新形勢下如何做好縣區(qū)城建檔案管理工作探討

文/四川省達(dá)州市城鄉(xiāng)建設(shè)檔案館　趙宏

新形勢下如何做好縣區(qū)城建檔案管理工作探討

文/四川省達(dá)州市城鄉(xiāng)建設(shè)檔案館趙宏

城建檔案管理工作的目的在于為國民經(jīng)濟(jì)及其各項(xiàng)工作服務(wù)提供信息，為城市發(fā)展、規(guī)劃提供正確的決策依據(jù)。十八大以來，我國經(jīng)濟(jì)呈現(xiàn)新的發(fā)展形勢，城建檔案管理面臨新的挑戰(zhàn)和發(fā)展機(jī)遇。如何適應(yīng)新形勢下城建檔案管理工作的需要，做好縣區(qū)幾城建檔案的利用工作，更好地為國民經(jīng)濟(jì)各項(xiàng)工作服務(wù)，是城建檔案工作者面臨的新課題。

新形勢；城市建設(shè)；檔案管理；工作探討

檔案信息化建設(shè)和政府電子政務(wù)的應(yīng)用，為城建檔案工作提供廣闊空間，也提出了更高、更細(xì)、更新的要求。本文主要探討新形勢下如何做好縣區(qū)城建檔案管理工作。

一、新形勢下做好城建檔案管理的重要意義

縣區(qū)城建檔案不僅記載著國土規(guī)劃、工程地質(zhì)勘探、城市規(guī)劃、城市測繪、用設(shè)施、供氣、供水、供電、施工技術(shù)、建筑工程設(shè)計(jì)、建筑裝飾、建筑材料的大量信息，而且記載了城市建設(shè)、更替發(fā)展的過程，因此，縣區(qū)城建檔案既具有憑證性、原始性，又具有知識性。

（一）城市發(fā)展的基礎(chǔ)記載載體就是城市建設(shè)檔案。城市的新舊變化是一個逐漸進(jìn)化的過程，需要遵循符合城市建設(shè)的階段性特征客觀規(guī)律，這就要求城市建設(shè)檔案管理必須源于城市、依靠城市。

（二）縣區(qū)城市檔案管理展現(xiàn)著城市發(fā)展的歷史、文化、經(jīng)濟(jì)、政治、生態(tài)等相關(guān)資源。一座城市，最重要的就是有城市的靈魂，從而彰顯城市特色、內(nèi)涵、風(fēng)格。

（三）縣區(qū)城建檔案管理可以應(yīng)對突發(fā)事件。當(dāng)遇到地震、泥石流、火災(zāi)、洪災(zāi)等自然災(zāi)害時，縣區(qū)城建檔案管理為應(yīng)對突發(fā)事件提供相關(guān)的資料，及時為搶險救災(zāi)工作提供翔實(shí)、有針對性的參考根據(jù)，在保證居民生命、財(cái)產(chǎn)安全等涉及國計(jì)民生方面具有十分重要的意義。

二、城建檔案管理工作中存在的問題及原因分析

（一）城建檔案管理工作中存在的問題。

1.檔案整理、歸檔的問題。城建檔案整理、歸檔存在遺漏，存檔內(nèi)容不準(zhǔn)確，有些已收集的城建檔案，存在圖紙缺失、缺頁、殘頁、審批材料缺失等問題。

2.檔案利用率低。由于城建檔案管理機(jī)構(gòu)對城建檔案的重要性重視程度不夠，查閱城建檔案次數(shù)少，導(dǎo)致城建檔案的利用人次、調(diào)檔、查檔、閱檔等指標(biāo)低，難以發(fā)揮檔案作為工作和記載重要信息抓手的作用。

3.管理水平不高。縣區(qū)城建檔案管理水平低、分類不科學(xué)、上架不整齊、存放不規(guī)范，隨意存放，沒有制定規(guī)范的管理流程和調(diào)、查、閱檔程序，調(diào)檔、查檔、閱檔隨意性大。

4.信息水平較低。在縣區(qū)城建檔案管理部門，特別是縣區(qū)政府部門，完全采用計(jì)算機(jī)管理檔案、實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化操作的不多，目前依然采取傳統(tǒng)的管理模式和操作方式，信息化水平低，在一定程度上制約了檔案管理的效率和利用效果。

5.檔案管理專業(yè)人才不足。新形勢下，城建檔案管理需要專業(yè)的檔案管理人才。但當(dāng)前城建檔案管理工作人員大部分是業(yè)余的或者是年齡比較大的干部，年輕干部對檔案管理工作不專業(yè)、不上心，不盡心，檔案管理人員逐漸流失，縣區(qū)城建檔案管理發(fā)展舉步維艱。

（二）城建檔案管理問題的深層次原因。

1.干部思想上不夠重視。縣區(qū)主管部門對城建檔案管理重視程度不夠，在主管部門工作中，城建檔案管理力度輕，組織重視程度不足。

2.資金投入不夠。思想不重視，導(dǎo)致資金投入不夠，致使城建檔案管理設(shè)施、設(shè)備落后，信息化技術(shù)應(yīng)用程度低，優(yōu)秀的人才引進(jìn)少，造成人力資源缺乏。

