事業單位照片檔案管理存在的問題與對策分析

文/余姚市住房保障中心　陳海燕

事業單位照片檔案管理存在的問題與對策分析

文/余姚市住房保障中心陳海燕

照片檔案信息資源是指依托感光材料實現對國家、集體和個人等具有歷史價值活動信息記錄的檔案形式。照片檔案是事業單位檔案信息資源的關鍵構成要素。然而，目前事業單位照片檔案管理還存在一些問題，亟待改進。為此，本文對事業單位照片檔案管理的改進策略展開研究，以供參考。

事業單位；照片檔案；管理制度；激勵機制

一、事業單位照片檔案的重要意義

事業單位的各項工作中，檔案管理是一項十分重要的工作。而照片檔案又是檔案管理工作的重要組成部分，照片檔案的利用更加廣泛，而且具有很高的利用價值，是事業單位工作中十分重要的組成部分，可以說做好照片檔案的收集、保管是整個照片檔案管理工作的前提和基礎。因此，事業單位照片檔案管理工作尤為關鍵。

二、事業單位照片檔案管理存在的問題

事業單位照片檔案管理存在著設備條件欠缺、收集與整理工作缺乏即時性、歸檔與保管缺乏規范性、利用與查找缺乏有效性等方面的問題，亟待改進。

（一）設備條件存在欠缺。照片檔案的管理要有良好的照片檔案管理設施，這是做好照片檔案管理工作的物質保障。但是由于部分事業單位并非專職檔案管理機構，照片檔案管理的設備條件因單位資金投入有限，存在著一定的欠缺，對檔案專用的辦公設備采購不足，導致有些工作無法高效推進。

（二）收集與整理缺乏即時性。照片檔案的收集與整理工作關系到事業單位照片檔案管理的有效性和真實性。為此，事業單位應及時通過多種途徑來收集照片，對每一次事件、活動或者業務成果都要及時地進行照片的收集與存檔，并做好文字說明工作。但是目前一些事業單位在照片的收集與整理方面缺乏即時性，導致很多照片并沒有及時入檔，耽誤了后續工作的完成。

（三）歸檔與保管缺乏規范性。由于照片檔案的制成材料有一定的獨特性，所以照片檔案的歸檔與保管需要具備一定的條件，遵守一定的規范，相對于其他檔案的歸檔與保管要求更高。比如，照片和底片在入庫前需要進行嚴格的檢查和把關，庫內的照片檔案也要進行定期檢查，照片檔案庫房的溫度需要控制在15～25℃，濕度要保持在55%～65%等。但是事業單位并非專門的檔案管理機構，所以在照片檔案的歸檔與保管方面并沒有嚴格遵循規定，缺乏一定的規范性。

（四）利用與查找缺乏有效性。由于信息化進程比較落后，事業單位照片檔案在利用與查找方面缺乏一定的有效性，利用率低。

三、事業單位照片檔案管理的改進策略

對事業單位照片檔案管理工作進行改進，需要從以下幾個方面入手：

（一）規范管理制度，采取激勵機制。在照片的存儲、收集、整理、利用、查找等每一個環節，都應該有一定的制度規范作為保障。為此，事業單位應該不斷規范管理制度，規范每一個環節，使照片檔案管理工作有章可循。同時應采取激勵機制，激勵事業單位檔案管理工作人員做好每一項細微的工作，使照片檔案管理工作整體有序發展。

（二）引進先進設備，運用信息化管理。信息化時代，檔案管理工作也離不開信息化的管理與設備方面的跟進。為此，事業單位應與時俱進，不斷增加投入，引進先進設備，強化基礎設施建設、檔案數據庫建設、檔案網站建設，運用信息化管理來提升照片檔案管理的工作效率。當然，檔案數字化對象不斷豐富，不僅僅局限在紙質檔案方面，已經擴展到照片、圖像、錄音、錄像、電影膠卷、縮微膠片等各種不同種類載體檔案的數字化，因此事業單位也應強化對照片檔案的數字化技術與數字化管理，以大幅提高檔案管理效率。

（三）注重人員培訓，提高思想重視。從檔案信息資源管理的角度來看，唯有檔案管理人員具備較高的職業素養與專業技能，才能夠最大限度地實現對照片檔案的科學管理與開發利用。有鑒于此，事業單位應當注重對檔案管理人員進行系統性的職業技能培訓，以便使其通過培訓，掌握先進的檔案管理知識，更新自身的檔案管理與服務理念，提升自身的檔案管理技能。同時，依托對檔案管理人員的專項培訓，能夠使事業單位檔案管理人員強化自身的責任意識和崗位意識，使其能夠在照片檔案的管理與開發利用過程中做到勤勉盡職，從而最大限度地提升事業單位照片檔案管理效率。

四、結語

以上，我們對事業單位照片檔案管理存在的問題進行了分析，并就事業單位照片檔案管理的改進策略展開了研究。照片檔案管理工作的重要性日益凸顯，事業單位在具體的管理過程中應充分考慮現存問題，積極改進，提高工作成效。

［1］陳新莉，孫恩啟，游荷英.如何做好照片檔案管理工作之我見［J］.治黃科技信息，2004（03）.

［2］范菊珍.淺談全面實現無紙化辦公后如何做好電子檔案的管理［J］.辦公室業務，2016（07）.

［3］李國生.加強機關照片檔案管理的思考［J］.辦公室業務，2016（08）.