檔案管理防御行為的成因及應對

文/中南出版傳媒集團辦公室　康惠　吳紹龍

檔案管理防御行為的成因及應對

文/中南出版傳媒集團辦公室康惠吳紹龍

本文提出要從構建檔案從業人員技能提升體系、構建檔案職業倫理體系，強化檔案職業倫理教育、加強檔案職業管理防御行為研究、針對性監督管理和激勵制度等方面應對檔案從業人員的職業管理防御行為。

檔案管理防御行為；影響；成因；應對

檔案從業人員是檔案事業發展的保障。檔案從業人員職業行為當與不當直接影響檔案工作的效能。而在檔案機構的工作中，經常出現諸如因業務技能不足等原因對檔案管理實施的規避行為。本文將這類規避行為定義為檔案管理防御，從其影響、成因與應對策略展開討論。

一、檔案管理防御行為的概念

管理防御(Managerial Entrenchment)指管理者面臨激勵和約束，選擇有利于維護自身職位并追求自身效用最大化的行為。目前，對管理防御的研究集中于中醫療衛生、公司治理等領域，檔案領域對管理防御的討論較少。

檔案管理領域對檔案從業人員職業行為的研究集中于職業倦怠領域。現有文獻中，“工作疲沓、不思進取、被動應付、敷衍了事、消極怠工”等不作為或規避行為都是檔案從業人員檔案管理防御的體現。因此，本文認為檔案管理防御行為是檔案從業人員在檔案管理中為規避風險、維護職業利益和自身效用而采取的防御性職業行為總和。如檔案機構強調用戶導向，但由于用戶導向的服務需要檔案從業人員與機構付出更多的時間精力提供服務，具體的管理者從自身利益考慮仍選擇機構導向的行為就是一種管理防御行為。

二、檔案管理防御行為的影響

檔案管理防御行為對檔案工作的影響主要體現在正負兩個方面。正面的影響主要體現在檔案從業人員的管理防御行為客觀上減少因技能不足、激進行為帶來的管理失當。檔案從業人員在職業發展初期，其技能等有待提高，在檔案工作中采取管理防御行為，以謹慎的態度對待具體的業務，有利于業務的學習，提高業務開展效能。當然，在職業發展過程中，檔案從業者由于技能與知識盲區，采用的防御行為，也客觀減少了行為失當對業務管理的干擾。由于檔案從業人員采用防御行為，不能積極進取、開展積極服務，勢必造成個體惰性，影響檔案管理效能。

具體而言，檔案從業人員采取檔案管理防御行為在一定程度上維護了個體的利益。但是，采用防御行為，有違檔案職業倫理，但也不能提升個人技能，最終導致個人職業發展受阻礙。對檔案機構而言，檔案從業人員的防御行為，降低了機構業務失當的危險，但也可降低機構的管理能力降低，職能發揮不足。

三、檔案管理防御行為的成因

檔案從業人員的管理防御行為是從業人員個體選擇的結果。因此，檔案從業人員的檔案管理防御行為的成因需要從影響檔案從業人員行為的內外部考察。內部原因主要是檔案從業人員個體的相關因素，外部原因則包括監督激勵的制度等。

就檔案從業人員個體而言，檔案管理防御行為產生的個體因素在于技能的不足、職業倫理失調。檔案管理防御行為的形成，首先應歸因于從業人員技能的不足。2015版《職業分類大典》首次單列檔案專業人員小類，體現了檔案職業的專業性要求進一步提升。職業的專業化要求與技能的不足的矛盾是導致檔案管理防御行為的重要因素。其次，職業倫理失調也是導致檔案從業人員管理防御行為的另一原因。檔案從業者應恪守求實保真、主動服務與尊重權益等三個職業倫理原則。而一些檔案從業人員本著“少做少錯，不做不錯”的心理，工作態度消極、服務被動，由此，產生管理防御行為。

就檔案從業人員檔案管理防御行為產生的外部原因主要包括監管不力、激勵不足等。首先是監督不力。由于檔案管理防御行為的隱蔽性，其識別較難。而相關的監管制度、考核制度無法涉及。組織機構的實際不同，相關的監管、考核制度不同，執行力度不同都是產生檔案管理防御行為的誘因。其次是激勵不足。檔案機構對從業人員的激勵普遍不高。其直接導致的是從業人員產生干多干少都一樣，進而從自身利益角度出發，進而形成管理防御行為。另外，個體職業發展的支援體系仍不完善也是導致檔案從業人員檔案管理防御行為的重要原因。

四、檔案管理防御行為的應對

首先，構建檔案從業人員技能提升體系。目前，檔案從業人員的上崗培訓較多，但覆蓋檔案職業全程的技能培訓平臺較少。資源整合力度不足，內容重復。因此，要構建符合檔案從業人員職業要求的提升體系。形成一個從上崗、技能培訓、免費或補貼的技能提升體系。職業技能不斷提升。

其次，構建檔案職業倫理體系，強化檔案職業倫理教育。通過建設符合我國檔案職業的倫理體系，通過職業倫理教育，提高職業認同、與職業榮譽，提升職業自覺。

再次，加強檔案職業管理防御行為研究。雖然，無直接數據表明檔案職業存在管理防御行為，但在工作實際中通過加強相關研究，梳理檔案職業管理防御行為的形成與治理，有利于在檔案職業從業人員的管理效率直接影響檔案工作的效能。

另外，在相關研究識別檔案職業管理防御行為的基礎上，檔案機構指定相應的更具針對性監督管理和激勵制度，將檔案職業管理行為置于可控狀態，真正去發掘檔案從業人員的職業價值。

五、結語

隨著形勢的發展，檔案人員需要有高度的責任性使命感，投入檔案工作中。因此，需要進一步厘清檔案從業人員管理防御行為的動機、行為模式以及應援體系，從而解決檔案管理的非效率問題，進而促進檔案工作的發展，檔案人員的發展訴求。

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