山東省檔案網站信息公開情況調查分析
——以煙臺檔案網為例

文/煙臺市體育運動學校 劉麗麗

山東省檔案網站信息公開情況調查分析
——以煙臺檔案網為例

文/煙臺市體育運動學校 劉麗麗

檔案網站信息公開逐漸成為保障公眾對政務信息知情權、監(jiān)督權的有效途徑。通過對山東省17地市特別是煙臺檔案網建設情況的研究發(fā)現，檔案部門存在對信息公開工作重視不夠、更新不及時、站內檢索功能良莠不齊等問題，并提出有效解決辦法。

檔案網站；信息公開；煙臺檔案網

山東省是我國東部沿海較發(fā)達省份，但全省17個地市的檔案網站信息公開工作參差不齊，給公眾查詢檔案資料、了解政務信息帶來諸多不便。

一、檔案信息公開的必要性

有效利用各種平臺實現檔案信息公開，是公眾實現知情權、監(jiān)督權、參與權，通過查詢、閱覽、下載等多種方式依法掌握利用政務信息的有效途徑，是我國檔案事業(yè)的發(fā)展和政府職能轉變的重要渠道。目前檔案信息公開方式主要有數字檔案館、檔案網站、微博微信平臺等。檔案網站建設作為檔案信息化的重要組成部分，是檔案部門應用網絡技術加強檔案信息資源開發(fā)、拓展局（館）服務功能的新興渠道，是檔案部門展示自身形象和為用戶服務的主要平臺。檔案網站信息公開的主要途徑是提供檢索服務、實現目錄或全文查詢，從而方便用戶快速地查找信息。

二、山東省17地市檔案網站信息公開概況

截至2016年5月，17個地市都按要求建立了檔案信息公開網站，除淄博市以數字檔案館的形式呈現外，其他地市均以檔案信息網或檔案網的形式呈現。各地市對檔案信息公開工作重視程度和網站維護力度良莠不齊。濟南、青島、煙臺、菏澤、濰坊、濱州6個地市較好地做到了及時維護網站、及時公開檔案信息和黨務政務信息，其他地市不注重系統維護和信息更新，有的只更新到今年3月份。檔案網站站內搜索功能只有青島煙臺二市設置較為細致，其余地市有的沒有站內搜索，有的搜索功能過于簡單或搜索不到想要了解的內容。17地市中僅青島、東營擁有視頻資料展示區(qū)，其他地市均以文字、圖片形式反映檔案信息，形式陳舊單調。另外，僅青島和濰坊二市設置政務公開信息下載功能，其他地市只有瀏覽功能。

三、煙臺檔案網信息公開分析

煙臺檔案網比較重視信息公開工作并能及時更新。網站導航設局館概況、館藏介紹、檔案法規(guī)、檔案珍品、檔案報刊等12個模塊，并設有便于公眾及時了解政務動態(tài)的圖片新聞、工作動態(tài)模塊。站內檢索功能多樣化，設立開放檔案查詢、現行文件查詢、政府公報查詢、查檔預約受理情況查詢4個板塊，便于公眾有針對性的、直接進行查詢。可實現對館藏檔案186691卷、49488件、資料30776冊的目錄查詢，功能清晰明確、直截了當。公眾可查詢目錄位置后再查詢具體檔案信息，大大縮短查詢時間，提高了查詢效率。

煙臺檔案網和其他地市一樣，存在一些共性問題。第一，網站工作動態(tài)更新多，檔案資料更新少。現行文件、檔案報刊等板塊內容匱乏，難以滿足公眾的詳細查檔需求。第二，網站維護方面存在缺陷，檔案法規(guī)、檔案研究等板塊出現網頁無法顯示的錯誤提示。不僅給公眾查檔帶來困擾，也影響了煙臺檔案網甚至煙臺市檔案局的形象。第三，網頁美工粗糙，字體選擇、排版等方面沒有精益求精，整體雜亂不清、拖泥帶水，需要進一步改進。

四、山東省檔案網站信息公開存在的問題與對策

（一）存在的問題。1.對檔案信息公開工作重視程度不夠。山東省檔案部門總體上對檔案信息公開工作重視程度不夠，檔案信息網站公開內容不盡人意，有的只是象征性地公開動態(tài)政務信息，并沒有真正發(fā)揮檔案信息公開網站的作用，也沒有廣泛公開有價值的檔案資料。2.檔案信息公開網站檢索功能良莠不齊。山東省仍有4個地市的檔案信息公開網沒有設置站內檢索，給公眾查詢信息帶來極大不便。大多數地市檢索功能過于簡單，無法完成龐大檔案資料的查詢檢索，甚至通過輸入關鍵詞，根本找不到想要查詢的內容。這從側面反映了山東省對檔案信息公開網站維護不力、更新不及時、網站開發(fā)人員水平有待提高等問題。

（二）應對策略。1.及時維護網站、更新內容。如果內容得不到及時更新，系統得不到及時維護，檔案信息公開網就成了擺設。檔案部門要加強《政府信息公開條例》的執(zhí)行力度，制定切實可行的管理制度，抽調專人負責，及時準確地補充網站信息、及時維護網站系統，有效保障公眾對政務信息的知情權、監(jiān)督權。2.強化以人為本服務理念，提供多元化高質量服務。檔案部門要進一步做好用戶需求調研工作，摸清用戶潛在查詢需求，并針對這些需求設計合理的檢索功能。同時對館藏資料進行電子目錄錄入，并配置檢索功能。設立檢索說明和檢索幫助，改善服務方式，加強與用戶的互動，最大限度發(fā)揮網站功能，方便用戶查詢。

合理、及時、準確地進行檔案信息公開，對推進政府信息化建設和民主建設有著非常重要的作用。山東省在檔案網站信息公開方面存在的不是根本性問題，只要檔案部門認真整改，一定可以做好信息公開工作，保障好公眾的知情權、監(jiān)督權、參與權，使檔案信息公開成為政府與公眾有效溝通的紐帶。

[1]陳曉暉,趙屹.我國檔案網站建設情況綜述[J].檔案學研究,2013(4).

[2]曾凡斌.我國檔案網站中信息公開服務現狀調查與分析[J].檔案與建設,2009(10).

[3]陳瑩.我國檔案網站信息公開現狀調查研究[D].黑龍江大學碩士研究生學位論文,2014.