以數據為抓手創新辦公室管理工作

文/中國民用航空飛行校驗中心 孟憲嶺

以數據為抓手創新辦公室管理工作

文/中國民用航空飛行校驗中心 孟憲嶺

本文論述了辦公室業務數據的價值，有效采集和數據分析方法及工具，通過數據處理更好地提升辦公室工作整體水平。

辦公室業務；數據處理；分析方法

數據是一種工具，也是一種思維。一個單位的辦公室工作平日產生的業務數據可能算不上大數據，但借鑒數據思維解析辦公室管理狀況，借用數據工具創新辦公室管理方式，可以更深入地認識、耙梳各崗位工作，更全面地掌握、審視整體工作，更準確地發掘存在問題與不足，更清楚地把控方向和重點，更好地提升各項工作的關聯性和協同力，實現辦公室管理工作的精細化和科學化。

一、重視辦公室業務數據的價值

從應用角度看，無論數據大小，只要把它用好了就會產生價值，就能顯示意義。辦公室工作由于其自身的特點，數據往往不被重視。辦公室工作從內容上講，一般包含文件處理、材料起草、信息管理、會議組織、印章管理、檔案管理、機要保密、督查督辦、調查研究、行政管理、政府采購、合同管理、外事管理、證照管理、安全保衛、車輛管理、辦公家具和設備管理等，總體呈現項目多、數量大、時限短、瑣碎、繁雜、分散等，工作數據往往較為零星、散亂、即時、細微，容易被忽視，其價值往往被掩蓋或隱藏，不易聚集和融合，形不成體量可觀的數據庫和有機的數據體系。數據的價值在于所承載的信息，前提是這些數據需要積累一定時間，堆積成一定體積，形成一定對比坐標系，通過一些模型關聯成為有效的數據資源，才能從中發掘信息所蘊藏的價值。因此，辦公室管理者和工作人員要養成重視數據的意識和利用數據的習慣，把平日所產生的數據視為一種資源，加以開發可以生產出新的工作推動力，或視為一種手段，加以應用可以更好地抓住工作重點和熱點，或視為一把尺子，加以標量可以更好地發現工作中的差距和不足，或視為一張圖表，加以比對和綜合可以更好明確各項工作、各個崗位之間的橫向聯系。養成重視數據的觀念和珍惜數據的意識，是做好辦公室數據管理工作的前提。

二、做好辦公室業務數據的有效收集

大數據來自于小數據的日積月累，收集和積累數據是進行數據管理的第一步。辦公室對數據進行有效收集，要結合具體工作特點，做好以下幾點：

一是明確數據收集的目的。收集的數據用來發現什么問題，解決什么困難，弄清什么情狀，掌握什么概況，摸清什么底數，實現什么目標，要在一開始就明確下來，把它作為下一步深入開展數據管理的指導思想。

二是明確數據收集的原則。收集原則決定數據質量，一定程度上堅持什么樣的收集原則就會形成什么樣的數據庫。首先數據要真實，這是先決條件，如果不真實再大的數據只會更嚴重地誤導工作，扭曲真相，致使工作走歪跑偏。其次數據要準確，在真實的基礎上盡可能正確無誤、精準確鑿、不容置疑，增強數據分析和利用時的針對性、實用性與犀利度。其三數據要及時，隨時更新數據庫，增強數據的新鮮度和實效性，防止數據滯后和陳舊，為數據的有效、及時分析與利用奠定基礎。其四數據要全面，并盡可能達到全體全部，集合該崗位該專業該領域的所有關鍵數據，提升數據資源的含金量和豐富度，為多角度多層次開發和重復往返利用奠定基礎。

三是明確數據收集的口徑。收集的口徑取決于所要解決的問題類別。因此，收集口徑的大小多少要根據辦公室實際工作需要，做好四點：首先是縱向數據的自然積累。通過數據弄清辦公室和各專業工作的歷史和現狀，并預測未來的基本走向和發展趨勢。其次是橫向數據的主動搜集。通過與辦公室相關崗位、專業和領域的數據搜索和比對，在本系統甚至更大范圍內明確自身定位。其三是內向數據口徑的多樣化。這是小數據的基本來源，也是大數據誕生的根基。辦公室本部門各崗位，本崗位各條目，本條目各角度，本角度各時期，都有數據收集的價值和意義，因其細微、精小、扎實，反而更能發揮直接、迅速的指導和改進作用。其四是外向數據口徑的可比度。有對比才有定位，外部數據紛雜混亂，只有找到與本部門和本崗位工作有關的有效和關鍵數據，才能有對比的可能性，才能通過對比更好地反觀自身。

