企業(yè)科技檔案管理創(chuàng)新淺議

文/黑龍江省農(nóng)墾寶泉嶺企業(yè)集團(tuán)公司　王硯秋

企業(yè)科技檔案管理創(chuàng)新淺議

文/黑龍江省農(nóng)墾寶泉嶺企業(yè)集團(tuán)公司王硯秋

企業(yè)科技檔案管理要與時(shí)代同步發(fā)展，就必須開(kāi)拓創(chuàng)新，以創(chuàng)新思維指導(dǎo)實(shí)踐。創(chuàng)新思想觀念是條件；創(chuàng)新管理模式是基礎(chǔ)；創(chuàng)新管理方法是關(guān)鍵；創(chuàng)新服務(wù)方式，拓展企業(yè)科技檔案的開(kāi)發(fā)利用是目的。

企業(yè)；科技檔案；管理；創(chuàng)新

科技檔案作為科技信息的載體，可以有效促進(jìn)社會(huì)生產(chǎn)力的發(fā)展。一個(gè)企業(yè)統(tǒng)籌決策時(shí)，一定要做詳細(xì)的市場(chǎng)調(diào)研，結(jié)合國(guó)內(nèi)外的技術(shù)水平和市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，分析研究自己的技術(shù)力量和水平、設(shè)備條件、原材料的供應(yīng)和信息掌控等，這必然要求充分利用本單位的各種科技檔案。在現(xiàn)代化生產(chǎn)的科學(xué)管理、設(shè)備改造和技術(shù)市場(chǎng)興起后的科技交流中，科技檔案可以提供系統(tǒng)的科學(xué)數(shù)據(jù)和依據(jù)。

一、企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新中的檔案信息需求

企業(yè)在創(chuàng)新過(guò)程中對(duì)信息需求量很大，企業(yè)科技檔案是一項(xiàng)重要的信息源。科技檔案只有轉(zhuǎn)化為有用信息，建立起多層次、多種類、跨系統(tǒng)的檔案信息資源庫(kù)，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值。

二、企業(yè)科技檔案管理現(xiàn)狀

（一）管理模式落后。目前很多企業(yè)檔案部門在管理上還處在對(duì)檔案實(shí)體的收集、整理、保管利用的初級(jí)階段，還沒(méi)有進(jìn)入對(duì)科技檔案進(jìn)行數(shù)字信息化管理的高級(jí)階段。在現(xiàn)代數(shù)字信息化時(shí)代，科技檔案的類別、內(nèi)容、載體、信息等將不斷增加，科技檔案的數(shù)字信息化管理模式必將取代傳統(tǒng)的科技檔案實(shí)體管理模式。

（二）服務(wù)手段滯后。企業(yè)檔案部門普通的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)數(shù)碼設(shè)備，只能對(duì)科技檔案案卷、專題目錄進(jìn)行簡(jiǎn)單編輯整理，不能運(yùn)用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)進(jìn)行科技成果轉(zhuǎn)讓和信息交流，因而對(duì)科技檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用較低。

（三）服務(wù)方式被動(dòng)。以往企業(yè)檔案部門通常懷著按部就班的心態(tài)，因此其服務(wù)內(nèi)容、方式比較單一，限制了其所服務(wù)的范圍，與外界缺乏溝通與交流，所服務(wù)的對(duì)象僅僅局限于在企業(yè)內(nèi)部借閱和復(fù)制。

（四）專職人員稀缺。很多企業(yè)檔案管理人員工作十分繁雜，很少接受過(guò)檔案管理方面的專業(yè)訓(xùn)練，面對(duì)科技檔案的具體工作時(shí)，常常顯得力不從心，只能對(duì)日常文件資料進(jìn)行簡(jiǎn)單的收集整理工作，很難應(yīng)對(duì)科技檔案信息的精細(xì)化工作。

三、企業(yè)科技檔案管理創(chuàng)新

（一）創(chuàng)新思想觀念。檔案部門一定要具備創(chuàng)新型思維，與時(shí)俱進(jìn)，轉(zhuǎn)變觀念，要有組織有規(guī)劃的有條不紊地進(jìn)行科技檔案信息化建設(shè)。企業(yè)要將科技檔案信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)也納入年度財(cái)務(wù)預(yù)算的范圍，適當(dāng)增加經(jīng)費(fèi)投入，配置高性能電腦、同時(shí)激光打印機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)、多角高倍數(shù)碼相機(jī)、數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器、大型數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案管理軟件、網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備等設(shè)施設(shè)備也是必不可少的，以此來(lái)解決好科技檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等根本性問(wèn)題。

