新形勢下企業文書檔案保密工作

文/中國建筑第二工程局有限公司深圳分公司　華玉婷

新形勢下企業文書檔案保密工作

文/中國建筑第二工程局有限公司深圳分公司華玉婷

企業文書檔案管理人員經常聯系黨政領導，參加各種重要會議，管理許多重要的檔案和文件，有更多的機會聯系黨和國家的機密文件和檔案。因此，增強保密意識及保密性的理念，對做好文書檔案保密具有重要意義。

企業文書；檔案管理；檔案保密

一、企業發展過程中文書檔案管理的重要性

企業文書檔案管理工作應嚴格按照國家規定施行，依照相關的法律條例完成工作。隨著時代的進步，檔案管理會給公司運營帶來很大的便捷?；鶎訂T工檔案的建立會幫助高層領導人對于員工詳細情況的掌握，更加全面的對公司情況進行了解。檔案工作的健全也有益于員工之間的團結，和睦相處， 是各單位穩定與統一，和諧發展的關鍵，是公司有序發展，高效管理，協調運作的基礎，對單位的管理和執行有一定的幫助。

部分文書檔案記載了國家的發展歷史，科研成果，經濟數據，背景資料等。這些文書檔案不僅記錄了歷史的來源，也為未來的職業發展指明了方向，這些資料一旦泄露，將會為企業甚至國家的發展帶來不可估計的災難。同時，文書檔案的保密也有利于工作崗位的公平競爭，保證了工作崗位的純潔性。保證企業文件和檔案的安全性，為企業創造一個公平、公正、安全的工作環境。

工作過程中一定要保證檔案的安全。當檔案管理工作出現紕漏時要及時修改補救。想要做好文件保密工作，就必須嚴守工作制度，堅持安全保密理念。

不得私自泄露任何工作內容。文書檔案保密工作的安全性必須要引起各方高度重視，齊心協力，共同做好文書的保密工作。

檔案安全是確保檔案保密工作的基礎，因此，加強檔案保密工作是保障檔案安全的重要措施。做好檔案的保密工作才能提高檔案管理的安全性，為員工的基本工作奠定了良好的基礎。

二、強化企業檔案保密工作的管理機制

企業文書檔案管理工作要嚴格制定工作計劃和規章制度。加強各級領導的分工作用，把每一個任務都進行細節化，做到所謂的“包產到戶”，落實文書檔案和保密工作責任制。明確各個檔案管理制度的重要性，作為企業文書檔案管理的工作人員，一定要熟悉檔案的管理流程，高標準的要求每一步都不允許出錯。要健全完善的檔案管理制度，定期要進行工作管理的視察和不定期抽查。規定時間對檔案管理的硬件設施做維修和防護，為防止檔案內容泄露，應保證每次進入檔案室或檔案庫有兩個人以上的密碼合并開啟。設立標語，在工作環境中張貼各種關于檔案工作要保密的宣傳標語，保證每個人每日都能見到，以起到強化工作精神的目的。要建立定期的檢查監督制度，由專人進行定期對工作進行抽查維護，指導保密工作的進行。

在日常機密文件的交流使用中，要確保工作負責人同意后方可進行檔案閱讀，要設置檔案閱覽簽到制度，即閱讀過該本檔案的人員必須進行實名簽到，并注明詳細時間段。同時要有文書檔案保密管理人員的備注簽字，這樣才得以確保檔案管理過程中不出現安全紕漏。過期檔案的銷毀必須經由專項負責的領導人簽字同意，各小組單位負責人統一表決后進行檔案銷毀。經過銷毀的檔案在檔案管理室內不能私自遺留，信息全面清洗。經過銷毀的檔案各單位不得私自備份，一旦違規，一定要嚴格按照法律規章制度處理。

