淺析化工行業(yè)建設(shè)時(shí)期檔案管理工作的有效開展

文/陜西煤業(yè)化工集團(tuán)府谷能源開發(fā)有限公司 段瀛

淺析化工行業(yè)建設(shè)時(shí)期檔案管理工作的有效開展

文/陜西煤業(yè)化工集團(tuán)府谷能源開發(fā)有限公司 段瀛

本文闡述了化工檔案的特點(diǎn)，討論了化工行業(yè)建設(shè)時(shí)期檔案的管理問(wèn)題，旨在為業(yè)界人士提供一定的參考。

化工檔案；管理；建設(shè)；發(fā)展

化工行業(yè)建設(shè)時(shí)期的檔案管理既是建設(shè)項(xiàng)目的歷史記錄，又是項(xiàng)目投產(chǎn)后運(yùn)行、維修、管理、擴(kuò)建和技改等工作的重要依據(jù)，是知識(shí)產(chǎn)權(quán)的重要組成部分。近年來(lái)，隨著我國(guó)加入世界貿(mào)易組織，我國(guó)的化工企業(yè)既面臨著挑戰(zhàn)又面臨著新的發(fā)展機(jī)遇，為此我們必須要重視內(nèi)部檔案管理工作的整體效率。

一、化工行業(yè)檔案的特點(diǎn)

（一）形成周期長(zhǎng)，變動(dòng)大。化工產(chǎn)品的研發(fā)從提出到最終確定下來(lái)，一般要經(jīng)歷提出問(wèn)題、可行性研究、小試、中試到大試等多個(gè)環(huán)節(jié)，而每一個(gè)環(huán)節(jié)可能又是由多個(gè)方案經(jīng)最終試驗(yàn)篩選的結(jié)果，一般要耗費(fèi)較長(zhǎng)的時(shí)間。并且即便研究成功了，也會(huì)隨著企業(yè)的發(fā)展或者市場(chǎng)的變化，還會(huì)對(duì)原先的設(shè)計(jì)再進(jìn)行不斷地修改。

（二）專業(yè)面廣、種類多。當(dāng)下有很多企業(yè)是從事化工生產(chǎn)、化工銷售和化工科技服務(wù)的。而現(xiàn)在隨著科技的發(fā)展，專業(yè)劃分也越來(lái)越細(xì)，不斷有新的跨學(xué)科領(lǐng)域發(fā)展出來(lái)，如生物技術(shù)與化工的結(jié)合便有了生物化工，材料學(xué)與化工的結(jié)合便出現(xiàn)了材料化工，新興的納米科技與化學(xué)化工的結(jié)合便誕生了納米化學(xué)等等。這樣便產(chǎn)生了大量的化工行業(yè)檔案。

（三）技術(shù)儲(chǔ)備功能和繼承性。化工學(xué)科的發(fā)展，最主要的一個(gè)特點(diǎn)就是實(shí)驗(yàn)在學(xué)科發(fā)展中占有絕對(duì)的權(quán)重，也正因如此，任何化工產(chǎn)品的研發(fā)和工藝設(shè)備的發(fā)明都需經(jīng)歷大量的實(shí)驗(yàn)才會(huì)最終得到令人滿意的結(jié)果，而化工檔案在里面的作用就明顯體現(xiàn)出來(lái)了。化工檔案是對(duì)前人智慧的總結(jié)，通過(guò)查閱化工檔案可以使化工設(shè)計(jì)開發(fā)人員花費(fèi)較少的時(shí)間和精力，就能取得所需要的結(jié)果。同時(shí)，對(duì)以往化工生產(chǎn)技術(shù)中沒能力開展或因技術(shù)條件限制而無(wú)法進(jìn)一步研究的課題，可以在前人研究的基礎(chǔ)上繼續(xù)開展研究，這樣繼承的開發(fā)研究，也是化工很明顯的一個(gè)特點(diǎn)。

二、化工行業(yè)檔案管理工作的優(yōu)化

（一）檔案的收集。首先，負(fù)責(zé)收集工作人員的專業(yè)水平是基礎(chǔ)，領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。如果收集化工檔案的工作人員業(yè)務(wù)水平不高或者參差不齊，必然會(huì)導(dǎo)致收集到的化工檔案不完整或者導(dǎo)致后續(xù)整理的混亂；而如果領(lǐng)導(dǎo)不予重視，則收集化工檔案的工作效率不僅低下而且還可能造成工作人員對(duì)收集化工檔案的不負(fù)責(zé)任，將會(huì)嚴(yán)重影響檔案的質(zhì)量，使得收集工作流于形式。其次，制定適合自身的規(guī)章制度，普及法律知識(shí)。任何檔案部門都要根據(jù)自身存在的問(wèn)題和當(dāng)時(shí)的環(huán)境，制定符合自身的制度，包括獎(jiǎng)懲制度、責(zé)任落實(shí)制度等。同時(shí)還要在檔案收集的各個(gè)部門普及《檔案法》和《科技檔案管理制度》等知識(shí)，用以提升工作人員對(duì)檔案工作的重視程度。