（二）創(chuàng)新組織機(jī)構(gòu)。創(chuàng)新檔案組織機(jī)構(gòu)建設(shè)，要從企業(yè)抓起，首先要建立專門的檔案室，并配齊經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案工作人員，根據(jù)實(shí)際情況完善既有的檔案規(guī)章制度，真正切實(shí)重點(diǎn)抓好科技檔案管理工作。同時(shí)要積極大力引進(jìn)檔案信息化管理相關(guān)專業(yè)技術(shù)人才，以擴(kuò)充檔案人員隊(duì)伍建設(shè)；其次，檔案人員要注重專業(yè)知識(shí)的積累，企業(yè)要對(duì)檔案人員加強(qiáng)計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力方面培訓(xùn)，使其能熟練掌握計(jì)算機(jī)方面的基本知識(shí)，不斷提升自己的電腦網(wǎng)絡(luò)操作技能，提高檔案人員的知識(shí)水平和業(yè)務(wù)水平，從而使科技檔案管理手段向技術(shù)型、創(chuàng)新型轉(zhuǎn)變。

（三）創(chuàng)新管理模式。在管理體制上，企業(yè)科技檔案工作要建立層次分明，高效，緊湊的管理模式，企業(yè)檔案部門對(duì)本單位履行宏觀領(lǐng)導(dǎo)和管理職能，對(duì)所屬單位負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查和建設(shè)性指導(dǎo)，確保科技檔案完整、準(zhǔn)確和齊全，是創(chuàng)新性管理模式的基本目標(biāo)。在管理機(jī)制上，營(yíng)造要時(shí)刻追求理念創(chuàng)新，管理創(chuàng)新的環(huán)境，自上而下，實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)、檔案部門和技術(shù)部門齊抓共管的機(jī)制，形成多級(jí)梯度分層管理。

企業(yè)要對(duì)科技檔案信息化建設(shè)工作大力支持，大膽革新管理方式。要應(yīng)用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，整合科技檔案信息資源，實(shí)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的科技檔案管理方式，從而提供高質(zhì)量服務(wù)。逐步實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案實(shí)體的數(shù)字化、現(xiàn)代化信息管理的科學(xué)高效的檔案管理方式。

（四）創(chuàng)新管理方法。建立現(xiàn)代化數(shù)字網(wǎng)絡(luò)信息化的科技檔案管理中心。一是要選擇合適的企業(yè)檔案管理軟件，其體系結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)功能、適用網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)、后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)、與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口，以及科技檔案管理模塊都要符合檔案信息化建設(shè)的要求。二要做好科技檔案案卷級(jí)、文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的錄入、查詢和維護(hù)工作，通過(guò)查找目錄、原文傳輸及掃描等方式，實(shí)現(xiàn)科技檔案案卷、文件目錄檢索和全文查詢，逐步建成科技檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化信息管理平臺(tái)，形成電子文件、電子檔案管理和利用中心。

（五）創(chuàng)新服務(wù)方式。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，開(kāi)設(shè)科技檔案在線服務(wù)，可以提高科技檔案信息資源的共享程度，優(yōu)化資源配置，提高工作效率，提升企業(yè)形象，為企業(yè)發(fā)展提供高效優(yōu)質(zhì)服務(wù)。提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，主動(dòng)的現(xiàn)代化檔案管理服務(wù)方式必將取代被動(dòng)的、人工式的傳統(tǒng)檔案管理服務(wù)方式。

由此可見(jiàn)，創(chuàng)新企業(yè)科技檔案管理，切實(shí)管好用好科技檔案，不僅對(duì)挖掘企業(yè)生產(chǎn)潛力，增加企業(yè)受益，增強(qiáng)企業(yè)科技創(chuàng)新能力方面有著顯著的提升，同時(shí)也能提高企業(yè)現(xiàn)代化、科學(xué)化、創(chuàng)新化的管理水平，從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，這對(duì)企業(yè)的發(fā)展有著重要的現(xiàn)實(shí)意義和經(jīng)濟(jì)意義。

［1］張俊霞.論科技檔案中知識(shí)產(chǎn)權(quán)的開(kāi)發(fā)與利用［J］.檔案，2009（4）.

［2］劉娟.淺談企業(yè)科技檔案管理創(chuàng)新［J］.科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2014（12）.

［3］徐艷.淺談科技檔案管理的創(chuàng)新模式［J］.卷宗，2014（6）.