秘書如何把握“七秒鐘”

文/首都師范大學(xué)文學(xué)院　陳爍

秘書如何把握“七秒鐘”

文/首都師范大學(xué)文學(xué)院陳爍

在日常工作中，秘書需要與許多第一次見面的人溝通交往，在這個(gè)過程中，“七秒鐘定律”起著重要的作用。本文解釋了什么是“七秒鐘定律”，并且總結(jié)歸納了“七秒鐘定律”對(duì)于秘書工作的重要性。最后建議秘書從職業(yè)素養(yǎng)和人文素養(yǎng)兩個(gè)方面提升自身能力，更好地在生活和工作中運(yùn)用“七秒鐘定律”。

七秒鐘定律；第一印象；秘書工作

“七秒鐘”決定你在別人眼中的形象。商品留給消費(fèi)者的第一眼印象可能引發(fā)消費(fèi)者對(duì)商品的興趣，使消費(fèi)者希望在功能、質(zhì)量等其他方面對(duì)商品有進(jìn)一步的了解。如果企業(yè)對(duì)商品的視覺設(shè)計(jì)敷衍了事，那么它失去的不僅僅是一份關(guān)注，更將失去一次商機(jī)。我們可以把人比作商品，在社會(huì)交往過程中，對(duì)他人形成評(píng)價(jià)的過程就像是挑選商品的過程。對(duì)于形形色色不同的人，同樣只需“七秒鐘”就可以在腦海中形成對(duì)他的評(píng)價(jià)。“七秒鐘定律”廣泛應(yīng)用于社會(huì)交往中。了解如何利用“七秒鐘定律”，把握好最初的“七秒鐘”有益于秘書在現(xiàn)代社會(huì)中的發(fā)展。

一、什么是“七秒鐘定律”

人們?cè)谔暨x商品的時(shí)候，面對(duì)琳瑯滿目的商品，只需7秒鐘就可以確定自己對(duì)這些商品是否感興趣。這種現(xiàn)象被稱為“七秒鐘定律”?！捌呙腌姟辈⒉皇侵妇唧w的時(shí)間，而是代表極短的時(shí)間。“七秒鐘定律”的理論與美國(guó)心理學(xué)家洛欽斯提出的“首因效應(yīng)”有異曲同工之處?！捌呙腌姸伞笔恰笆滓蛐?yīng)”的一種表現(xiàn)，所謂“首因效應(yīng)”是指人與人第一次交往中給人留下的印象，在對(duì)方的頭腦中形成并占據(jù)著主導(dǎo)地位的效應(yīng)。它是指當(dāng)人們初次和事物相接觸時(shí)會(huì)留下深刻印象，個(gè)體在社會(huì)認(rèn)知過程中，通過“第一印象”最先輸入的信息對(duì)客體以后的認(rèn)知產(chǎn)生的影響作用。第一印象作用最強(qiáng)，持續(xù)的時(shí)間也長(zhǎng)，比以后得到的信息對(duì)于事物整個(gè)印象產(chǎn)生的作用更強(qiáng)。第一次交往過程中形成的印象，在對(duì)方的頭腦里占據(jù)著主導(dǎo)地位，深刻影響著之后的進(jìn)一步交往。它與印象形成的方面以及相關(guān)行為留下印象的深刻程度有關(guān)。如果我們對(duì)自己的“視覺設(shè)計(jì)”的態(tài)度馬馬虎虎，敷衍了事，導(dǎo)致的后果不像是企業(yè)失去商品關(guān)注和商機(jī)那樣簡(jiǎn)單，而很有可能會(huì)丟掉通往成功大門的鑰匙。

二、“七秒鐘定律”在秘書工作中的運(yùn)用

“首因效應(yīng)”在社會(huì)發(fā)展中發(fā)揮著不可替代的重要作用，同樣在秘書工作中“七秒鐘定律”必不可少，它使得秘書在職業(yè)工作中更加得心應(yīng)手。

