注重軟硬件建設　提升高職院校檔案利用水平

文/湄洲灣職業技術學院 蔡亞瓊

注重軟硬件建設提升高職院校檔案利用水平

文/湄洲灣職業技術學院 蔡亞瓊

高職院校的檔案管理基礎較為薄弱，其利用服務水平普通較低。基于對高職院校檔案服務利用現狀分析，提出了注重檔案的軟硬件建設，提高檔案服務與利用水平的幾點措施。

高職院校；服務利用；檔案

檔案服務利用是高職院校檔案工作的重要內容，其服務利用水平從一定程度上反映出院校管理的水平。然而，目前高職院校因建校時間較短，檔案管理整體基礎較為薄弱，存在著管理隊伍、管理手段、管理意識、條件建設等諸多方面的問題，制約著檔案服務利用水平和質量的提升。為此，筆者認為，提高檔案管理意識，推進信息化管理，規范檔案日常管理，做好檔案基礎條件建設，可大大提高高職院校檔案服務利用質量和水平，進而促進學校整體管理水平的提升。

一、高職院校檔案服務與綜合利用現狀分析

（一）檔案管理意識淡薄，檔案服務利用缺乏前提。不少高職院校沒有把檔案管理工作擺在與學校管理工作同等重要位置加以重視，學校整體對檔案管理利用意識較為淡薄，校級領導、部門領導以及師生對檔案管理工作的功能均沒有全面的了解，沒有弄清檔案管理的重要性、服務利用的內容、如何利用檔案、如何發揮檔案在管理中的作用等方面的問題，認為檔案工作是“錦上添花”“可有可無”，因而學校在檔案管理中的基礎設施建設、資金投入、團隊建設、信息化管理等方面缺乏重視，使檔案的管理、服務利用失去了前提和基礎，檔案服務利用效果及水平便無法提升。

（二）檔案管理硬件建設欠缺，檔案服務利用質量不高。不少院校沒有建立綜合檔案室，學校在檔案基礎條件建設投入嚴重不足：檔案管理庫房分散，管理條件簡陋，庫房空間擁擠，檔案辦公設備陳舊，檔案閱覽室設施不齊全，檔案人員工作環境條件差；檔案管理者認為其工作不被重視，無法全身心投入管理和服務工作，其工作的成就感無法得到體現，服務質量因此而低下，檔案利用者也未能舒適地查閱利用，故而對檔案利用興趣不高，檔案利用率普遍偏低；管理者與利用者無法建設起良性的工作循環，檔案服務利用整體萎靡不振。

（三）信息化管理進程緩慢，檔案服務利用手段落后。高職院校建設時間較短，不少是從中專學校升格發展，加上長期以來缺少對檔案管理工作的重視，導致檔案管理工作本身較為滯后，檔案收集不完整，管理工作不規范，尤其是現代化檔案管理方面缺乏資金投入建設信息化管理系統，致其信息化管理進程更是停滯不前，大部分院校仍然采用傳統管理手段，未能實現網絡化信息化管理，導致無法高效地、便捷地對檔案進行服務與綜合利用。

（四）管理隊伍整體素質偏低，檔案服務利用水平受限。高職院校普遍缺少專職檔案專業技術人員，檔案管理人員時常調整更換，管理隊伍穩定性差，不少管理人員沒有經過系列的檔案技術培訓，管理梯隊尚未形成，檔案管理隊伍整體素質偏低。這些檔案管理隊伍的問題不但嚴重制約了檔案的管理水平，阻礙了檔案管理服務利用整體水平的提升。

（五）日常管理與檔案管理分離，檔案服務利用通道不暢。高職院校的日常管理工作與檔案管理工作相互分離獨立，未建立起與檔案管理的一體化、流程化管理模式，未能形成檔案服務利用的順暢通道，導致檔案管理效率低下、資料收集不齊全、檔案管理不到位、服務利用不方便。長期下來，檔案利用者逐步對檔案資料的有效性、真實性、完整性失去了信心。

二、提高檔案服務利用質量和水平的措施

高職院校因檔案管理意識淡薄、日常管理與檔案管理分離、管理隊伍整體素質偏低、信息化管理進程緩慢、檔案管理硬件建設欠缺等問題，其檔案服務利用質量和水平受限。筆者認為，高職院校應該有針對性地從以下幾個方面著手，以提升其檔案的利用服務水平，為院校建設與管理服務。

（一）強化檔案管理整體意識，提升檔案工作的地位。首先，提高檔案管理意識應該從管理者做起，只有高職院校管理者意識到檔案管理工作是學校管理中必不可少的工作，并將其擺上重要議事日程來抓，檔案管理與服務利用才可能做好，服務利用水平才有可能得到提升。為此，檔案管理者要開發學校領導層，著重強化領導層的檔案管理意識，著眼提升檔案工作業績，從不同渠道、不同場合、不同方式、不同角度潛移默化地體現與提升檔案工作的重要性，力爭在領導層的思想意識中不斷生根發芽，促進管理者重視檔案的建設與管理；其次，全方位加大宣傳力度，提高全體師生的檔案管理和利用意識。工作中可以從設置檔案專門的宣傳欄目、廣告欄目，召開檔案工作專題會，舉辦檔案工作宣傳周活動，組織檔案工作專題評估，評選檔案先進工作個人等方面全方位宣傳檔案工作，使廣大師生意識到檔案工作與日常管理工作的緊密性、關聯性，逐步形成對檔案工作的重視和認可。

