現代化醫院繼續教育檔案管理的研究

文/泉州市第一醫院 黃艷

現代化醫院繼續教育檔案管理的研究

文/泉州市第一醫院 黃艷

現代化醫院繼續教育檔案的研究和建立，是我院目前檔案管理工作的重要研究內容之一，也是我院醫學繼續教育檔案管理和工作的迫切需要。本文通過對醫學繼續教育檔案信息化的研究，結合實際，希望能取得一定的效果。

現代化；醫院繼續教育檔案；管理；研究

現代化醫院的繼續教育檔案信息化工作是我院繼續教育管理工作的一項重要研究內容，也是目前我院檔案管理中正致力于開展的工作。繼續教育檔案管理和信息化建設是醫院的檔案管理工作，以醫院繼續教育為研究對象，利用先進的信息技術為依托，計算機、網絡手段為幫助，以及合理的檔案管理，繼續教育管理學，醫學和信息管理學等理論知識來指導管理工作。對各類在醫院在日常工作及繼續教育中的文件原材料，包括所有相關文件；醫務人員援外、援疆、進修外出學習等證明；碩士研究，博士研究期間在讀證明及文憑；繼續教育學分證書等，進行一個完整收集，整理合理，規范保管，有效研究和開發利用的過程。為了使醫院繼續教育檔案管理規范化，接收、存儲和使用信息技術的融合便利和信息，從而更好地提高了醫院繼續教育檔案管理工作，現在，對我院繼續教育檔案管理工作進行實際分析。

一、醫院繼續教育檔案管理信息化建設具有現實意義

醫院的醫療衛生服務不斷發展。泉州市第一醫院是一所融醫療，科研，教學，康復和預防保健為一體的大型公立三級甲等綜合性醫院，承擔了泉州大部分突發公共衛生事件應急救援關鍵任務，服務范圍覆蓋泉州及周邊地區。2015年門診量153萬人次，出院病人78000人次，手術病人35000例次，開放2106張床位，其中1069張在東街院區，1037張在城東院區。在編制員工2752人，其中高級職稱336人，中級職稱603人；擁有博士，碩士318人；擁有國家級學術團體常委、委員15人，省級學術團體主委、副主委、常委59人。

為適應醫院和醫療衛生事業的快速發展，也應該給予醫院繼續教育檔案有效的關注。醫院的繼續教育檔案管理信息化建設，及時和有效的提供信息，及時滿足醫院繼續教育的需要。隨著國民經濟的飛速發展，信息技術瞬息萬變，搭建一個單位的科學技術水平的發展平臺和信息化建設，已成為部門發展現代化的一個重要標志。醫院繼續教育檔案信息化建設，已成為繼續教育提高工作效率，創新的重要途徑。特別是醫學繼續教育檔案是醫院醫護教育工作的可貴財富、原始材料，為今后繼續醫學教育的工作發展提供更有意義的參考價值，可供未來查閱和借鑒。醫院檔案繼續教育信息化建設，推進繼續教育工作，同時也有效地塑造繼續教育管理部門的新形象。

醫院繼續教育檔案信息化建設可以滿足工作自身發展的需要，我院2013年全院醫、技、藥初級職稱436人，中、高級職稱369人，繼續教育學分檔案805份，經泉州市衛計委、市人社局驗證，學分達標率100%；2014年全院醫、技、藥初級職稱333人，中、高級職稱385人，繼續教育學分檔案718份，經泉州市衛計委、市人社局驗證，學分達標率100%。但目前我院在學分登記、驗證過程中主要采用的是手工登記和整理，所以一般要耗費2～3個月的時間，工作效率比較低下。為了從根本上解決問題，只有采取提高繼續教育學分登記和驗證效率的辦法，才能實現檔案管理工作的現代化管理水平。

通過實現繼續教育學分檔案的信息化管理工作，才能從人手上、物資上和經濟上以及空間上和工具上解放出來，才能有效利用和節約。平時在醫學繼續教育檔案管理中，單純人工操作非常煩瑣。每年醫、技、藥人員晉升、晉級都要來借走繼續教育學分檔案；在進行繼續教育檔案驗證中，要進行檔案的運送、統計、歸檔工作，只有有效地對繼續醫學教育檔案采用信息化管理，才能快速提高工作效率，為醫、技、藥人員提供更好的服務，從而進一步實現醫學繼續教育檔案的開發和利用。

