河南省疾控系統(tǒng)檔案管理人員配置及制度落實(shí)情況比較

文/平頂山市疾病預(yù)防控制中心 王秀琴

河南省疾控系統(tǒng)檔案管理人員配置及制度落實(shí)情況比較

文/平頂山市疾病預(yù)防控制中心 王秀琴

市、縣（區(qū)）二級(jí)疾控中心是我國(guó)疾控系統(tǒng)的基層管理機(jī)構(gòu)，在檔案管理方面具有許多共性，但也存在一些不同的特點(diǎn)，存在差異。本文對(duì)河南省市、縣（區(qū)）二級(jí)疾控中心人員配置與制度落實(shí)情況進(jìn)行了比較，并對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題提出了相應(yīng)的對(duì)策。

河南省；疾病預(yù)防控制；人員配置與制度；檔案管理；調(diào)查；比較

疾病控制中心系統(tǒng)（簡(jiǎn)稱疾控系統(tǒng)）檔案管理工作是我國(guó)檔案事業(yè)的重要組成部分，其人員配置及制度落實(shí)情況對(duì)檔案工作的成效有十分重要的意義。我們對(duì)河南省疾控系統(tǒng)市、縣（區(qū)）二級(jí)疾控中心檔案管理人員配置及制度落實(shí)情況進(jìn)行了深入細(xì)致的調(diào)查研究，從中發(fā)現(xiàn)了普遍存在的問題，并對(duì)解決這些問題提出了相應(yīng)的對(duì)策，希望能對(duì)疾控系統(tǒng)檔案工作的提高有所借鑒。

一、基本情況

（一）接受檔案專業(yè)（繼續(xù)）教育培訓(xùn)情況。從市、縣（區(qū)）二級(jí)疾控中心人員的接受檔案專業(yè)（繼續(xù)）教育培訓(xùn)情況看，總體上接受過檔案專業(yè)（繼續(xù)）教育培訓(xùn)的有32人，占39.51%；沒有參加過檔案專業(yè)（繼續(xù)）教育培訓(xùn)的49人，占60.49%。其中：市級(jí)疾控機(jī)構(gòu)接受過檔案專業(yè)（繼續(xù)）教育培訓(xùn)的有10人，占66.67%；沒有參加過檔案專業(yè)（繼續(xù)）教育培訓(xùn)的5人，占33.33%。縣級(jí)疾控機(jī)構(gòu)接受過檔案專業(yè)（繼續(xù)）教育培訓(xùn)的有14人，占30.43%；沒有參加過檔案專業(yè)（繼續(xù)）教育培訓(xùn)的32人，占69.57%。區(qū)級(jí)疾控機(jī)構(gòu)接受過檔案專業(yè)（繼續(xù)）教育培訓(xùn)的有8人，占40%；沒有參加過檔案專業(yè)（繼續(xù)）教育培訓(xùn)的12人，占60%。

（二）專兼職情況。從市、縣（區(qū)）二級(jí)疾控中心人員的專兼職情況看，總體上專職有18人，占22.22%；兼職有39人，占48.15%；都不是24人，占29.63%。其中：市級(jí)疾控機(jī)構(gòu)專職有10人，占66.67%；兼職有5人，占33.33%。縣級(jí)疾控機(jī)構(gòu)專職有7人，占15.22%；兼職有23人，占50%；都不是16人，占34.78%。區(qū)級(jí)疾控機(jī)構(gòu)專職有1人，占5%；兼職有11人，占55%；都不是8人，占40%。

