大數據條件下高校檔案館（室）的規范化建設

文/福建寧德師范學院　施秀平

大數據條件下高校檔案館（室）的規范化建設

文/福建寧德師范學院施秀平

大數據時代的來臨給高校檔案館（室）帶來了深遠的影響。本文分析了高校檔案館（室）的大數據特征，針對大數據條件下高校檔案館（室）如何夯實各項基礎工作以順利推進規范化建設提出了相應的對策及措施。

大數據；高校檔案館；規范化；建設

一、大數據概述

大數據就是指數據規模巨大。隨著社會的發展和科技的進步，數據量也以前所未有的速度大幅遞增。一般認為，數據量達到Terabyte 和Petabyte之間則稱為大數據。大數據也稱“巨量資料”，它是繼物聯網和云計算之后IT產業又一次顛覆性的技術變革。大數據通常具有4V特征，即數據體量大、處理速度快、類型繁多、價值高等等。大數據不是對數據量大小的定量描述，而是一種在種類繁多、數量龐大的多樣數據中進行快速信息獲取。從本質上來說，“大數據”其實是信息時代對有價值的數據資源進行專業化加工和處理，使其核心價值進一步被深層次挖掘出來。

作為一項新興技術理念，當前仍有很多人對大數據的內涵認識模糊并存在誤區，大數據在實際應用過程中有時候只有百位級GB的數據量就能算是大數據了。在實際工作中只有相對于數據固定的閾值才能解決問題。實際上從普通數據發展到大數據的過程不是數據的積累過程，大數據與傳統數據概念完全不同，來源、處理方式和思維也不同。“大數據”時代的來臨，標志著傳統的數據挖掘方法與工具技術已經無法適應日新月異的數據環境。高校信息系統也是數據生產大戶，高校用大數據幫助進行教學管理、招生宣傳推廣、科研計算等等，師生們從大數據技術中獲取收益。

二、高校檔案館（室）的大數據特征

高校信息系統是非常龐大的，多年來已經日積月累產生了海量數據。隨著高校檔案館（室）加大館藏檔案數字化進程和接收數字化歸檔電子文件的不斷深入，館藏檔案信息資源已經具備大數據特征。

（一）高校檔案館（室）藏生成海量數字化檔案信息資源。在數據量快速飛漲的今天，大多數信息資源最終的歸宿是檔案館，因此，檔案館的存儲量也逐日遞增。高校檔案館（室）經過不懈努力，通過一切可能的途徑，已經存儲了海量的數字化檔案信息資源，據有關統計數據得知，高校檔案館（室）藏檔案資源每年增幅達10%以上。隨著各高校檔案數字化工作的進一步深入，許多紙質檔案已被數字化為電子資源，后以文本、圖片、音像等多種格式存儲起來。這些以指數級速度增長的電子文件生成了海量的數字化檔案信息資源數據。

（二）館（室）藏數字化檔案信息資源品種多。通過對一些重要的國家級和省級檔案館調查了解得知，館藏檔案資源已經不再是單純的紙質等實體檔案，而且又增加了近幾年接收進館的歸檔電子文件、各種載體的數字化聲像檔案以及各種形式的數據資源。這些數據的格式、特征等形式多樣，各館之間更是差異明顯，從而形成了大量的異構數據。由于數字化檔案信息資源的品種多，來源多，都將是檔案館形成大數據的主要來源。

（三）館（室）藏數字化檔案信息資源價值高。“檔案是一種最真實、最可靠的、最具權威性與憑證性的原生信息資源”。不論何種載體何種形態的數字化檔案信息資源，都具有重要價值。由于高校檔案部門對館（室）藏各種形式的載體的檔案信息資源的品質和質量加大了鑒定和監控力度，對保存價值不大或沒有保存價值的檔案信息資源堅決給予清除。因此，各檔案機構保存下來的檔案信息資源都具有很高的價值。

三、大數據時代高校檔案館（室）的規范化建設

大數據時代來臨將對檔案館的工作產生深刻的影響，為了更好地適應大數據技術管理的需要，必須加快館藏檔案數字化工作的速度，完成檔案資源由實體向數字化轉換，將檔案館建設成為資源信息聚集、存儲、服務中心。在大數據條件下，要讓檔案資源更好地的發揮作用，檔案館（室）的規范化建設至關重要。筆者認為，高校檔案館（室）的規范化建設應從以下幾個方面著手。