3.制度建設(shè)跟不上。城建檔案管理流程、標(biāo)準(zhǔn)、制度不完善，人事管理、考勤、激勵制度不健全，導(dǎo)致檔案調(diào)閱、查閱、回收管理混亂，收錄材料參差不齊。

三、做好城建檔案的管理工作的對策

（一）增加館藏，優(yōu)化結(jié)構(gòu)。數(shù)量眾多，內(nèi)容豐富，結(jié)構(gòu)合理是檔案管理工作的物質(zhì)基礎(chǔ)。例如某城建檔案管理部門，在做好縣城建檔案資料收集的同時，還注重保管好有研究和歷史參考價值的檔案15000份，保存縣烈士陵園、河、橋等歷史照片、錄音、錄像檔案600份，存檔縣城建基礎(chǔ)設(shè)施、建筑、名勝古跡等檔案資料。

（二）夯實(shí)城建檔案基礎(chǔ)工作。做好城建檔案的收集、整理、鑒定、裝訂、保管、統(tǒng)計(jì)、利用，是檔案工作的基礎(chǔ)。有目的、有計(jì)劃地開展收集調(diào)查摸底，制定收集計(jì)劃、廣開收集渠道。充分發(fā)揮城建檔案的作用，以滿足城市現(xiàn)代化建設(shè)、管理的需要。例如某住建局在檔案管理過程中，健全查（借）閱制度、收集制度、鑒別歸檔制度、轉(zhuǎn)遞制度、檢查核對制度、保管保密制度、管理人員制度、送交檔案材料歸檔制度等8項(xiàng)制度，從收集、整理、歸檔、保管、查閱和接轉(zhuǎn)等各個環(huán)節(jié)都做了嚴(yán)格規(guī)定并認(rèn)真執(zhí)行，從而使檔案材料的建立和管理工作有章可循、有據(jù)可依，實(shí)現(xiàn)了城建檔案的制度化、規(guī)范化管理。

（三）提高人員素質(zhì)，主動服務(wù)，提高質(zhì)量。優(yōu)質(zhì)服務(wù)檔案工作人員的重要標(biāo)準(zhǔn)，在新的形勢下縣區(qū)檔案利用工作，是一項(xiàng)專業(yè)性強(qiáng)、難度大、要求高的工作。檔案管理人員態(tài)度要和藹、服務(wù)要周到、要做到腿勤、嘴勤、腦勤，并提高檔案的查準(zhǔn)、查全率，分析要求，把握利用檔案目的、用途，適時推出利用者要求的檔案信息，主動對外服務(wù)。例如某城建局檔案室配置2名專職檔案管理人員，安排檔案管理員外出培訓(xùn)、參觀，借鑒別人優(yōu)點(diǎn)，總結(jié)自己不足，為城建檔案的管理工作創(chuàng)造良好的條件，并獲得“省城建檔案管理先進(jìn)集體”稱號。

（四）信息化管理城建檔案，提高利用效率。把計(jì)算機(jī)運(yùn)用于檔案管理是縣區(qū)檔案管理的必然趨勢。為提高檔案管理的效率、質(zhì)量，更好地開發(fā)檔案記載的信息資源，應(yīng)采用具有存貯體積小、容量大、檢索速度快、查找方便的現(xiàn)代信息處理技術(shù)，要廣泛地運(yùn)用新的科技成果，提高城建檔案利用能力和效率。

（五）做好檔案保密。城建檔案具有機(jī)要、保密屬性，由于城建檔案記錄城市建設(shè)的總體規(guī)劃、地下各種管線、地形控制、軍事設(shè)施等具有很強(qiáng)的保密性的成果。因此既要提供檔案為工作服務(wù)，又要堅(jiān)持原則，嚴(yán)格按照制度辦理手續(xù)，根據(jù)機(jī)密程度，批準(zhǔn)查閱權(quán)限。檔案工作者要遵循“統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一規(guī)劃，分級建設(shè)，安全保密”的原則，遵紀(jì)守法，保證檔案信息系統(tǒng)的安全。

四、結(jié)語

城建檔案管理的目的在利用，做好城建檔案管理是新時期、新形勢下縣區(qū)城建檔案工作的重點(diǎn)。要不斷研究縣區(qū)城建檔案管理的新問題、新特點(diǎn)，增強(qiáng)全局意識、信息意識、求真意識、開拓意識和效益意識，更好地適應(yīng)城建檔案現(xiàn)代化管理的要求。

［1］潘偉.新形勢下如何做好縣區(qū)城建檔案管理工作［J］.蘭臺世界，2015，（7）:17-18.

［2］袁淑紅.淺議如何做好新形勢下城建檔案管理工作［J］.科技致富向?qū)В?012，（11）:290.