淺析機關檔案管理工作中存在的問題及對策

文/山東省博興縣湖濱鎮人民政府 孫麗萍

淺析機關檔案管理工作中存在的問題及對策

文/山東省博興縣湖濱鎮人民政府 孫麗萍

在機關公務活動中，形成了大量檔案資料，作為機關公務活動的真實記錄保存下來具有重要的參考和憑證作用。但是，當前機關檔案管理中還存在一些問題，本文結合這些問題對提升檔案管理水平進行探究。

機關檔案；檔案管理；對策措施

一、當前機關檔案管理工作中存在的問題

（一）機關檔案管理組織領導體系不完善。雖然現在機關單位都將檔案管理工作列入年度工作計劃，也明確了相應的負責人，但工作開展很不平衡，個別單位重視程度不夠、檔案管理意識薄弱、投入和支持力度不足，組織保障不夠。

（二）機關檔案利用率不高。機關檔案管理中收集、整理是重要工作內容，但檔案利用更能凸顯檔案管理的價值，當前受有關法律法規和業務工作保密要求，部分檔案資料沒有列入政務信息公開的范圍，主要對機關內部服務，但受制于審批程序復雜煩瑣等原因，以及各方面利用限制和檔案利用意識較為淡薄等，造成檔案的利用率不高。

（三）機關檔案信息化管理水平不高。當前機關檔案管理中，特別是鎮級檔案管理工作受辦公經費等因素限制，管理精細化、信息化程度不高，雖然也開展了電子檔案工作，但數字化檔案整理記錄不及時、電子檔案建設標準不統一、管理程序不規范，特別是缺乏統一的信息化檔案管理平臺，造成信息化建設層次不高。同時，網絡的共享性等特點，使信息化檔案管理存在安全性問題，制約了電子檔案利用水平的進一步提升。

（四）機關檔案保管條件相對滯后。當前機關檔案管理特別是鎮級檔案管理中，有的單位沒有完全按照檔案管理規范要求進行整齊、規范、有序的管理，個別單位甚至將檔案管理場所存放雜物，各類保管存放的設施設備出現老化問題，保管設施不齊全、檔案柜等設施比較凌亂、不統一，造成檔案存在一定的破壞或丟失等問題。

（五）檔案管理隊伍建設亟待加強。檔案管理工作不僅是一項政策性工作，還是一項業務性、專業性和技術性較強的工作，需要檔案管理人員具備較高的專業素養。在具體工作中，有的檔案管理人員身兼數職，承擔大量事務性工作，對檔案管理投入精力有限，影響了檔案管理高效高質地開展，甚至個別工作人員存在被動應付現象。有的單位檔案管理人員工作崗位變動頻繁，對檔案管理工作不關心、不重視，影響了檔案管理的持續性和連續性。有的檔案管理人員業務能力不強，在歸檔整理、分類保存和妥善保管等工作中不到位，特別是存在不按時立卷歸檔、不及時將檔案資料放置到檔案室保存等問題，影響了檔案管理工作的有序開展。

二、提升機關檔案管理工作水平的對策措施

（一）加強檔案管理的組織領導和制度建設。隨著現代社會經濟發展，人們法制意識和檔案意識增強，對檔案查閱和利用觀念不斷改善，加強檔案管理工作，將為人們查閱和利用提供便利。因此，要嚴格按照《檔案法》《檔案法實施辦法》等有關規定要求，加強對檔案管理工作的重視程度和宣傳力度，完善組織領導體系，強化經費和人員保障，引導全體工作人員樹立歸檔意識，健全檔案管理工作體系。同時，要根據機關工作特點和實際，健全完善檔案資料收集、整理、歸檔、保存、查閱、使用等一系列制度規范，明確檔案管理的各類工作流程，確定好檔案資料歸檔范圍、保管期限、分類標準、安全防護等標準，實現依法治檔，探索開展目標化檔案管理模式，提升檔案管理水平。要強化工作考核，倒逼工作人員按照規范標準和程序開展立案歸檔和目錄匯編等工作，提升檔案管理工作效率。

（二）提升檔案利用水平。要強化工作人員檔案利用意識，在按照有關規定依法進行政務信息公開的基礎上，最大限度地公開各類不涉密信息，鼓勵和引導社會公眾和工作人員查詢和使用有關資料。要在檔案管理中注意做好各類資料的編研工作，注意整合和挖掘檔案中的有用信息和資料，匯編成高質量、有價值的檔案合集，為業務科室、工作人員和社會公眾提供信息參考。為提升利用水平，要做好立卷、組卷等檔案分類匯編基礎性工作，明確不同檔案資料的序號、保存期限等，為后期查閱使用提供便利。

（三）注重檔案信息化建設。檔案資料紛繁復雜，要借助信息網絡技術的應用優勢，結合機關電子政務、自動化辦公系統建設，強化信息化檔案管理平臺建設，明確電子檔案建設標準和安全規范，實現重點檔案資料的電子檔案和紙質檔案同步歸檔管理，通過信息化手段實現檔案自動收集、歸檔、編纂、保存、統計和使用。同時，要注意檔案管理的安全性，實現雙套備份等制度，防止檔案資料的流失。

（四）強化檔案基礎設施投入力度。各類檔案基礎設施是檔案管理的基礎，檔案設施優劣直接影響檔案保存的壽命和管理質量。要按照《檔案法》有關標準和要求，建設合格的檔案室，配套完善檔案保存設施，并按照檔案管理“八防”要求持續改善檔案保管條件，改善檔案保存場所臟亂差等問題，打造統一有序、整齊規范的檔案管理場所。

（五）打造高素質的檔案管理隊伍。要實現檔案管理工作專人負責制，落實崗位工作要求，并建立完善的崗位工作交接班制度，保證檔案管理崗位的穩定性，實現崗位變動的有序銜接。要加強檔案管理人員的業務培訓，綜合采取講座、外出參觀、定期脫崗培訓等方式，使工作人員及時掌握新理念、新技術、新手段，提升工作人員的專業素養。

三、結論

綜上所述，機關檔案管理工作是機關工作的重要組成部分，對各項公務活動開展具有重要意義，并能為公眾查閱有關信息提供服務。但是，當前檔案管理工作中存在一些制約因素，要針對這些問題采取有效措施予以改進提升，推動機關檔案管理工作更加高質高效的開展。