（二）檔案的整理。化工行業(yè)檔案的整理工作在企業(yè)管理工作中起著樞紐的作用。化工檔案的整理關(guān)系著后來(lái)者對(duì)化工檔案利用效率的高低，只有整理分類合理、歸檔正確的化工檔案，才會(huì)使檔案工作更加完善。筆者認(rèn)為在化工行業(yè)檔案的整理工作中，應(yīng)該注意兩方面：第一，應(yīng)當(dāng)對(duì)已存檔的化工檔案進(jìn)行及時(shí)追蹤。對(duì)已存檔的化工檔案，不能存起來(lái)就完事，因?yàn)榛て髽I(yè)周期長(zhǎng)、變動(dòng)大這一特點(diǎn)，決定了化工行業(yè)檔案在隨后可能會(huì)隨著企業(yè)的發(fā)展而相應(yīng)地做一些調(diào)整，這就要求檔案工作人員應(yīng)當(dāng)與化工企業(yè)的相關(guān)部門經(jīng)常保持聯(lián)系，以追蹤化工檔案的變化情況，及實(shí)地反映檔案的現(xiàn)實(shí)狀況。第二，應(yīng)該做到檔案的及時(shí)解密和降密。盡管化工檔案因知識(shí)產(chǎn)權(quán)等存在保密性問(wèn)題，但也要注意到檔案具有時(shí)效性，這一特征決定了檔案本身不可能是無(wú)限期的保密，保密不是絕對(duì)的，而是相對(duì)的。

（三）檔案的利用。在化工行業(yè)檔案的利用過(guò)程中，我們應(yīng)該做到以下幾點(diǎn)：第一，轉(zhuǎn)變服務(wù)模式，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。檔案部門應(yīng)調(diào)查當(dāng)?shù)氐幕ぐl(fā)展形勢(shì)，依據(jù)本地市的化工發(fā)展行情，尋找熱點(diǎn)，服務(wù)企業(yè)等。又比如檔案管理部門，可以開展橫向研究，為同一行業(yè)的化工企業(yè)指引發(fā)展方向。第二，使用信息化服務(wù)手段。現(xiàn)在隨著科技的發(fā)展，每天都會(huì)有大量的化工技術(shù)出現(xiàn)，舊的以紙質(zhì)材料為主的檔案管理服務(wù)模式已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)在的發(fā)展要求，應(yīng)該改變服務(wù)管理的方式，使用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行化工檔案的存儲(chǔ)，以方便使用者進(jìn)行化工檔案的檢索。

（四）加強(qiáng)宣傳，提高積極性。檔案管理宣傳工作是檔案單位各項(xiàng)工作的其中一項(xiàng)，但是加強(qiáng)檔案管理宣傳如果只依靠某個(gè)部門和幾個(gè)工作人員將無(wú)法達(dá)到令人滿意的效果，宣傳應(yīng)該是群策群力，上下一心，通過(guò)單位的各項(xiàng)工作來(lái)體現(xiàn)檔案的重要以及檔案價(jià)值的博大，所以建立以宣傳為重點(diǎn)的內(nèi)部文化并加強(qiáng)以宣傳工作成績(jī)?yōu)楹诵目?jī)效考核體系建設(shè)，從文化、職業(yè)素養(yǎng)和制度規(guī)范等各個(gè)方面提升工作人員在檔案管理方面的主動(dòng)性與自覺性，才能夠營(yíng)造出更好的宣傳氛圍，為檔案使用者提供更好的服務(wù)，從而進(jìn)人一個(gè)良性循環(huán)的科學(xué)軌道。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，我們應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)化工科技檔案的管理力度，化工行業(yè)建設(shè)時(shí)期可以通過(guò)提升文檔管理模塊這一切入口，可以優(yōu)化其他專業(yè)管理模塊，進(jìn)而達(dá)到提高工程建設(shè)項(xiàng)目管理整體水平的目的，使我國(guó)化工發(fā)展邁向更高的水平，增強(qiáng)國(guó)家經(jīng)濟(jì)的發(fā)展實(shí)力。

[1]張兆孔,朱桂華.檔案管理創(chuàng)新模式在煤化工建設(shè)項(xiàng)目的應(yīng)用[J].中國(guó)檔案,2014,N o.48907:62-63.

[2]徐經(jīng)艷.煤化工項(xiàng)目檔案分類與檔號(hào)編制初探[J].中國(guó)檔案,2013,N o.47101:62-63.