我國檔案管理網站信息公開優化對策

文/濰坊醫學院附屬醫院　徐宗波　劉淑君

我國檔案管理網站信息公開優化對策

文/濰坊醫學院附屬醫院徐宗波劉淑君

通過對我國檔案網站信息公開現狀調查研究發現，目前我國檔案網站自創建以來，如雨后春筍，破土而出。雖然數量可觀，但是質量卻不過關，大部分網站建設資源相對比較薄弱。而我國檔案網站信息公開的改進對策可以借鑒國外的經驗，取其精華，揚長避短，進而使檔案網站能更好地為大眾服務。

檔案管理；網站建設；信息公開

一、完善檔案網站信息公開制度建設

面對檔案信息公開制度出現的問題，首先應加強我國檔案信息公開制度法律條文的完善。目前，美國、日本等國家頒布了《信息自由法》或者是《信息公開法》。其中美國的《信息自由法》最為全面，最為典型。《信息自由法》本著“公開是原則，不公開是例外”的宗旨，從而限定政府不能任性而為，不能濫用自己決定公開信息與否的權利。其次是要拓寬檔案信息公開的渠道，不僅僅是為檔案館、政府機關開設網站，同時要將機關檔案室的相關檔案進行公開，只要本著不損害國家利益、符合我國《檔案法》規定的內容，就應該面向大眾進行公開利用，讓靜止的檔案通過流動的方式，為廣大人民所利用。最后，要放寬檔案封存的年限。就目前來看，有50%的檔案都可以提前解除封存，30年對檔案來說封存時期過長，可以縮短到15年左右，充分將檔案物盡其用，以免耽誤了最佳利用時間。

二、豐富檔案網站信息公開內容

（一）豐富信息容量。我國檔案網站公布內容方面還有很長的路要走，除了在目前情況下完善各個模塊并增加數據庫的內容之外，要尤其關注民生檔案的完善。在我國，戶籍、族譜、死亡信息等都屬于民生檔案，所以首先，我國要進一步完善民生檔案，其次，要完善特色檔案。我國檔案網站信息公開將特色服務部分忽略了，所謂的特色服務就是展示一些特色的館藏，基于檔案館所在的地理優勢，選取一定的有突出效果的特色資源，能夠提高檔案的利用率。這個部分在我國還是一個弱項，未能得到關注，只有個別網站比如北京檔案網、浙江檔案網等還可以，所以要加強開展特色館藏展示服務，提高檔案的利用率，吸引更多的人來利用檔案網站查找信息。最后，人文風情、政府檔案一定要緊跟著檔案館更新速度，要將現有的檔案信息逐步完善，那些只有空殼沒有具體內容的網站要抓緊完善，將缺少的部分補起來。

（二）加快信息更新速度。檔案網站信息更新太慢會造成內容的缺失，很多報道都是一年甚至好幾年前的，有敷衍了事的嫌疑，相關檔案機關要做好審查工作，每隔一段時間審查檔案網站是否更新了內容，是否將檔案網站的信息與現實中檔案局下達的指示同步。這一點國外網站在維護上十分及時。比如澳大利亞檔案網站幾乎每天都更新，主頁更新速度很快，在每一條更新的信息后面都標上“new”的字樣，方便用戶一眼看到最新的信息。所以應該加快檔案網站信息公開的更新速度，縮短更新的周期。確保檔案網站信息公開的內容豐富并且利于大眾的需求，更好地為信息化社會服務。

三、完善檔案網站信息公開服務

通過調查發現，國外檔案網站在信息公開服務上要強于我國。在瀏覽國外檔案網站的時候，能夠快速地獲得需要的信息。通過對比發現，要改善我國檔案網站信息公開的現狀需要做到以下幾點：

（一）提高檔案網站信息公開查詢的效率。首先，要想提高檔案網站的效率，就要先告知大眾通過哪些方式可以查找到有效的信息，先把基礎服務做好，不管是去檔案館查找還是在網站上進行查找。然后就是要完善檔案網站的檢索服務系統，加強檢索功能。完善模糊檢索功能，不能出現什么都檢索不到的現象。對于只有目錄檢索而沒有全文檢索的現象，要進行改變。如果覺得有些資料比較敏感，可以效仿澳大利亞檔案館，將用戶分為兩類，一類為普通的客戶，一類為研究人員。普通的客戶只能夠查找到一般的檔案資料，不能閱讀到全文，研究人員可以閱讀全文，需要進行研究的人員可以向檔案網站發送郵件進行申請。

（二）增加檔案網站與公眾的互動。檔案網站的主要任務就是要方便公眾獲取信息，而有的網站在留言板或者是咨詢處要先注冊或者是登錄，這個是完全沒有必要的。另外，公眾在留言板留下信息之后，要快速的進行處理。通過對武漢檔案網站的留言板留言調查發現，檔案網站在一周以內都無法進行回復，檔案網站要規范回復留言的期限。關于回復的內容，不能草草了事，要真正起到解決問題的作用。同時要增加與其他各種類型網站的鏈接，方便用戶進行其他網站的瀏覽，剔除無效的鏈接，完善網站的建設。最后，要創建更多的與檔案網站進行交流溝通的方式。就我國目前的基本情況來看，檔案網站與公眾溝通只能通過留言板這些比較基本的方式，或者是發送電子郵件、在qq、微信各種交流工具大行其道的今天，檔案網站完全有必要開辟自己的社交網絡平臺，與公眾及時溝通，也是一個改善檔案網站信息公開現狀的好方法。

[1]周玉霞.檔案管理監督責任機制研究[J].蘭臺世界,2012(9):30-33.

[2]高穎亞.我國檔案利用與檔案利用政策法規研究[D].安徽大學,2008.