淺析以用戶為中心的企業檔案開發與利用

文/廣西中煙工業有限責任公司 鐘穎

淺析以用戶為中心的企業檔案開發與利用

文/廣西中煙工業有限責任公司 鐘穎

移動互聯網時代背景下，如何開展以用戶為中心的檔案開發利用，理應成為所有傳統企業檔案工作者面臨轉變且需著手解決的問題，通過分析檔案用戶與企業檔案開發與利用的關系，提出以用戶為中心的檔案開發與利用模式，提高檔案的利用效率，增強檔案的存在價值，更好地為企業發展服務。

企業檔案；用戶：檔案開發與利用

隨著寬帶無線接入技術和移動終端技術的飛速發展，人們迫切希望能夠隨時隨地乃至在移動過程中都能方便地從互聯網獲取信息和服務，移動互聯網應運而生并迅猛發展，掀起全球信息互聯共享的浪潮，在這個由無數人組成的信息互聯網中，所有用戶不但是信息的接受者同時也是信息的主體，對于檔案行業來說，檔案的本質即信息，作為信息的重要組成部分，信息用戶雙重身份的轉變對檔案開發利用既是挑戰亦是機遇。在具有用戶體驗至上鮮明特點的移動互聯網時代背景下，如何開展以用戶為中心的檔案開發利用，理應成為所有傳統企業檔案工作者面臨轉變且需著手解決的問題。

一、新時期檔案用戶與企業檔案開發利用的關系

企業檔案的開發利用工作是以檔案信息資源為前提，以利用者（用戶）為服務對象，以滿足利用者即用戶需求為目的，通過多種途徑、形式、渠道和方法開發、傳遞檔案信息，實現檔案價值的過程。檔案工作的目的是向用戶提供利用，檔案只有利用了才能使其具有價值和意義。用戶是檔案資源及其服務的使用者。用戶作為檔案信息開發利用的對象始終處于中心位置，作為檔案信息資源開發利用的主體，檔案用戶的基本情況和需求不僅決定了檔案信息資源開發的方式和提供利用服務的內容，同時決定了檔案信息開發利用的機制和模式。

（一）檔案用戶類型分析。不同的用戶對檔案信息的需求不同，需要開發的檔案信息類型、開發及傳播的方法也會有區別，因此檔案部門必須對其利用者即檔案用戶進行研究分析，從而有目的、有針對性地開發檔案信息資源，真正體現“以人為本”的檔案信息資源開發利用理念。

1.按用戶來源劃分。在企業檔案利用服務工作中，主要面對的用戶從來源上劃分主要有三類：一是企業外部社會人員，二是企業內部在職員工，三是企業離退休員工，四是企業離職員工。

2.按用戶工作性質分類。在企業檔案利用者中，按其工作所屬范圍性質為分為四大類：產品研發類用戶、企業管理類用戶、財會審計類用戶、生產技術類用戶。

3.按用戶需求意愿分類。用戶對檔案信息對需求意愿通常會明確表達出來，但有時部分用戶由于各種主觀或客觀因素，對檔案利用的愿望沒有明確表達出來，根據這兩種情況可將檔案用戶分為兩大類：一是正式用戶，二是潛在用戶。正式用戶是企業檔案開發利用的中心與重點，而同時檔案管理人員也要關注并適時地引導潛在用戶，將他們轉化為檔案利用的正式用戶。

4.按用戶的利用能力分類。不同的用戶利用獲取檔案信息資源的能力各有不同。在各類企業員工中，有一些員工會積極主動利用各種技術手段方式通過各種渠道獲取檔案信息，而一些員工只限于自身崗位條件直接獲取檔案資料，還有部分員工甚至只能依靠檔案管理者間接的獲取自己所需的檔案信息，根據這些情況可將企業檔案用戶分為三大類：初級用戶、中級用戶、高級用戶。企業檔案管理者應針對不同級別的用戶有計劃地定期給予相應的業務指導和檔案知識培訓。

5.按用戶利用方式分類。企業檔案信息用戶利用方式主要有四大類：查閱、復印、借出、咨詢。相應的用戶可分為：查閱用戶、復印用戶、借閱用戶和咨詢用戶。

（二）檔案用戶需求分析。檔案利用者不同的身份、不同的工作性質、不同的知識背景都必然導致對檔案信息資源需求的不同。企業檔案信息資源是企業生產經營活動過程中形成的原始記錄，利用者來源廣泛且自身的差異性決定了對檔案信息資源產生不同的利用需求。概括而言，企業檔案用戶的檔案信息需求可從以下三個層面分析：

1.從需求內容層面分析。用戶對檔案利用的內容主要集中在人事變動文件、技改項目文件、財務憑證、機構改革變更文件、國有資產權證。

2.從需求時效層面分析。在現今移動互聯網高速發展的時代，用戶希望能夠隨時隨地利用信息分享信息，其利用檔案需求在時效上主要體現為便捷、省時、系統人性化。

3.從需求方式層面分析。隨著大數據時代的信息互聯共享，更多的用戶在利用檔案信息資源時有檔案信息專題性、系統性、個性化的要求。

二、以用戶為中心的檔案開發與利用模式

為用戶著想，積極提供檔案服務和檔案編研成果服務，是檔案開發利用的出發點和著眼點。

（一）圍繞用戶需求，立足現實放眼未來拓展檔案資源開發模式。具體如下：

1.企業內部檔案系統和各企業各業務系統及互聯網利用的相互集成。整合企業內部各種業務系統如：ERP、OA、財務等等集成互聯網信息資源，采購同行業先進專題數據庫，做到檔案信息系統涵蓋企業全部業務系統信息數據，讓用戶僅需登錄檔案信息系統就能實現企業內部信息一網打盡。