四是注意數據收集的方法。辦公室工作內涵多、邊際廣、時效強，數據的碎片化、零散性特征明顯。要及時、有效收集各類數據，首先要隨時記錄，對于那些沒有業務憑證或文本記錄的重要業務數據及時積累，積少成多，聚沙成塔。其次要定期匯總，對通過辦公自動化、業務憑證、審批單據等形式辦理的工作事項，進行每周、每月、每季度、每半年等定時性、階段性匯總統計，及時形成一個相對完整的數據節，為長期數據鏈的構建編好每一環。其三要專項挖掘，把某一項工作如公文、材料、檔案、合同，自業務開展以來所形成的重要歷史記錄，從始自終，打通挖透，建成該領域的完全數據庫，以備后續深層次利用。其四是全面摸底，把辦公室或某一崗位如文書、秘書、行政管理、外事，自部門或崗位設立以來所形成的各項關鍵數據，以某一時期為界進行全面整理統計，形成該時期辦公室整體或部分工作的全面數據，反映出其整體面貌。無論哪種方法，收集匯總時都要根據該項工作中的實際情況，注意用好紙筆、自動化系統、統計軟件和專業數據管理軟件等工具。

三、掌握四種有效的辦公室業務數據分析方法和工具

業務數據收集積累后，如何分析和利用是關鍵。根據數據分析目的，辦公室日常工作基本不需要太復雜的數據運算和模型構建，一些常用的數據分析方法和圖表工具即可滿足需要。

一是因素分析法。主要用來分析一個統計口徑下主要包含哪些因素，各自數量是多少，每一數值與總量的占比是多少，排名如何，其對應的圖表工具主要是餅狀圖和環狀圖。如公文處理數據分析，使用因素分析法，可以很簡便直接地統計出一個年度內處理了多少公文，上行文、平行文和下行文各自多少，各種類型公文占全體公文的比例是多少。

二是比較分析法。主要用來分析兩種或更多同性質數據的具體變化、相互關系、各自價值以及發展趨勢，其對應的圖表工具主要是柱狀圖、條狀圖和散點圖。如會議組織數據分析，使用比較分析法，可以很好地統計出前后兩個年度每月組織會議數量的多少，兩個年度每月會議數量的增減情況，并根據前后兩年同期會議的增減差異性或一致性，找出一定的工作規律。

三是趨勢分析法。主要用來分析一段時期內數據的增減強弱趨勢，可以顯示時間間隔大小相同情況下事件的發展演變趨勢，其對應的圖表工具主要是折線圖和甘特圖。如檔案管理數據分析，可以每月、每季度、每年度為時間間隔，以檔案收存數量、檔案利用數量、傳統檔案與電子檔案生產數量等為參數，通過趨勢分析法，可以很好地掌握一個時間段內檔案處理的綜合情況，并預測今后的走向。通過甘特圖，還可以掌握不同種類檔案管理工作項目間的處理順序和持續時間，從而更好地采取措施加以改進。

四是關鍵分析法。主要是用來分析和查找某項業務或工作中的關鍵點、主要影響因素、優勢或短板，從而找出今后的改進方向、著力點和針對性措施，其對應的主要圖表工具是雷達圖和帕累托圖，前者便于找出諸影響因素中的高點和低點，明確優勢和短板；后者是按照關鍵20%的因素發揮80%影響的原理，確定影響事物的關鍵因素是什么。如行政管理數據分析，可以行政監督檢查中的員工著裝、工牌佩戴、考勤管理、秩序遵守、環境維護等因素為參數，通過使用帕累托圖進行參數數據對比，找出累計數量和比例達到80%的前幾項因素，從而確定行政檢查工作中的難點和重點。或者通過雷達圖對這些參數進行對比，反映出各個參數相對中心點和其它參數點的變化情況，對這些指標進行全面分析，一目了然地發現各項指標變動情況和好壞趨向，明確今后著力點。

