創新檔案利用新方式研究

趙 揚哈爾濱好民居建設投資發展有限公司 黑龍江哈爾濱 150026

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創新檔案利用新方式研究

趙 揚
哈爾濱好民居建設投資發展有限公司 黑龍江哈爾濱 150026

【摘要】檔案利用，是對檔案有利用需求的人通過系統查找、利用檔案信息，滿足個人或組織等利用需求的一種行為過程，也是體現檔案信息資源利用價值的過程。檔案工作的最終目的是為廣大利用者提供服務，而利用形式是檔案管理部門為利用者提供服務的橋梁和紐帶，也是檔案管理者實現自身價值和重要手段。

【關鍵詞】檔案；服務；方式；利用

一、拓展檔案利用形式的多元化

服務是檔案工作的生命線，增強檔案工作服務能力是貫徹落實國家檔案局“服務先行”戰略構想、實現檔案工作自身價值的重要保障。檔案的利用是檔案工作的最根本目的。而對于企業檔案的充分利用，則能有效提高企業各項工作效率和工作質量。檔案工作的服務性突出地表現在檔案利用工作這個環節上。提供檔案的服務形式包括檔案的檢索及開發編研檔案信息等。服務形式的定位，就是使檔案檢索及傳遞的檔案信息最有效、最具特色。同時也為企業領導和其他工作人員在制定方針政策、商洽工作、處理問題、總結經驗等方面提供科學的依據和準確的信息。檔案工作的最終目的是為廣大利用者提供服務，而利用形式是檔案館為利用者提供服務的橋梁和紐帶，也是檔案館實現自身價值和重要手段。形象意識在日趨激烈的社會競爭中，各行各業都在樹立自己的服務形象。良好的服務形象帶給人們不僅是精神上的愉悅，還會加深人們的印象，帶來豐厚的利潤。檔案利用形式的變化必然導致服務形態的改變，所以必須轉變觀念，開拓創新，以科學的服務形態更有效地為檔案利用者服務。最大程度的提供檔案利用始終是檔案工作生存的保障。檔案工作中必須突破傳統的檔案利用服務模式，才能開拓檔案事業服務的新空間。

二、檔案網絡信息服務

在計算機及網絡技術的迅猛發展和廣泛應用的情況下，信息獲取和傳遞方式都發生了根本性的變革。在對傳統管理模式進行揚棄的基礎上，檔案部門要通過網絡及時、準確地向企業各業務部門提供以有效的數字信息為主要形式的檔案利用服務，在真正意義上實現檔案管理工作為企業經濟利益最大化服務。當前檔案工作者的重要使命就是開發和利用檔案信息資源，不斷創新檔案服務機制，積極主動地為經濟建設主戰場服務，為全面建設小康社會服務。要通過計算機網絡為用新形式下的用戶提供服務。要通過計算機網絡為用戶提供服務，并加強各項事務管理，促使檔案管理現代化。檔案管理的創新服務要通過計算機網絡為用戶提供服務，并加強各項事務管理，促使檔案管理現代化。積極組織上網數據和信息，使檔案管理服務系統聯上企事業單位網站，實現檔案信息的網上檢索，為用戶提供更好的服務。

在信息化時代里必然要發生變化，至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、學習和生活的環境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統、信息網絡及時準確地獲得多種信息。盡快實現網上檔案傳遞和辦理借閱，為用戶送檔上門。在網上設立虛擬檔案畫面、檔案編研成果網站，供用戶自如的選擇、欣賞自己喜愛的作品。為充分發揮檔案的價值，把檔案信息融入社會信息流中，推送到公眾面前，必須不斷強化檔案網站的服務功能。視用戶需求為網站建設的第一要件，使檔案網站為用戶所接受。

三、增強檔案管理的服務功能

檔案記錄著企業成長的點點滴滴，何時開業，創業者是誰，何時盈利，何時擴張，戰略目標調整過幾次、掌門人有無變動等等都可以從企業檔案中找到答案。檔案越來越貼進群眾生活，貼近民生，檔案部門應突出服務這個主題，進一步強化服務意識，更新服務觀念，改進服務方式，增強檔案服務的及時性、針對性和實效性，以開拓進取的精神，努力實現檔案服務機制的不斷創新。知識經濟時代檔案館的改革創新方向就是走信息化道路，在為社會提供檔案信息服務的基礎上，創建檔案信息服務產業，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務為主要內容的工作實體。實現檔案管理規范化，可以提高檔案業務工作的效率、降低檔案管理者的勞動強度，降低管理成本。而實現檔案管理的電子化，更是可以將檔案管理達到事半功倍的效果，使用電子軟件管理檔案通過網絡就可以隨時隨地的進行檔案檢索、借閱，亦可進行檔案業務管理工作。要從重管理、輕利用的傳統模式中解脫出來，變“封閉型”為“開放型”，主動面向知識經濟主戰場，把檔案工作的重心轉到為知識經濟和各項事業發展提供優質服務的軌道上來。做到知識經濟發展到哪里，檔案工作就延伸到哪里。

四、加強檔案管理現代化建設

檔案工作被看成是一項知識管理工作。知識管理是信息管理的延伸和發展。知識不是一般的信息，而是能在信息運用中改進人的行為的特殊信息。檔案管理現代化是新時期檔案事業發展的必然趨勢，是21世紀檔案事業持續發展、不斷創新的必然趨勢和歷史性任務。隨著現代信息技術的發展，以往的檔案管理手段顯得相對滯后。如何將檔案管理融入現代化科技之中，發揮科技優勢，更快、更便捷地搞好檔案服務，是我們面對的緊迫問題。以人才建設為基礎，以現代化管理為手段，以檔案館管理現代化為突破口，以提高質量、提高效率為重點，推動檔案事業發展的思想已達成了共識。檔案管理現代化的出路在于信息化。提高檔案的準確性和可靠度，實現管理的現代化。因此，要積極應用計算機技術、光盤技術、多媒體技術以及信息高速公路等新技術、新成果，提高林業檔案管理水平，最大限度地開發檔案信息資源。可以預見，在未來20年，檔案資源信息建設作為檔案管理現代化的核心內容，將不斷推動檔案管理現代化的發展。

五、結束語

展望未來，檔案事業面臨著新的挑戰和發展機遇，各級檔案部門必須增強緊迫感和憂患意識，解放思想，轉變觀念，開拓進取，并在發展中得以創新，加快推動檔案利用方式建設，為構建和諧社會做出應有的貢獻。

參考文獻

［1］張陽寧.創新是檔案事業發展的不竭動力［J］.山西檔案，2011 年S1期.

［2］那新穎.淺談如何做好檔案開發利用工作［J］.黑龍江檔案，2011年03期.

［3］賈朝莉.科學發展觀是推動檔案工作創新與發展的動力［J］；山西檔案，2011年S1期.