（一）求職更有優(yōu)勢(shì)。在求職過程中，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書的評(píng)價(jià)是至關(guān)重要的。對(duì)于“首因效應(yīng)”，有這樣夸張的描述。從面試者進(jìn)門開始，走到座位上坐下來的短短幾秒鐘內(nèi)，結(jié)果就已經(jīng)決定了。這并不是妄加論斷，而是可以從諸多方面解釋其緣由的。一般來說，外貌，衣著，禮儀等特征是第一印象形成的重要組成部分。注重外表不是承認(rèn)這個(gè)世界是一個(gè)“看臉”的世界，而是能看出一個(gè)人對(duì)自我、對(duì)他要面對(duì)的世界的態(tài)度。愛美之心，人皆有之。秘書在職業(yè)訓(xùn)練過程中，不光要重視內(nèi)在的修養(yǎng)，專業(yè)能力的提升，外在形象也不能忽視。

（二）溝通更有效率。秘書作為社會(huì)群體的一部分，不可避免地要與他人打交道，而且交流溝通占秘書工作的絕大部分。秘書作為領(lǐng)導(dǎo)和下屬以及客戶之間的橋梁，有效合理的溝通是必不可少的。在第一次見面會(huì)上，秘書如果給領(lǐng)導(dǎo)以及同事留下好印象，會(huì)為以后的協(xié)調(diào)溝通工作奠定良好的基礎(chǔ)。無論是制定工作計(jì)劃、協(xié)調(diào)活動(dòng)，還是人事管理、與外界交流，都需要秘書來與各部門溝通。由于之前的好印象，領(lǐng)導(dǎo)與同事傾向于信任秘書的工作，那么任務(wù)就會(huì)完成得更高效。此外，假設(shè)一個(gè)新客戶希望與領(lǐng)導(dǎo)商議合作事宜，適逢領(lǐng)導(dǎo)開會(huì)，那么第一個(gè)與新客戶溝通的人往往是秘書。秘書謙謙有禮的態(tài)度、親切平緩的語(yǔ)氣、富有朝氣的風(fēng)貌使得客戶對(duì)公司形成一個(gè)良好的印象，使得進(jìn)一步的合作交流更加順利。

（三）接待更加順暢。接待來賓也是秘書工作的一大板塊。首先，秘書要整理好自己的儀容、儀態(tài)和服飾，使來賓在短時(shí)間內(nèi)記住自己，有好的印象。其次，接待環(huán)境要準(zhǔn)備得清潔、明亮、整齊、美觀，然后要根據(jù)不同文化習(xí)慣來控制親密距離，注意來賓的稱謂，提前了解客人來訪的目的，熱情迎客，做到真誠(chéng)與尊重、平等與適度、自信與自律、守信和寬容，使來賓感到舒適自然。那么接下來的工作就會(huì)更加順暢。

但是這種絕對(duì)的交往方式有可能會(huì)造成很大的遺憾。在《三國(guó)演義》中鳳雛龐統(tǒng)原本準(zhǔn)備效力東吳，可是當(dāng)他去面見孫權(quán)的時(shí)候，孫權(quán)見到龐統(tǒng)相貌丑陋，心中先是有幾分不喜，又見他傲慢不羈，更覺不快。結(jié)果廣招人才的孫仲謀就這樣把與諸葛亮并肩齊名的奇才龐統(tǒng)拒之門外。盡管魯肅苦言相勸，最終也無濟(jì)于事。無獨(dú)有偶，美國(guó)總統(tǒng)亞伯拉罕·林肯也曾經(jīng)因?yàn)橄嗝簿芙^了一位朋友推薦的才識(shí)過人的閣員。當(dāng)朋友憤怒地責(zé)怪林肯以貌取人，說任何人都無法為自己天生臉孔負(fù)責(zé)的時(shí)候，林肯說：“一個(gè)人過了四十歲，就應(yīng)該為自己的面孔負(fù)責(zé)?！钡沁@種遺憾在某種程度上是不可避免的。盡管秘書工作人員可能隨著社會(huì)經(jīng)歷、社交經(jīng)驗(yàn)的豐富將“首因效應(yīng)”控制在最低限度，但是潛意識(shí)里人們還是會(huì)選擇第一印象良好的人進(jìn)行深交。