（一）基礎設施建設。基礎設施建設是檔案管理信息化的重要保障。加強高校檔案館基礎設施建設是高校檔案持續發展的必由之路，也是新時期檔案管理的新趨勢。各高校不但要加強檔案館（室）基礎建筑建設，還要不斷提高基礎業務建設。只有逐步改善檔案館（室）工作的軟硬件環境條件，使硬件設備能夠保障信息化管理的需求，使軟件系統能滿足數字檔案館的智能化管理與要求，使海量檔案信息資源真正為社會服務創造良好的利用環境。

（二）制度建設。“沒有規矩，不成方圓”。規章制度是檔案工作人員和用戶在利用檔案信息活動中必須遵循的規范和準則，具有權威性和強制性，它能保障檔案工作正常有序地進行。大數據時代，高校檔案館（室）制度體系建設是一項復雜的系統工程。在依法治國的大環境下，高校檔案部門應以《中華人民共和國檔案法》為基本法則，結合相關法規和地方條例、辦法，及時修訂推進館（室）規范化建設的各項管理制度，保持規章制度的周期性和實用性，并制定合理有效的保障措施，強化對制度體系的監督、檢查，以形成長效保障機制。

（三）信息資源建設。信息資源建設應當說是數字檔案館（室）建設的基礎，而館藏資源數字化又是信息化建設的核心，它直接決定了數字檔案館的建設質量與成敗。我國高校檔案館（室）已經形成了重館（室）藏檔案資源建設的傳統，表現在十分注重檔案資源的收集和管理工作。但是，在館（室）藏檔案資源使用方面仍舊停留在較低的層面上，存儲的各類數據相對獨立、各成體系，沒有進行整合，不能真正發揮其應有的作用。信息時代，人們對于“數據權”的要求與檔案館（室）所面臨的激烈的數據競爭將進一步加快檔案資源開放的進程。高校檔案部門應對館（室）藏檔案數字化信息資源進行有效整合、優化處理、數據分析、資源分類、挖掘個性化服務元素，對用戶需求模式分析和館藏檔案信息資源按服務模式進行精細化分類，以滿足對檔案信息資源特殊的需求。充分運用大數據強大的信息處理功能，從而實現對檔案數字化信息資源的精細化管理，為檔案利用者提供精細的檔案數字化信息資源服務。

（四）安全體系建設。大數據如同一把雙刃劍，社會因其獲益匪淺，但是由于它具有數據量大、信息量多和涉及面廣等特點，如果出現問題，造成數據泄露，便會引發極其嚴重的后果。同時大數據的價值潛力也使得個人信息被更多采集和利用，公民的隱私無法得到全面的保護。因此，必須牢固樹立安全意識。不僅要充分利用大數據技術改變檔案工作環境，而且要注意凡是應用新技術和新方法時，一定要筑牢安全防護體系，在檔案信息資源安全體系構建、檔案信息資源共享、核心信息的保密和檔案信息資源監管等方面建立安全預警機制，杜絕任何可能危害檔案信息資源安全的漏洞。

（五）人才隊伍建設。大數據對檔案工作人員個人素質提出了新的要求，因為，檔案工作的內容和要求發生了根本性的改變，檔案館（室）將改變以往傳統的業務模式，而是轉向對檔案資源進行數據分析和數據挖掘的新型模式，這對檔案工作人員的現代化操作手段和操作技能提出了更高的要求。同時，大數據的發展將逐步實現真正的個性化服務，提供給用戶的不僅僅是其需要的信息，更為重要的是必須通過分析提供基于海量分布式資源的精細化知識組織輸出，即最終實現“信息加解決方案”的全方位服務。為了適應新時期檔案工作的需求，高校檔案機構必須培養出適應大數據時代發展的復合型人才，以保障檔案事業的可持續發展。

面對大數據時代的機遇與挑戰，高校檔案館（室）的規范化建設的重要性和緊迫性日益凸顯。加強高校檔案館（室）的規范化建設既是新形勢發展的需要，也是高校檔案工作的根本任務。高校檔案部門應緊跟時代發展的步伐，創新培育“用數據來說話、用數據來管理、用數據來決策、用數據來創新”的檔案工作理念和檔案數據文化，按照檔案規范化和標準化的更高要求，努力推進高校檔案工作信息化建設健康快速地發展。

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