四、通過數據處理更好地提升辦公室工作整體水平

在實際數據處理過程中，通過對辦公室業務數據的全體性、關鍵性、精確性、相關性以及綜合性分析和挖掘，可以迅速找到工作的運行模型和變化趨勢，在各條目各崗位局部化的信息中發現部門條塊和整體工作的走向，在看似雜亂無章的關系中找到改善工作的方法，并為辦公室工作決策提供信息和知識支持，有效提高決策質量。

一是通過全體性數據分析，宏觀把握辦公室整體工作。對辦公室而言，要想充分利用數據，統計出每一崗位主要工作條目的全體歷史和當前業務數據應該不難。全體數據可以帶給辦公室管理者或崗位員工視角上的宏觀與高遠，使之可以站到更高一級，全貌性看待本部門工作，處理本崗位工作，處理好藏匿在整體中的工作細節，從而使辦公室業務數據的分析發掘過程成為工作概況和全貌的掌握過程，整體性問題的發現和審視過程，進而更好地解決只知一域希圖解決全局的難題，有效減少“坐井觀天”和“一葉障目”的現象。

二是通過精確性數據分析，微觀聚焦辦公室具體工作。辦公室業務數據，在保證數量的同時，精確度是生命。只有精確，分析和利用的結果才能有意義。大數據可以容許混雜，但辦公室業務數據還沒有達到如此體量，因此統計時的精確度和確定性是關鍵。首先是各崗位具體工作項目統計口徑和標準要統一，不至于數據摻雜、序列混亂。其次是原始采集數據要精確，業務辦理和事件發生數量準確無誤。其三是數據分析利用時運算和比對要精確，結果經得起核對和審查。通過精確數據，辦公室管理者和崗位執行者可以發現工作中的優勢和不足，明確改進措施和重心，掌握工作忙閑節奏，提前制定好工作計劃。

三是通過相關性數據分析，統籌銜接好辦公室條塊工作。

辦公室業務數據一旦形成一定規模，對它們就可以進行綜合性分類、搜索、比較、分析、歸納。數據處理的結果，往往超出傳統的線性思維、因果關系、邏輯推理得出的結果，發現一些平行工作條目、并行工作崗位間的相關性，甚至是較高的關聯度。如秘書工作崗位包含的會議組織、材料起草、新聞信息等工作條目，單看每一事項數據，只能發現出數量增減和工作強度，相互比較會發現三者之間關聯度較高，會議數量高了一般需要起草的會議材料也會增多，基于會議和講話的外部新聞發布和內部工作信息編發也會增多，正相關性高。再如辦公室信訪管理、行政管理與安全保衛三個崗位之間，各崗位內部數據分析也只能觀照自身，相互對比和勾連會發現三者之間的關系很密切，每一個崗位的相關工作都有可能成為其他崗位工作變動的影響因素。通過數據的相關性分析，可以讓崗位工作者更清楚地梳理出自己職責范圍內各項工作內涵的橫向關系，讓辦公室部門管理者可以更全面深入地掌握各崗位間的工作聯系，便于在制定和調整不同崗位職責時明確相關工作間的對接和呼應，并可以根據實際工作需要及時合理調整職責內涵或調配人員，甚至是當工作量突破一定容限時，合并相似性和關聯度最高的工作職責成立新的崗位，從而避免辦公室分散崗位間“瞎子摸象”和“城門失火，殃及池魚”等問題，在深入關聯中更好地把握辦公室工作規律。

四是通過綜合性數據分析，提升辦公室工作決策的實效性。無論是辦公室部門整體管理，還是具體崗位業務執行，正確決策是做好工作的前提，而正確決策又來源于對數據所承載信息的加工、解讀和轉換，從而形成科學的決策知識。因此，只有把握好辦公室業務數據時間上的及時性和可追溯性，內容上的真實性和準確性，范圍上的全面性以及邊際上的可關聯性，朝向一個目標，繞一個主題，選擇好有效的分析工具和合適的認知模型，才能很好地對業務數據進行科學、有效管理，才能得到完備、準確、及時性的決策信息，全面了解辦公室工作的運動狀態及其崗位間、內涵間的內在聯系，從而實現對辦公室部門工作和具體業務的準確把握，實現辦公室決策的科學化，科學決策的具體化，進而推動管理方式方法甚至管理理念的創新。有效的數據管理將會很好地增強辦公室管理的敏銳性和洞察力，提升決策上“一葉知秋”的能力，從而整體提升辦公室決策的科學性、針對性和實效性。