企業文書檔案管理人員要熟悉每份檔案的使用內容和文書檔案存在的現實意義，依照它的使用價值和保存價值來評判檔案的保管期限。企業文書的檔案保密制度由國家相關法律規定，保密期限是國家秘密事項受國家有關保密法律和法規的保護所產生法律效力的時限?！秶颐孛鼙Ｃ芷谙薜囊幎ā分幸幎ǎ撼刑厥庖幎ㄒ酝?，絕密級事項不超過三十年，機密級事項不超過二十年，秘密級事項不超過十年。保密期限在一年及一年以上的以年為單位標密，在一年以內的以月標密。而這里所指的“特殊規定”是表示制定保密范圍中某類事項的保密期限為“長期”。對規定為“長期”的國家秘密的文件、資料，在制作機關或上級單位未做出解釋前，其他機關、單位應當對其采取長期保管的秘密管理措施，不得擅自給予解密或隨意對外提供及銷毀。

制定長期檢查制度，防患于未然。檔案保密工作要求每位與檔案管理有關的人員必須接受單位其他工作人員的監督檢查。而各級領導和與秘密檔案有關的人員要接受檔案管理人員的檢查和督促。同級保密工作部門要保證檔案信息的準確性和嚴密性。檔案管理人員要及時查漏補缺，對于檔案監督檢查必須要嚴格按照檢查的規章制度來進行，定期對工作內容進行梳理，對于存在的問題要提出后集思廣益進行解決。同時保密工作要和保密教育同步進行，在保密工作的施行過程中也要進行教育工作，對于檔案管理人員多進行思想灌輸，以高標準要求檔案管理人員思維的嚴謹和行為的規范。

制定一定的考核制度，要求每個檔案管理人員嚴格按照工作制度進行規范操作，獎罰分明。將每一階段的工作效率和工作業績納入考核當中，以分數的形式定期進行評優。同時，檔案管理人員要建立與單位各個管理階層的聯系渠道，熟悉單位的人員調配問題。明確各個人員規定負責的人員數量，規定任務、職責和聯系方式。工作業績將作為人員離職時主要的業務評價。

三、要加強檔案管理人員的素質培養

當今社會發展迅速，許多檔案管理已經由原來的紙質化轉變為現在的電子化。這就要求檔案管理人員要充分熟悉電子軟件的操作，擁有一定的電子技巧。同時對于檔案管理人員的學歷必須嚴格要求，不得有任何的疏忽泄露。在高標準要求檔案管理人員學歷的條件下，還要求工作人員有一定的職業道德素養，尊重自己的職業，尊重自己的工作內容。

要注意選拔有經驗、有專業培訓背景的文書檔案管理人員，企業還要進行定期或不定期的抽查考核制度， 保證檔案管理人員的工作態度嚴謹。同時，我們還可以實行檔案管理人員優秀的評級獎金發放制度，以此來調動人員對于工作態度的積極性和參與性。工作單位要在保證工作人員高素質高標準的前提下，有一定的資金儲備來為檔案保密工作奠定基礎。要提供一定計量的高技術電子設備為檔案保密工作保駕護航。要定期對電子設備進行維護和修理，查殺木馬等，以此保證在檔案管理過程中硬件軟件雙項齊全的工作目標。

四、結語

在科技時代，經濟的繁榮和文化的昌盛與時俱進。越來越多的工作崗位對于人員的信息要求也越來越詳細，這樣就彰顯了如今文書檔案保密工作的重要地位。

我們應該認識到，社會主義市場經濟建設和科教興國戰略，這都需要檔案保密工作更加完善和成熟。

如何做好檔案的保密工作任務艱巨，而每一個檔案管理人員都必須在工作中積累更多的經驗，根據企業的規章制度，制定合理的檔案保密規章制度。不斷提高自己的文書檔案管理工作，既要保證國家的工作需求，也要滿足企業日常的工作需求。對于一個企業來說，想要在飛速發展發展的今天有一個良好的平臺，就必須要保證高質量的工作水平和高素質的人員配置。切實落實工作計劃和工作要求，不做紙上談兵之事。這樣才能切實提高企業文書檔案管理工作，確保文書檔案的保密性。我們要在檔案保密工作中既要堅守舊法還要勇于創新，努力將企業的文書檔案保密工作推上一個新的平臺。

［1］張璐.論新形勢下企業文書檔案保密工作［J］.機電兵船檔案，2012，（4）:20-21.

［2］黃瑛.論新形勢下企業文書檔案保密工作［J］.機電兵船檔案，2013，（5）:38-40.

［3］尹玲.新形勢下企業文書檔案保密工作［J］.科學時代，2015，（14）:62-62.