淺談企業(yè)檔案精細化管理方略

文/湛江電力有限公司　潘新嬌

淺談企業(yè)檔案精細化管理方略

文/湛江電力有限公司潘新嬌

本文對企業(yè)檔案管理進行概述，說明精細化管理的重要性，從企業(yè)檔案管理工作日常項目入手，分析精細化管理的方向并對具體管理活動的開展提出建議。希望本文能夠為企業(yè)檔案管理工作的開展提供幫助。

企業(yè)檔案；精細化管理；管理方略

企業(yè)檔案管理是對企業(yè)運營過程中形成的文件和檔案進行收集、整理、保管和應用的過程。檔案管理不僅是對企業(yè)經(jīng)營的有效記錄，還能夠為企業(yè)經(jīng)營者和企業(yè)員工提供相應的資料，幫助企業(yè)事務有效地開展起來。企業(yè)檔案利用率不斷提高，進一步發(fā)展檔案管理工作值得我們進行思考和探索。

一、企業(yè)檔案管理概述

（一）企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，企業(yè)檔案管理進入了信息化管理時代，檔案資料的形式、檔案儲存和保密工作的完成以及檔案的利用都可以通過電腦和網(wǎng)絡(luò)完成。這使得檔案管理工作的效率不斷提升。企業(yè)檔案管理為企業(yè)事務的發(fā)展提供了資料。

（二）精細化管理的重要性。雖然信息化管理是目前企業(yè)檔案管理的主要模式，但是信息化僅限于管理的表面，檔案資料的應用并沒有呈現(xiàn)出連續(xù)性和指向性，這使得檔案服務效率降低。檔案利用率的提升使得檔案服務性管理需要不斷提升，這意味著檔案管理工作必須從源頭上具有指向性和針對性，精細化管理在檔案管理工作發(fā)展中很有必要。

二、企業(yè)檔案精細化管理的方向

（一）精細化企業(yè)檔案資料收集和保存。檔案資料的收集和保存是企業(yè)檔案管理的第一個步驟，也是進行精細化管理、使企業(yè)檔案的應用具有指向性的基礎(chǔ)。精細化企業(yè)檔案的資料收集即意味著從檔案資料產(chǎn)生開始就進行細化的分類，對資料的應用進行預先估計，使檔案資料的形式、收集方式等都具有某一類檔案應用的特殊性。這是目前企業(yè)檔案資料收集無法做到的，也是精細化管理的發(fā)展方向之一。

（二）精細化企業(yè)檔案的信息化管理。信息化管理是企業(yè)檔案管理的發(fā)展主線，因此，進行精細化管理必須從信息化管理入手，信息化管理貫穿了企業(yè)檔案管理工作的整個過程，然而要使精細化管理切實發(fā)揮作用，就應該從信息化管理的特征入手。企業(yè)檔案管理工作人員有必要理順信息化管理的路徑，以此為基礎(chǔ)進行精細化管理。

（三）精細化企業(yè)檔案服務。企業(yè)檔案管理的最終目的是使檔案能夠服務于企業(yè)的日常工作，對企業(yè)發(fā)展以及員工發(fā)展起到輔助作用。從這一角度考慮，企業(yè)檔案的精細化管理應該落實到服務這一層面。能夠使檔案資料用之有效，是精細化檔案管理的最終目的，也是該管理思路的實踐方向。

三、企業(yè)檔案精細化管理的途徑

（一）改革企業(yè)檔案管理制度。首先，企業(yè)應該重視各類檔案的特殊性，對檔案資料的階段性特征進行分類，例如企業(yè)進行發(fā)電廠場地修建，應該有設(shè)計檔案、建設(shè)工程檔案（其中包括工程管理各項內(nèi)容）、場地投入使用的服務檔案等。在充分分析不同類型檔案的特征基礎(chǔ)上，按照檔案的分類派遣相應的工作人員進行檔案收集；其次，應該有明確的檔案提交格式以及提交時間規(guī)定，并將檔案提交的責任與企業(yè)經(jīng)營責任合并，使某一企業(yè)項目的管理者和負責人能夠按時提交較為全面的檔案；再次，應將檔案資料收集整理的效率以及檔案資料的質(zhì)量進行科學評估，建立相應的評估體系，考察每個經(jīng)營項目檔案的價值以及企業(yè)行政、財務檔案的真實性等，建立檔案管理指標體系，將檔案資料的價值與相關(guān)工作人員的“業(yè)績”掛鉤。

（二）提升企業(yè)檔案管理工作者的職業(yè)技能。要在信息化管理發(fā)展中實現(xiàn)精細化，首先要確定信息化管理的特征，即網(wǎng)絡(luò)根據(jù)結(jié)點傳播、網(wǎng)絡(luò)具有安全風險、網(wǎng)絡(luò)大數(shù)據(jù)的集成化利用等。分析這些特征的產(chǎn)生和發(fā)展原因，制定相關(guān)的管理計劃；其次，針對檔案管理信息化的特征劃分崗位責任，實現(xiàn)每個崗位工作人員的職業(yè)技能精細化。無論是分析信息化管理的特征，還是實現(xiàn)專崗專責專人的精細化，都需要檔案管理工作者的職業(yè)技能符合需要，因此，提升企業(yè)檔案管理工作者的職業(yè)技能成為實現(xiàn)精細化管理的必要途徑之一，建議企業(yè)對檔案管理工作者進行專職培訓，即通過相關(guān)的測試和考核分析現(xiàn)有檔案管理工作人員在信息化檔案管理中的工作能力，如對檔案資料收集分類的能力、進行網(wǎng)絡(luò)安全管理的能力、進行硬件監(jiān)督檢查的能力等。按照現(xiàn)有工作人員的工作偏好進行崗位劃分并進行職業(yè)技能的相關(guān)培訓，使他們能夠在適合的崗位上將工作能力發(fā)揮到最大；對于那些存在人才空缺的崗位，如網(wǎng)絡(luò)安全管理等，應該聘任專業(yè)人才加入。

（三）進行檔案服務宣傳。檔案管理服務精細化的實現(xiàn)需要全體企業(yè)員工的參與，這是因為服務精細化意味著個性化，即企業(yè)全體員工對檔案管理重視，能夠主動提出服務訴求并主動應用檔案資料。因此，建議企業(yè)檔案管理部門進行相關(guān)的檔案服務宣傳。將檔案管理能夠提供給企業(yè)員工的資料性服務整理成相關(guān)文件發(fā)放到各個部門，聽取企業(yè)員工的服務意見并進行改進；指導企業(yè)員工進行自主的檔案資料調(diào)取和應用等。

四、結(jié)語

綜上所述，企業(yè)檔案管理的精細化使該項工作進入了一個嶄新的發(fā)展時期，精細化管理使檔案管理本身的結(jié)構(gòu)更清晰，指向性更強，使檔案工作本身的效能得以提高。相信通過精細化管理工作的推行，企業(yè)檔案管理工作一定能夠得以快速發(fā)展。

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