三、 秘書抓住“七秒鐘”的方法

研究顯示，在跟別人見面時(shí)，7秒鐘內(nèi)就開始就這個(gè)人作評(píng)估。這種溝通無需通過語(yǔ)言，人們會(huì)自覺地和不自覺地用眼睛、面孔、身體和態(tài)度來表達(dá)真正感覺，同時(shí)互相發(fā)出一連串的由放心以至恐懼的情緒反應(yīng)。秘書無法去改變別人，那么就從自己做起，去把握住這重要的“7秒鐘”，為自己的精彩人生、職業(yè)道路做鋪墊。

（一）以良好的職業(yè)素養(yǎng)把握“七秒鐘”。在日常工作中，就秘書本身而言, 掌握工作中的方法和技巧, 合理運(yùn)用首因效應(yīng), 會(huì)起到意想不到的效果。

1.整潔的外表。秘書在與他人第一次見面時(shí)，要做到儀表整潔。整潔的外表可以讓對(duì)方感覺到秘書的上司對(duì)這次會(huì)面的重視，得體的舉止可以體現(xiàn)對(duì)對(duì)方的尊重。秘書就是信息，他不僅代表自己，也代表領(lǐng)導(dǎo)與公司的形象。

2.得體的語(yǔ)言。溝通融洽需要秘書人員得體的語(yǔ)言。在交流過程中，要保持真我，以最佳狀態(tài)的真我與人溝通交流，始終面帶微笑，用柔和的目光注視對(duì)方。記住姓名、引起共鳴、贊美對(duì)方在大規(guī)模的場(chǎng)合中會(huì)發(fā)揮其獨(dú)特的作用。在西方，姓名是十分重要的。如果人們?cè)诿烤鋯柡蛑螅由蠈?duì)方的姓名，對(duì)方就會(huì)如沐春風(fēng)，感覺到你的友好。其實(shí)在東方也是這樣，姓名是一個(gè)人的標(biāo)志，記住姓名就等于記住這個(gè)人。如果秘書正確記住了客人的名字并且提醒老板，溝通的效率就有可能會(huì)大大提高。適當(dāng)?shù)刭澝缹?duì)方的強(qiáng)項(xiàng)并不會(huì)突出弱項(xiàng)，反而會(huì)體現(xiàn)秘書的大方得體。

3.規(guī)范的行為。秘書要做到準(zhǔn)時(shí)守信，與對(duì)方約定的時(shí)間，最好提前5-10分鐘到達(dá)，遲到會(huì)給對(duì)方留下沒有時(shí)間觀念，不負(fù)責(zé)任的印象。如果真的由于不可抗力因素一定要遲到，也應(yīng)該提前打電話禮貌地告訴對(duì)方可能遲到多久以及遲到解釋遲到緣由。除此之外，還要善用眼睛。和人交談時(shí)一定要一直看著對(duì)方，也不是說直直地盯著對(duì)方的眼睛，有一個(gè)小技巧就是看著對(duì)方鼻子和嘴巴構(gòu)成的小三角區(qū)域。但是一定不能開始說話的時(shí)候看著對(duì)方，但是之后目光就游離到其他地方了。有的人把坐滿了人的房間比作虎穴，在進(jìn)入“虎穴”的時(shí)候會(huì)因?yàn)楹ε露诡^看自己的腳或是抬頭看天花板。這樣都會(huì)給人留下不自信的印象。我們要做的應(yīng)該是望著那些“老虎”。

（二）培養(yǎng)人文修養(yǎng)來抓住“七秒鐘”。除了需要有良好的職業(yè)素養(yǎng)外，人文修養(yǎng)也是高素質(zhì)人才必不可少的條件，從內(nèi)在豐富自己的學(xué)識(shí)底蘊(yùn)，使由內(nèi)而外散發(fā)的氣質(zhì)來吸引別人的關(guān)注，留下好的印象。秘書可以從以下兩個(gè)方面來培養(yǎng)人文修養(yǎng)：

