網絡環境下高校檔案管理存在的問題及對策

文/泰州學院　徐桂榮

網絡環境下高校檔案管理存在的問題及對策

文/泰州學院徐桂榮

檔案管理工作在高校管理中占據重要地位，對學生和教師的日常生活和工作具有較大影響。處于網絡時代的發展背景下，使用網絡技術進行檔案管理已經成為當前的流行趨勢。高校招生數量在不斷增長，學生的信息檔案管理工作難度也在不斷加大，轉變檔案管理模式，已經成了高校檔案管理工作順利進行的內在要求。本文針對網絡環境下高校檔案管理工作中存在的問題，提出了一些具有實用性的對策。

網絡環境；高校檔案管理；問題；對策

應用信息化網絡技術管理檔案的各項工作，是順應時代發展的潮流，能夠促進高校檔案管理工作效率不斷提高、檔案管理更加規范化。當前處于網絡環境下的高校在進行檔案管理工作時，存在著一定問題，影響到高校其他各項工作的順利進行，采取有效的對策予以解決，才能夠促進檔案信息化服務朝著更加快捷、優質的方向發展。

一、當前高校檔案管理工作中存在的問題

（一）認識不夠全面，組織體系不夠完善。當前很多高校對于檔案信息化管理工作的認識不夠全面，相應的組織體系也不夠完善，主要表現在一些學校沒有充分認識到建設檔案信息化管理工作的重要性和必要性，沒有完整的建設和規劃目標，學校針對檔案信息化管理工作中的組織機構設立不夠完善，沒有專門的建設領導小組進行該項工作的建設，尤其是針對這項工作當中出現的問題和難度預計不夠，影響到了后期工作的具體進展。

（二）技術層面存在著一定欠缺。高校在進行檔案信息化管理的過程中，使用的新舊系統不太一致，所錄入的信息數據存在著不夠統一的問題，這就導致一些信息之間的交換工作無法順利進行。比如說，高校學生部門和教務部門的人數統計出現了偏差，給學校進行各項工作都造成了困擾。同時因為電子信息網絡建立的不夠完全，電子文件缺乏統一的設立標準，導致一些檔案出現缺失的問題，給學生和教師的正常生活、工作造成不利影響。高校在建設信息化檔案管理工作的過程中，缺乏較為有效的網絡信息安全防護體系，導致一些檔案信息的保密工作沒有做好，留下較大的安全隱患。

（三）檔案管理工作人員的自身素質不高。檔案信息化管理工作人員沒有掌握較為專業的技術知識，很多工作人員的業務經驗不夠豐富，對于檔案管理工作當中出現的一些問題無法及時解決。高校檔案管理工作中嚴重缺乏一些對計算機技術、檔案管理能力十分精通的復合型人才，影響到了檔案管理工作的順利進行。

二、應對高校檔案管理工作問題的有效對策

（一）提高總體認識，加強組織建設。明確檔案管理工作的積極意義，明確將其和現代信息化技術有效結合的重要意義，提高高校全體師生對信息化檔案管理工作的認識。高校需要將網絡環境下的檔案管理工作積極納入到高校日常管理工作當中，使得檔案管理工作能夠真正為廣大師生提供優質服務，實現信息化檔案管理的良好機制。同時，加強信息化檔案管理的組織建設工作，逐步形成數字化的檔案管理體系，保證師生能夠直接在系統之中查詢到自身的各種信息，將數字化的管理優勢逐漸凸顯出來。數字化的檔案管理體系，依靠全部檔案管理人員的努力和學校領導的大力支持以及各個師生的有效配合。建立起較為完整的信息化檔案管理系統，能夠便于檔案管理工作的順利進行，減少了人工進行數據錄入、輸出的工作量。

（二）加強技術層面的相關建設工作。信息化檔案管理工作的順利進行，依靠著技術層面的重要支撐，加強技術層面相關建設工作，是保證檔案信息化管理高效率、高質量完成的重要前提。加強技術層面的建設，可以從以下幾個方面進行：第一，加快建立起較為完善標準的檔案信息化數據庫系統。數據庫系統的建立要能參照國家標準，使用高質量的多媒體數據庫，同時高校還要結合自身的特色。第二，將電子文件進行有效的歸檔處理，提高檔案信息化管理與辦公自動化的銜接程度。電子檔案的建立，是檔案信息化管理的重要工作之一，做好歸檔處理，能夠及時進行查詢和整理，與辦公自動化工作進行無縫銜接，能夠有效促進檔案信息化管理工作的運行。第三，加強網絡信息安全防護工作。對所有進入檔案管理系統的人員進行實名認證，做好局域網的防護工作，減少黑客侵入的情況發生，數據傳輸需要進行加密處理。

（三）提高檔案管理工作人員的綜合素質。加強對檔案管理人員的培訓工作，逐步提高檔案管理人員的專業技術能力，保證檔案管理人員能夠成長為熟練掌握計算機技術、檔案管理專業知識以及現代化操作設備能力的綜合型人才。采用績效考核的方式逐步提升檔案管理工作人員的積極性和工作熱情，保證他們能夠正確面對日常工作，自覺主動的進行自我提升。比如說，高校可以對檔案管理工作人員的日常表現進行評估，對那些業務能力突出的人員進行物質獎勵。

三、結語

檔案信息化管理已經成了當今社會的重要需求，尤其在高校中，人們都想要能夠對自身的檔案進行有效查詢。檔案管理工作人員是執行檔案信息化管理各項工作的直接人員，他們的綜合素質高低，將會直接影響到檔案管理工作的效果是否良好。針對檔案管理工作中出現的問題，及時采取有效措施予以解決，能夠起到良好效果。

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