文書檔案管理鑒定整理工作方法實踐

文/航天科技集團四院四十三所　王輝；航天科技集團四院四十一所　胡玉玲

文書檔案管理鑒定整理工作方法實踐

文/航天科技集團四院四十三所王輝；航天科技集團四院四十一所胡玉玲

文書檔案管理作為單位各級黨政實施領導開展工作的關鍵，也是單位工作管理水平及工作業績的真實記載。文書檔案管理鑒定整理工作的好壞不僅給整體檔案管理工作的質量帶來影響，也給整個單位的檔案管理水平帶來影響。文章主要分析了文書檔案鑒定工作存在的問題，并提出相應的解決策略，期望為日后文書檔案管理鑒定整理工作提供參考。

文書檔案；管理；鑒定整理；工作方法

文書檔案鑒定工作作為文書檔案管理工作的前提，也是單位檔案室工作的重點與難點。文書檔案隨著時間推移不斷增加，價值雜亂無章，就會加大了文書檔案管理鑒定工作的難度，造成檔案管理工作人員無法鑒定整理文書檔案管理，進而給檔案管理工作的順利開展與服務帶來影響。因此，必須做好文書檔案管理鑒定整理工作，讓文書檔案的服務作用與使用價值充分發揮出來。

一、文書檔案鑒定工作存在的問題

（一）鑒定數量浩大。

1.進館檔案質量低。由于各種原因影響，具有豐富資源的館藏已經變成各個檔案館追求的目標，也是對檔案館中館藏量規模和達標升級衡量的重要條件。但檔案館在擴大館藏的過程中，一些不具備進館保存價值的文件檔案也進入到檔案室中。因此，檔案管理工作人員需要鑒定的不僅是到期的文件檔案，還有許多沒有實際保存價值，卻長期和永久保存的文件檔案。

2.沒有及時開展鑒定整理工作。由于檔案庫房不緊張，不需要馬上進行鑒定整理，而且鑒定整理工作需要消耗許多的時間與人力，其整理效果并不明顯，因此，檔案鑒定管理人員忽略了鑒定工作的重要性，沒有及時開展鑒定工作，從而加大了文件檔案鑒定工作量。

（二）鑒定程序復雜。現階段，檔案室主要利用案卷裝訂方法對文件檔案進行鑒定整理。在實際鑒定過程中，卷中如果有到保管期限的文件，其處理手續將會非常復雜：

1.拆卷。去除不需要繼續保存的文件，然后利用標注的方式在卷內文件的目錄上進行標注；若不需要保存的文件去除的比較多，就必須對文件目錄進行重新抄寫，然后再重新組成新的文件。

2.檔案號的調整。調整文件檔案保管期限，必須重新對檔案號進行編排，才可以確保有效的利用與管理文件檔案。

3.檢索工具的調整。各個檢索工具的調整與完善，例如案卷目錄、專題目錄和全引目錄等檢索工具，是一個極為復雜的操作程序，令檔案管理工作人員止步不前，不敢嘗試。

二、文書檔案管理鑒定工作策略

（一）開拓館藏信息領域。開拓館藏信息領域是鑒定整理文件檔案工作的最好方法，例如，可以按照檔案館的《檔案館通則》接受時間在“10年左右”的文件檔案，可以適當考慮將一些重要部門或者是機關接收時間提前到3～5年；然后，在檔案館中設立目錄中心，將不在進館范圍、未到進館時間及長期保管的檔案等檔案的目錄集中起來，讓目錄中心起到“中介”作用，從而讓某些館藏檔案提前服務于社會。

（二）文件鑒定法的運用。

1.分析文件外形特征。文件檔案上各種各樣的外形特征受文件價值的影響，在某方面有些文件檔案不具備重要意義，但在外形上卻有特殊之處。例如，在制作材料、圖案、制作方法及筆記上有些文件檔案有藝術價值或者是研究價值；有些文件檔案雖然較為常見，但由于有著名人物的簽名、題詞、修改及批注等，使得文件檔案外形上增加了本身所沒有的具有特殊性的一些標記符號，從而讓文件檔案具有新的研究意義，也增加了更多的、更大的價值。相反，有些文件雖然有使用價值，但是由于外形嚴重損壞，已經不能使用與修補，也就不具備繼續保存的價值。

2.分析文件內容。分析文件的內容是文件檔案鑒定工作的中心，每一份文件檔案都有工作活動記錄，文件檔案記錄與工作活動的重要程度直接給檔案價值帶來影響。除此之外，文件檔案在歸檔時，內容重復性的文件檔案也應進行區分，并保持文件完整性，盡可能避免出現重復現象。

3.分析文件的社會影響。不同的文件均有不同的作者，他們在社會的影響與地位也不同，其文件檔案價值也不一樣。通常情況下，由著名人物、高級領導機關及重要部門組成的文件檔案，和單位組成的永久保存檔案相比，其價值更大，比例更多。

（三）提高鑒定現代化管理水平。過去的立卷方式存在不足之處，給檔案鑒定工作帶來影響。因此，必須完善立卷方法，提升鑒定現代化管理水平。以件為單位并借助計算機管理的立卷方式的應用，不僅能夠去除沒有保存價值的文件，也方便檔案管理工作人員在鑒定文書檔案過程中不用考慮拆卷的問題。除此之外，文書檔案在鑒定管理過程中借助計算機的檢索工作可以調整檔案的保管期限，刪除沒有保存價值的文件，進而提升文書檔案管理鑒定整理工作的效率。

三、結束語

文書檔案管理鑒定整理工作作為單位檔案工作的重點與難點，鑒定數量浩大，鑒定程序復雜，檔案管理工作人員要想做好文書檔案管理鑒定整理工作，讓文書檔案的服務作用與使用價值充分發揮出來。必須開拓館藏信息領域，有效的運用文件鑒定法，改變立卷方法，提高鑒定現代化管理水平，從而讓文件檔案更好地服務于經濟建設。

［1］聶丹萍.新時期文書檔案管理存在的問題及對策分析［J］.辦公室業務，2013，（15）:79.

［2］劉愛民.文書檔案整理的要點［J］.檔案時空，2014，（8）:38-39.