（三）統(tǒng)一管理情況。從市、縣（區(qū)）二級(jí)疾控中心人員的統(tǒng)一管理情況看，總體上實(shí)施統(tǒng)一管理的42人，占51.85%，沒有實(shí)施統(tǒng)一管理的37人，占45.68%，不清楚是否實(shí)施統(tǒng)一管理的2人，占2.47%。其中：市級(jí)疾控機(jī)構(gòu)實(shí)施統(tǒng)一管理的14人，占93.33%；沒有實(shí)施統(tǒng)一管理的1人，占6.67%；不清楚是否實(shí)施統(tǒng)一管理的0人，占0%。縣級(jí)疾控機(jī)構(gòu)實(shí)施統(tǒng)一管理的22人，占47.83%；沒有實(shí)施統(tǒng)一管理的24人，占52.17%；不清楚是否實(shí)施統(tǒng)一管理的0人，占0%。區(qū)級(jí)疾控機(jī)構(gòu)實(shí)施統(tǒng)一管理的6人，占30%；沒有實(shí)施統(tǒng)一管理的12人，占60%；不清楚是否實(shí)施統(tǒng)一管理的2人，占10%。

（四）歸檔制度落實(shí)情況。從市、縣（區(qū)）二級(jí)疾控中心人員的歸檔制度落實(shí)情況看，總體上建立并落實(shí)歸檔制度的有53 人，占65.43%；沒有建立并落實(shí)歸檔制度的有20 人，占24.69%；不清楚是否建立并落實(shí)歸檔制度的有8 人，占9.88%。其中：市級(jí)疾控機(jī)構(gòu)建立并落實(shí)歸檔制度的有15人，占100%；沒有建立并落實(shí)歸檔制度的有0人，占0%；不清楚是否建立并落實(shí)歸檔制度的有0人，占0%。縣級(jí)疾控機(jī)構(gòu)建立并落實(shí)歸檔制度的有28人，占60.87%；沒有建立并落實(shí)歸檔制度的有14人，占30.43%；不清楚是否建立并落實(shí)歸檔制度的有4人，占8.7%。區(qū)級(jí)疾控機(jī)構(gòu)專職建立并落實(shí)歸檔制度的有10人，占50%；沒有建立并落實(shí)歸檔制度的有6人，占30%；不清楚是否建立并落實(shí)歸檔制度的有4 人，占20%。

（五）綜合檔案室建立情況。從市、縣（區(qū)）二級(jí)疾控中心人員的綜合檔案室建立情況看，總體上建立綜合檔案室有49人，占60.49%；沒建立綜合檔案室有28人，占34.57%；不清楚是否建立綜合檔案室有4人，占4.94%。其中：市級(jí)疾控機(jī)構(gòu)建立綜合檔案室有15人，占100%；沒建立綜合檔案室有0人，占0%；不清楚是否建立綜合檔案室有0人，占0%。縣級(jí)疾控機(jī)構(gòu)建立綜合檔案室有27人，占58.7%；沒建立綜合檔案室有17人，占36.96%；不清楚是否建立綜合檔案室有2人，占4.35%。區(qū)級(jí)疾控機(jī)構(gòu)建立綜合檔案室有7人，占35%；沒建立綜合檔案室有11人，占55%；不清楚是否建立綜合檔案室有2人，占10%。

（六）室存檔案滿足日常利用情況。從市、縣（區(qū)）二級(jí)疾控中心人員的滿足日常利用情況看，總體上能夠滿足的有22人，占27.16%；基本能滿足的有42人，占51.85%；不能滿足的有17人，占20.99%。其中：市級(jí)疾控機(jī)構(gòu)能夠滿足的有8人，占53.33%；基本能滿足的有6人，占40%；不能滿足的有1人，占6.67%。縣級(jí)疾控機(jī)構(gòu)能夠滿足的有10人，占21.74%；基本能滿足的有25人，占54.35%；不能滿足的有11人，占23.91%。區(qū)級(jí)疾控機(jī)構(gòu)能夠滿足的有4人，占20%；基本能滿足的有11人，占55%；不能滿足的有5人，占25%。