二、醫院繼續教育檔案管理信息化建設的舉措

（一）組織和管理。我院成立了以院長為組長的繼續教育領導小組，成立了專門職能科室科研教學科，由此形成了完整的管理體系。此外。根據上級要求，結合我院繼續教育檔案管理的實際情況，不斷完善、及時更新制定了一系列規章制度，具體包括：繼續教育學分檔案管理辦法、繼續教育學分登記獎懲辦法等，并以此為依據來指導和落實各項醫學繼續教育檔案管理工作。

（二）增加資金投入。我院聘請專業的軟件工程師來研發醫學繼續教育信息化管理的系統，并加強繼續教育檔案管理人員的培訓。我院讓繼續教育檔案管理人員去省市參加專門的檔案培訓和信息化管理培訓，每年每人不少于90學時。通過努力，管理水平和檔案專業水平明顯提高。

（三）落實管理制度和評價客觀化。根據上級文件的要求，結合我院平時的實際工作，制定建設了一系列的相關繼續教育檔案管理信息化的管理制度和措施；配備了專職部門與專職管理人員，在抓制度建設的同時，著重抓落實。

1.繼續教育學分檔案信息化管理，OA辦公工作處理的自動化，可提高工作的效率，工作流程可追溯，節省后勤的運送成本，規范醫院的管理，促進醫院的信息化，增強管理層的監控能力。

2.OA系統的下一步工作計劃：（1）完成各科室繼續醫學教育工作流程的搭建。計劃用一個月的時間通過各職能科室的配合，完成醫院基礎檔案工作流程單的設計以及工作流程的建立。目前已經實現的是信息科、人事科、院辦的部分工作流程的設計，下一步計劃完成科研教學科、總務科和設備科等職能科室的檔案工作流程的搭建工作；（2）收集科室意見，修改系統功能。完成工作委托，對工作進行委托，完成短信組件功能，推進工作短信通知，完成OA界面的修改，推進OA的使用；（3）計劃對全院職工進行培訓，讓全院職工進一步了解繼續醫學檔案信息化管理的好處，以便讓他們能夠在實際工作中能夠積極配合；（4）OA二期以及三期的組件，繼續教育檔案管理，數據分析與決策平臺，綜合信息平臺等，全院重視醫學繼續教育檔案信息化建立。

三、存在的差距與不足

我院的信息系統在三級甲等醫院里面是很差的。我們的HQMS、臨床路徑、抗菌藥物軟件、醫學繼續教育檔案信息化建設和其他醫院相比都是有很大的差距的。我們要充分和及時認識到自身的差距，這主要和醫院的管理、大家的共識有關，認識到醫學繼續教育檔案信息化建設在醫院管理中的必要性，認識到醫院建設的四大支柱：擁有優秀技術的人才；具有現代化的醫療設備；適宜的醫院文化以及先進的信息系統認識到及早介入和盡早使用信息化管理，我們要改變觀念，重視信息化管理的建設。臨床、醫技、職能等有關科室都要盡早介入和使用信息化管理。同時，醫學檔案信息化管理中還存在一些問題。

（一）信息科和科研教學科內人員配備不足。特別是具有開發軟件能力的工程師非常缺乏，具有專職檔案管理的工作人員也不夠。“大鍋飯”制度導致部分工作人員積極性不高，并且全院醫護人員的繼續醫學教育檔案管理使用的應用系統多而雜。

（二）服務器的問題和改進。我院的各服務器已經運行了多年，對日益增長的數據量和業務量已經不堪重負，系統反應慢，造成低效率的現象；有很大一部分應用服務器是單擊運行，根本達不到規定的安全、穩定和有保障的運行。為了改變現狀，打算做出以下的改進措施：信息系統的整合，建設以HLT和IHE為基礎的交換平臺，梳理所有業務流程的基礎上，基本實現全閉環的信息管理；OA系統的拓張，在已經建立的OA平臺上，繼續拓展辦公管理平臺；院內無線網絡的架設；開展東街院區網絡系統的改造；信息化安全等級的保護；嘗試更大范圍開展院企合作開發模式；網絡建設方便醫學教育管理服務等等。信息化建設，我院長期滯后，從各級評審工作就可以看出來。因此，通過對現代化醫院繼續教育檔案管理的研究，規范工作流程和開發相關軟件，加強思想認識，節約消耗，進而實現高效率的檔案管理辦公。