2.文檔一體化，圖檔一體化。將檔案管理系統集成到OA業務系統中，文件從起草、審核到流轉結束，應當以歸檔到檔案系統作為文件流轉節點結束的標志，從而實現OA文件流轉與檔案管理系統的無縫集成。將企業的圖書、情報及檔案三大資源協調統一起來，搭建一個有機整體，以互相配合、相互補充為目的，以數字化資源共建為突破口建立文獻資源共享平臺，實現標準化和共享化的圖檔信息資源高效整合模式。

3.從精從專開展檔案編研工作。迎合不同性質用戶以及用戶的不同需求深入開展專題性資料編研，

同時結合企業工作重點、難點、熱點及企業發展規劃，開展檔案信息的深度加工和專題編研工作，形成一批實用性強的、有行業特色的更全面更準確更專業的編研成果，從而提高檔案信息供給能力，豐富企業檔案資源。

4.檔案信息資源互動及反饋制度。企業年度文件歸檔整理完成后，檔案館（室）可以將企業的管理、生產科研及產品銷售等相關等檔案目錄主動印發給有關等領導、業務部門，一方面使這些用戶能夠及時地了解可利用的檔案信息狀況，同時也向業務部門征求檔案資料收集是否齊全等方面的意見建議，并將這種信息互動及反饋形成制度，營造企業內部檔案收集利用的良好氛圍，從而保證資料收集的全面性，豐富檔案資源建設。

5.完善館藏檔案數字化工作同時開展數據化深加工。本著“存量數字化，增量電子化”原則全面完善館藏數字化加強歷史數據的積累存貯，在這樣的基礎上對檔案數據開展深加工，對一手數據進行深入分析研究、分類加工，建立技術專利數據庫、科技論文數據庫、項目建設案例數據庫等各種類型的直接服務企業用戶的專題數據庫、知識庫。

（二）創新用戶體驗至上信息互聯互通的檔案利用模式。

可分為4個方面：

1.優化檔案信息管理系統整體性能。檔案信息管理系統作為用戶利用檔案資料的一個重要平臺，應當提供給用戶一個方便登錄、操作簡便、性能優越、響應快速的電子信息集成系統。優化檔案管理系統可以從三個定期入手：一是根據檔案管理者使用經驗反饋，定期對系統內部操作流程進行改進優化。二是定期對系統服務器進行及時地升級，從而保證隨著系統錄入檔案資料的不斷增加而不會影響整個系統的運行速度。三是定期與系統利用者檔案用戶進行交流獲取用戶使用心得，分析用戶使用行為數據了解用戶操作習慣，進而改善系統操作界面以及優化功能模塊。

2.運用先進搜索技術，提高利用效率。檔案利用效率是用戶體驗中一個很關鍵的指標，直接決定用戶的留存率以及用戶的滿意度和忠誠度，在檔案利用過程中的搜索技術包含兩方面：一方面是在查詢實體檔案過程的快速搜索。另一方面是在檔案信息管理系統里查找電子檔案的搜索引擎技術。在實體檔案的查找中可以通過對每份檔案文件采用二維碼技術而實現檔案對快速查找，給每份歸檔文件形成相應的二維碼，通過機器掃描二維碼即可迅速定位文件的位置及相關內容摘要；而提高檔案信息管理系統的搜索技術方面，則可從引入全文檢索技術、智能搜索以及移動搜索等技術強大系統搜索引擎的功能。

3.在企業產品銷售、技術研發、新產品研制方面開創檔案利用新局面。產品銷售、技術研發、新產品研制是企業各項工作中極為重要的三個方面，相關這三方面工作的檔案利用者也是企業檔案的重要用戶，對于產品銷售要圍繞產品投放市場初期、高峰期及后期三個階段，分別做好相關檔案資料的匯編及信息反饋；對于技術研發、新產品研制方面，檔案館（室）則應當經常收集與本企業產品技術相關的國內外先進發展動態和趨勢，將這些最新的科技、產品信息及時傳送到技術、產品研發部門，同時要緊跟產品研制過程，做好新產品開發各階段的資料收集工作并形成翔實的匯編文件，為下一步產品的改造技術研發者提供史實依據。

4.企業檔案展覽工作的開展。檔案館（室）可以按照一定的主題，開展長期或短期檔案展覽，以展出檔案原件或復制品的方式，系統地揭示和介紹檔案館（室）藏中有關檔案的內容，這樣用戶就可以從中獲得較為集中系統的檔案信息內容與線索，甚至發現從未見過的，難得的珍貴史料信息，經過精心挑選和組織展出的有代表性的、典型的檔案信息材料，能給參觀者留下深刻印象，起到生動的檔案教育作用，同時也宣傳企業檔案工作的重要性與必要性。

三、結語

勿忘初心，方得始終。新時期，在信息互聯互通的大數據時代背景下，檔案工作面臨著轉型、創新、提質增效，發揮檔案的效用、實現檔案的價值始終是我們的工作目標，開發利用，做好服務始終是開展檔案工作的“初心”，而時刻為用戶著想，提供最優質的檔案服務，才能真正彰顯檔案工作的價值。

[1]周建軍.顯性知識服務:檔案管理的有為之路[J].檔案學通訊,2015(01):51-54.

[2]張宏.互聯網和移動互聯網給企業檔案信息化帶來的新思考[J].蘭臺世界,2015(S2):76-77.

[3]劉耿生.檔案開發與利用教程(第2版)[M].北京:中國人民大學出版社,2010.