二、可視化分析

為了使分析的結(jié)果生動(dòng)形象，便于理解，我們將基本情況數(shù)據(jù)進(jìn)行可視化分析。

（一）接受檔案專業(yè)（繼續(xù)）教育培訓(xùn)情況。從市、縣（區(qū)）二級(jí)疾控中心人員的接受檔案專業(yè)（繼續(xù)）教育培訓(xùn)情況看，總量上看，沒有接受過檔案專業(yè)繼續(xù)教育培訓(xùn)的占比數(shù)量高于接受過檔案專業(yè)繼續(xù)教育培訓(xùn)的占比。從各層級(jí)的占比情況看，市級(jí)總體上接受過檔案專業(yè)繼續(xù)教育培訓(xùn)的占比數(shù)量高于沒有接受過檔案專業(yè)繼續(xù)教育培訓(xùn)的占比，縣區(qū)則是沒有接受過檔案專業(yè)繼續(xù)教育培訓(xùn)的占比數(shù)量高于接受過檔案專業(yè)繼續(xù)教育培訓(xùn)的占比。在接受過培訓(xùn)的人員中，市級(jí)占比最高，區(qū)級(jí)次之，縣級(jí)最低。

（二）專兼職情況。從市、縣（區(qū)）二級(jí)疾控中心人員的專兼職崗位的設(shè)置情況看，總體上專職崗位設(shè)置的占比與機(jī)構(gòu)的層級(jí)成正比，層級(jí)越高專職崗位設(shè)置占比越大，層級(jí)越低專職崗位設(shè)置占比越小；兼職崗位設(shè)置占比與機(jī)構(gòu)層級(jí)成反比，層級(jí)越高兼職崗位設(shè)置占比越小，層級(jí)越低兼職崗位設(shè)置占比越大；縣區(qū)中還有相當(dāng)比例的實(shí)際工作者連兼職的崗位都沒有，且層級(jí)越低，這種沒有崗位的檔案工作者的占比數(shù)越大。簡(jiǎn)單地講，基層檔案工作者兼職情況普遍，并且未明確檔案工作職責(zé)的情況也比較普遍。基層機(jī)構(gòu)檔案工作實(shí)現(xiàn)專人管理還有很長(zhǎng)的路要走。

（三）統(tǒng)一管理情況。從市、縣（區(qū)）二級(jí)疾控中心人員的統(tǒng)一管理情況看，總體上統(tǒng)一管理情況市級(jí)機(jī)構(gòu)要好于縣、區(qū)機(jī)構(gòu)，縣級(jí)機(jī)構(gòu)又好于區(qū)級(jí)機(jī)構(gòu)。集中統(tǒng)一管理情況與機(jī)構(gòu)層級(jí)成正比，層級(jí)越高，集中統(tǒng)一管理的占比數(shù)越高；層級(jí)越低，集中統(tǒng)一管理的占比數(shù)越低。非集中統(tǒng)一管理的情況與機(jī)構(gòu)層級(jí)成反比，層級(jí)越高，非集中統(tǒng)一的占比較高；層級(jí)越低，非集中統(tǒng)一的占比越高。從絕對(duì)量上看，市級(jí)機(jī)構(gòu)的集中統(tǒng)一管理超過了90%，而縣級(jí)不到50%，區(qū)級(jí)只有30%，基層機(jī)構(gòu)的檔案集中統(tǒng)一管理情況不容樂觀。

（四）歸檔制度落實(shí)情況。從市、縣（區(qū)）二級(jí)疾控中心人員的歸檔制度落實(shí)情況看，總體上看，歸檔制度落實(shí)情況與機(jī)構(gòu)層級(jí)有直接關(guān)系，機(jī)構(gòu)歸檔率與機(jī)構(gòu)層次成正比，機(jī)構(gòu)層級(jí)高的歸納率高，機(jī)構(gòu)層級(jí)低的，歸檔率低；而機(jī)構(gòu)的不歸檔率與機(jī)構(gòu)層次成反比，機(jī)構(gòu)層級(jí)高的不歸納率低，機(jī)構(gòu)層級(jí)低的，不歸檔率高。從各層級(jí)看，只有市級(jí)機(jī)構(gòu)的歸檔率高于不歸檔率，縣及區(qū)級(jí)機(jī)構(gòu)的歸檔率均低于不歸檔率。同時(shí)在縣區(qū)機(jī)構(gòu)還有一部分人員不清楚自己所在機(jī)構(gòu)的檔案是否集中歸檔。集中歸檔管理僅在市級(jí)機(jī)構(gòu)得到了基本落實(shí)；縣級(jí)機(jī)構(gòu)的落實(shí)率只有30%強(qiáng)，多數(shù)機(jī)構(gòu)沒有實(shí)行集中歸檔管理；而區(qū)級(jí)機(jī)構(gòu)僅有10%，屬于基本上沒有集中歸檔管理。基層機(jī)構(gòu)的集中歸檔管理情況不容樂觀。