（二）加強管理團隊建設，做好檔案服務利用人才技術保障。檔案的管理、利用工作均離不開一支結構合理、高素質的管理團隊，檔案管理隊伍的結構、穩定性和成員的素質等因素決定了檔案管理的質量和水平，檔案管理與利用需要專業化的技術隊伍，他們需要不斷更新管理知識和管理觀念，創新管理辦法，學習管理制度和先進管理經驗，改進管理手段提高管理效率，在工作中研究檔案管理與利用的重點、熱點問題，適應不同利用者的需求，提高管理和利用的質量。從學校層面需要制訂相應的規章制度，給予檔案管理技術人員優惠的政策，使檔案管理人員在工作上得到認可，突出的工作業績得到嘉獎，從而愛崗敬業，獲得成就感。建設好一支結構合理、高素質的檔案專業化管理團隊，才能為高職院校檔案管理、利用服務提供人才技術保障。

（三）推行日常管理與檔案管理一體化，提高檔案服務利用效率。首先要做好檔案規范管理，檔案服務利用必須以前期檔案的收集、管理作為基礎，只有做好檔案日常收集與管理的基礎性工作，檔案服務利用才有發揮的舞臺。檔案規章制度的建立和完善、檔案收集整理的規范性、檔案資料的安全性與完整性是檔案日常管理工作的主要內容，也是檔案利用者所關心的問題。因此，高職院校應該建立健全檔案管理規章制度，以制度規范檔案日常的管理和服務行為，實現檔案管理安全、完整、規范。其次，要建立起院校管理與檔案管理的一體化。高職院校要做好頂層設計，將日常管理工作與檔案管理工作看作一個整體，做到日常工作與檔案管理一體化、辦公系統和檔案管理系統一體化、檔案收集管理與利用服務一體化，要建立起日常管理工作與檔案工作的無縫對接通道，實現“管理資料檔案化、日常工作流程化、管理工作歸檔自動化、服務利用多元化”，在日常工作中完成檔案收集管理，在工作中服務利用檔案，全面提高檔案服務利用效率。

（四）加快信息化管理進程，提高檔案利用服務水平。

在做好檔案管理的基礎上，檔案的利用服務水平很大程度上取決于管理手段的高低，當前高職院校檔案的信息化管理尚處于初級階段，加快推進信息化、網絡化檔案管理可大大提高檔案服務利用的效率與水平。在檔案管理信息化建設中，首先要從信息化所需的支撐環境建設入手，并與檔案網絡化管理同步推進，建設起管理服務利用的硬件系統和軟件系統，建立“多渠道、多媒體、多形式、多元化”的服務利用格局，在多元用戶終端建設、用戶管理權限、檔案安全等方面下功夫，做到檔案服務利用“便捷、安全、高效”；其次，要加強管理人員的業務培訓，加強對檔案管理技術人員在信息化網絡化管理知識、管理業務流程、信息化軟件應用等方面業務培訓，讓管理者充分利用信息化管理手段進行日常管理、業務統計、分析，在提高管理水平和管理效率中研究分析管理中的問題，不斷改進管理方法，大幅度地提升管理服務利用水平。

（五）加強條件建設，打造優良的檔案服務利用軟環境。營造舒適的環境可以很大程度提高檔案的利用效率。檔案管理者要研究檔案利用者的心理特征，針對不同利用者的需求特點，既注重閱覽室的布置、設施擺放、照明條件等硬件建設，又在服務態度、服務質量等方面下功夫，把握服務細節，為利用者提供溫馨、舒適、愉悅、輕松、休閑的環境，最大程度打造優質服務利用軟環境，為檔案利用服務創造條件。

總之，檔案服務利用也是一門技術活，它既注重硬件建設，也需要軟件建設，高職院校只有強化檔案管理意識，提升檔案工作的地位，加大檔案管理的硬件建設，強化信息化管理、團隊建設以及管理服務軟件環境建設，提高檔案服務利用的質量和水平。

［1］李揚新.我國檔案利用服務政策體系的構建與規劃［J］.浙江檔案.2010（10）:23-26. ［2］石磊.論檔案利用服務需求［J］.檔案學通訊.2005，5（9）:75-77. ［3］劉秀花.檔案利用服務基本問題研究文獻綜述［J］.辦公自動化，2015，9（17）:34-35.

［4］羅文婧靈.新時期高校檔案利用服務工作初步研究［J］新宿教育學院學報，2016（3）:87-88.