提高事業單位檔案資料管理的具體途徑及方法探析

文/福建省邵武市園林管理處 王莉

提高事業單位檔案資料管理的具體途徑及方法探析

文/福建省邵武市園林管理處 王莉

隨著機構改革的不斷深入，事業單位的建制、職能和人員分流、業務開展等方面發生了很大變化，在許多遺留問題的處理上，由于資料不全，依據不足，理由不充分等原因，導致問題遲遲得不到解決，引發了不少社會不穩定因素的產生。因此，加強事業單位的檔案資料管理越來越重要，本文通過探討研究事業單位檔案資料的管理方法，深刻闡述了事業單位檔案資料管理的重要性。

事業單位；檔案資料；管理方法

目前，絕大多數事業單位屬于非盈利的社會組織和相關機構，在增進社會福利，不斷滿足人民群眾的科教文化需求方面，發揮了積極的作用，其檔案資料有很強的參考、借鑒和教化功能，利用價值很大；因此，事業單位要按標準化、規范化和現代化的要求水平，建成高標準的檔案館（室），完善相關的管理制度，配備專門的工作人員，全面提高檔案資料的管理和利用水平，有利于改革、發展和穩定。

一、檔案管理的意義

在改革開放的過程中，有的單位成建制轉為經濟實體，有的掛靠行政部門，檔案丟失相當嚴重。現存的事業單位，由于辦公條件的限制，大多沒有像樣的檔案室，日常工作記錄和業務開展情況的資料，沒有統一的歸檔整理，都是存放在各個職能科室或者辦公室，檔案資料非常零散。隨著社會的發展和各種信息資料編篡的需要，檔案資料管理部門一方面著手對有檔案室的單位進行檔案升級；另一方面側重對各個事業單位分散的檔案資料的收集、歸類，對事業單位檔案資料的規范化整理有了很大的促進。檔案就是事業單位的歷史和縮影，在計算機和多媒體技術應用十分廣泛的今天，檔案資料不再僅僅是文字記錄了，攝影、錄像、光盤等等，檔案資料的多元化存儲方式和數據化采集手段，更加拉近了資料與現實的真實距離；事業單位有效做好檔案資料的多方位采集和規范化存儲，對今后事業單位的發展有很好的傳承和借鑒作用，尤其是重大事件的還原，往往幫助人們客觀公正地總結經驗教訓，對有利于指導今后工作的順利開展，甚至有非常有力的促進作用，所以，事業單位要高度重視，檔案資料的歸類整理，盡全力做好檔案資料的開發利用工作。

二、 創新檔案管理的措施和做法

事業單位要真正做好檔案資料的歸類整理，就是要把資料管理工作擺在重要的議事日程，建設高標準的檔案室，配備計算機等多媒體資料采集工具，聘請專門的專業人員，完善檔案資料管理措施，不斷開發檔案資料的利用價值。具體措施如下：

（一）強化培訓，提高檔案資料管理人員的業務素質和敬業精神。事業單位檔案資料的歸類整理，不是簡單的資料堆砌和封存，主要在于資料歸類和開發利用，對歷史資料、現存資料，專題資料分卷整理；這就需要事業單位聘請檔案管理專業人員對本單位的檔案管理員進行以工代訓式的素質教育，結合本單位的檔案資料的歸類整理，在實踐中提高業務水平。有條件的單位，還可以委托高等院校或高級檔案館，對單位的檔案管理員定期進行培訓。另外，增加投入，引進高科技檔案資料的信息采集、存儲設備，并對高新技術設備的應用進行培訓，不斷增強工作人員的操作技能，創新工作理念，刷新檔案整理水平。

（二）嚴格責任落實，確保管理到位。參照《中華人民共和國檔案法》和相關的檔案管理制度，對檔案資料的采集、歸類整理、保管和開發利用等環節，制定切實可行的檔案資料管理制度，對單位各個職能科室的檔案資料的定期上交，辦公室的歸類整理，檔案館（室）的收存、開發利用服務等分工負責，卡死責任，把管理網格化，責任落實到人頭；科學地設置相關權限，明確工作內容，把涉及本單位的所有資料，包括工作開展、人員流動、制度更新、重大事件等等，分長久、臨時和專業等板塊，實施檔案資料的精細化管理。規范檔案資料的收集、歸類和利用程序。嚴格保密措施和借閱手續，切實做好檔案館（室）的防火、防蟲和防潮，防止紙質資料的霉變和數據光盤的報廢。

（三）檔案資料管理的信息化。全球經濟一體化發展和互聯網技術的廣泛應用，對事業單位的檔案管理提出了更高的要求，利用多媒體技術采集的影視數據檔案資料，有效解決了紙質文字資料表達不精確的問題，因此，事業單位要做好新時期的檔案資料管理工作，一是加大投入，購置電腦、刻錄機、錄像機等相關信息化工具設備。二是強化檔案管理人員的培訓。一方面開展同級單位的檔案管理交流學習，取長補短，不斷提高檔案管理的理論業務水平；另一方面聘請檔案管理的專家學者蒞臨指導工作，使檔案管理工作上檔次、更精準。三是樹立檔案管理與時俱進的思想理念，不斷創新檔案資料的管理模式。四是完善服務措施，提高檔案資料的開發利用水平。

三、結語

總之，檔案管理在許多事業單位是未引起重視的重要工作，設施簡陋、工具落后、人員素質低是常見的現象，這對事業單位檔案資料開發應用的客觀需要是很不和諧的，因此，各個事業單位要根據自身的實際情況，創造條件，積極搞好檔案資料的管理工作，不斷提高服務意識，使檔案資料的開發利用達到歷史新高度。

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