（五）綜合檔案室建立情況。從市、縣（區(qū)）二級(jí)疾控中心人員的綜合檔案室建立情況看，總體上看建立綜合檔案情況與檔案層級(jí)成正比，機(jī)構(gòu)層級(jí)高，綜合檔案室的建立比例就越高；機(jī)構(gòu)層級(jí)越低，綜合檔案室的建立比例就越低。在縣區(qū)兩級(jí)，建立綜合檔案室的占比，沒建立綜合檔案室的占比，不清楚是否建立綜合檔案室的占比，均呈現(xiàn)逐漸遞減的趨勢(shì)。在縣區(qū)兩級(jí)建立綜合檔案室的機(jī)構(gòu)占比仍然最高，均在50%以上；沒建立綜合檔案室的占比在30%左右；還有10-20%左右的人員不清楚所在機(jī)構(gòu)是否建立了綜合檔案室。基層綜合檔案室的建立超過了50%，但仍然有一半左右的基層機(jī)構(gòu)沒有建立綜合檔案室。綜合檔案室的建立工作將成為縣區(qū)機(jī)構(gòu)檔案管理工作的重點(diǎn)關(guān)注方向。

（六）室存檔案滿足日常利用情況。從市、縣（區(qū)）二級(jí)疾控中心人員的滿足日常利用情況看，總體上市、縣、區(qū)三級(jí)機(jī)構(gòu)滿足日常的比例均高于不能滿足的比例。能滿足的比例與層級(jí)成正比，層級(jí)越高能滿足的比例越高，反之越低；基本能滿足和不能滿足的比例均與層級(jí)成反比，層級(jí)越高基本滿足的比例就越低，反之就越高。分層次看，市級(jí)機(jī)構(gòu)的能夠滿足度最高，而基本滿足度和不能滿足度均是區(qū)級(jí)機(jī)構(gòu)最高。

三、對(duì)策及建議

（一）將檔案專業(yè)繼續(xù)教育的重點(diǎn)放在縣區(qū)基層疾控機(jī)構(gòu)。從上述比較的結(jié)果看，簡(jiǎn)單地說，就是市級(jí)機(jī)構(gòu)參加培訓(xùn)的多，縣區(qū)沒有參加過培訓(xùn)的多。加上縣區(qū)機(jī)構(gòu)中檔案從業(yè)人員中具有檔案專業(yè)或與檔案相關(guān)專業(yè)背景的本身就少于市級(jí)機(jī)構(gòu)，縣區(qū)機(jī)構(gòu)檔案從業(yè)人員的專業(yè)素養(yǎng)就相對(duì)更弱。因此，各級(jí)檔案行政管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行的檔案專業(yè)繼續(xù)教育和省市疾控機(jī)構(gòu)舉辦的疾控檔案培訓(xùn)，應(yīng)當(dāng)將重點(diǎn)放在縣區(qū)基層疾控機(jī)構(gòu)，著力提高縣區(qū)基層疾控機(jī)構(gòu)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)。考慮到基層疾控機(jī)構(gòu)檔案工作機(jī)構(gòu)人員少、經(jīng)費(fèi)緊張，難以脫產(chǎn)參加檔案專業(yè)繼續(xù)教育，是否可以考慮運(yùn)用現(xiàn)代通信與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開設(shè)網(wǎng)上課堂、微信微課，通過網(wǎng)絡(luò)開展檔案專業(yè)繼續(xù)教育和疾控檔案培訓(xùn)，將集中的面授教育，變?yōu)殡S時(shí)可以進(jìn)行的交互式課堂，解決縣區(qū)基層疾控機(jī)構(gòu)工作人員難以脫產(chǎn)參加檔案專業(yè)繼續(xù)教育的困難。