1.提高中文水平?！捌呙腌姸伞背恕耙悦踩∪恕敝猓病耙匝匀∪恕?。秘書的主要工作內(nèi)容——辦文、辦會(huì)、辦事與文字有關(guān)，秘書的語(yǔ)言能力也與中文水平息息相關(guān)。秘書培養(yǎng)課程體系中包含相關(guān)的中文課程，如現(xiàn)代漢語(yǔ)、古代漢語(yǔ)、文學(xué)史等。秘書除了認(rèn)真學(xué)習(xí)課程外，還需要閱讀經(jīng)典，從中汲取精華，學(xué)會(huì)思考，內(nèi)化為自身的學(xué)識(shí)涵養(yǎng)。

2.鍛煉溝通能力。秘書可以學(xué)習(xí)例如“演講與口才”等實(shí)用課程，在日常生活中注意觀察學(xué)習(xí)領(lǐng)導(dǎo)的講話溝通方式，結(jié)合自身特點(diǎn)，總結(jié)出適合自己的、能使他人感到舒適、易于接受的說話方式。注意語(yǔ)速和音量，提前了解你所要溝通的對(duì)象。只要見過羅斯福的人，沒有不對(duì)他廣博的見聞佩服得五體投地的。一位拜訪過他的人曾說過：“無論來訪的是牛仔、勇敢的騎兵隨員，還是政治家、外交官，羅斯福都能找到適合對(duì)方身份的話題，讓彼此的談話十分愉快?！睘槭裁戳_斯福能做到和每個(gè)初次見面的人相談甚歡？原因很簡(jiǎn)單，每當(dāng)羅斯福接見來訪者之前，他都會(huì)在前一天晚上查閱當(dāng)事人的資料，看看來者是達(dá)官政要還是販夫走卒，會(huì)談時(shí)才能找到雙方都能有的共同話題。

3.學(xué)習(xí)相關(guān)禮儀。在秘書人際交往過程中，禮儀可以規(guī)范、約束溝通模式，另外，有效利用某些禮儀形式可以巧妙地化解矛盾。秘書人員動(dòng)人的微笑，一句暖心的話語(yǔ)，都有可能對(duì)對(duì)方產(chǎn)生重要的心理影響，有利于建立良好的人際關(guān)系，促進(jìn)相互問的交流與合作，從而提高秘書工作績(jī)效。所以秘書人員在實(shí)施禮儀時(shí)應(yīng)該分別從體態(tài)、禮節(jié)等方面進(jìn)行具體規(guī)范和要求。

秘書所要學(xué)習(xí)的禮儀課程中可以增加實(shí)訓(xùn)環(huán)節(jié)，如老師可以帶領(lǐng)學(xué)生參加酒會(huì)、或是模擬國(guó)外餐桌禮儀等活動(dòng)，使學(xué)生對(duì)知識(shí)不僅僅停留在書面上的理解，而是真正運(yùn)用實(shí)際中，熟練掌握，融會(huì)貫通，這樣在第一次見面時(shí)就可以自然地展露，留下好的印象。

秘書自身要樹立起學(xué)習(xí)禮儀、加強(qiáng)溝通交流能力的意識(shí)。禮儀與溝通交流能力不僅可以運(yùn)用在工作中，在生活中也可以發(fā)揮很大的作用，好的印象會(huì)改善他人對(duì)你的態(tài)度，同時(shí)在這個(gè)過程中你的自尊自信也會(huì)增強(qiáng)。

綜上所述，“首因效應(yīng)”是客觀存在的，第一印象不以人的主觀意志為轉(zhuǎn)移。在現(xiàn)代社會(huì)中，秘書工作人員應(yīng)該有意識(shí)地給別人留下好的印象，這樣以后可能會(huì)得到意想不到的收獲。在日常學(xué)習(xí)與工作中，秘書要注意自身在職業(yè)和人文方面的修養(yǎng)；在重要的“七秒鐘”里秘書要集中精力，但也不用高度緊張，想要使別人感到輕松自在，自己首先要輕松自在，把最好的自己展現(xiàn)在大家面前。

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