。

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[3]劉越男.電子文件管理流程的變化及其引發的思考[J].中國檔案, 2002(7):41-44.

[4]馮惠玲.電子文件管理1 00問.中國人民大學出版社，2014年.