（二）設(shè)置專職與明確專崗、專人同步推進(jìn)，首先消除在崗人員不清楚所在機(jī)構(gòu)是否設(shè)有專職、專崗、專人的問題。縣區(qū)疾控機(jī)構(gòu)受人員編制的限制，難以做到設(shè)置專職檔案員。因此，一味強(qiáng)調(diào)在縣區(qū)基層疾控機(jī)構(gòu)設(shè)置專職檔案員，既不現(xiàn)實(shí)，也難以實(shí)現(xiàn)。可以考慮設(shè)置專職與明確專崗、專人同步推進(jìn)的思路來解決基層疾控機(jī)構(gòu)檔案工作人員不穩(wěn)定的困局。首先要解決有無專人負(fù)責(zé)的問題，而后再解決設(shè)置專門崗位的問題。特別是要先解決部分基層疾控機(jī)構(gòu)檔案工作者，不清楚自己所在機(jī)構(gòu)是否設(shè)有專職、專崗、專人的問題。至少對(duì)自己所在機(jī)構(gòu)各自所在崗位的情況心中有數(shù)。

（三）加大對(duì)縣區(qū)疾控機(jī)構(gòu)基本檔案工作制度落實(shí)情況的督促檢查，推動(dòng)基層疾控機(jī)構(gòu)基本工作制度的完善與落實(shí)。綜上，疾控機(jī)構(gòu)在統(tǒng)一管理、歸檔制度落實(shí)、綜合檔案室建立、辦公、借閱、庫房三分開等檔案工作基本制度的落實(shí)方面，基本上是市級(jí)好于縣、區(qū)，縣級(jí)好于區(qū)級(jí)。這樣就需要省、市兩級(jí)疾控機(jī)構(gòu)，除了做好本級(jí)疾控檔案的管理工作，嚴(yán)格落實(shí)統(tǒng)一管理、歸檔制度落實(shí)、綜合檔案室建立、辦公、借閱、庫房三分開等檔案工作基本制度外，還應(yīng)當(dāng)加大對(duì)縣區(qū)疾控機(jī)構(gòu)上述基本檔案工作制度落實(shí)情況的督促檢查，一項(xiàng)一項(xiàng)地落實(shí)，一年一年地落實(shí)，一個(gè)機(jī)構(gòu)一個(gè)機(jī)構(gòu)地落實(shí)，經(jīng)過幾年逐年逐項(xiàng)逐機(jī)構(gòu)地落實(shí)，切實(shí)推動(dòng)基層疾控機(jī)構(gòu)基本工作制度的完善與落實(shí)，提高基層疾控機(jī)構(gòu)檔案管理水平的提升。

（四）在不改變既有立卷模式、方法的基礎(chǔ)上，分層分區(qū)推行相應(yīng)的立卷模式與方法。面對(duì)市、縣、區(qū)疾控檔案立卷模式、方法多樣化的現(xiàn)實(shí)，武斷地采取一刀切的方式，統(tǒng)一采用某一種立卷模式或方法，機(jī)械地追求“統(tǒng)一”或“整齊劃一”，并不妥當(dāng)。建議在不改變既有立卷模式、方法的基礎(chǔ)上，采用分層分區(qū)推薦相應(yīng)立卷模式與方法。就是分別在市、縣、區(qū)，選擇一種使用機(jī)構(gòu)最多的方式，作為主要推薦使用的方式，但并不強(qiáng)行統(tǒng)一。縣區(qū)閱卷模式與方法不作全省統(tǒng)一要求，同一省轄市所屬的縣、區(qū)，還可根據(jù)所屬市縣區(qū)的主流立卷模式與方法來確定自己的立卷模式與方法。

（注：此篇論文為2016年度河南省檔案科技項(xiàng)目研究?jī)?nèi)容，項(xiàng)目編號(hào)：2016-R-28）