環保高效之無紙化辦公的探討

文/中國兵器工業導航與控制技術研究所　胡國金　蔡紅英

環保高效之無紙化辦公的探討

文/中國兵器工業導航與控制技術研究所胡國金蔡紅英

隨著我國經濟實力的不斷增強，人們生活水平也得到了極大的發展，如何在科學技術發達的時代背景下，利用無紙化進行辦公，讓其達到環保高效的積極作用，是社會和相關部門面臨的一個重要課題。同時，使用無紙化辦公模式也是符合國家節能的發展理念。本文就高效環保無紙化辦公的意義、無紙化辦公實施現狀以及推廣環保高效無紙化辦公的有效策略等方面進行了分析。

環保；高效；無紙化；辦公

隨著科技的不斷發展和創新，無紙化辦公不僅滿足快速生活節奏的需求，還能提升人們的環保意識，所以逐漸應用到各個領域中，受到了廣大人們群眾的喜愛。無紙化辦公就是指在日常工作過程中，不利用紙張進行相關業務的記錄，利用現在發達的網絡技術，達到工作上的溝通和進行，在很大程度上減少了日常的打印工作量，減少了對紙張的使用，省去傳真等相關步驟，利用網絡的快捷、高效的優勢，隨時隨地進行溝通，靈活性極強。

一、高效環保無紙化辦公的意義

隨著人們環保意識的增強，生活節奏的加快，使得無紙化辦公得到了極大的發展和實行。無紙化辦公在很大程度上節省了工作時間，提高了整體的工作效率，讓日常工作各個環節加強了聯系，對于紙質文件中出現的一些漏洞能夠進行完善，保證了文件的安全性和信息數據的真實性，同時，無紙化辦公模式利用網絡信息技術對文件數據信息進行傳遞和分類保存，節省了對打印紙張的使用，而且也節約了打印時間以及下級向上級傳遞的時間，提高了人們日常的工作效率。

高效無紙化辦公模式，在一定程度上規范了日常工作流程，優化企業內部的管理結構，將工作責任制度落實到每個員工身上，避免拖沓工作等情況的出現，同時，對于日常工作中出現的問題能夠及時查明原因，防止出現推脫責任的現象，降低工作效率。

無紙化辦公是利用網絡軟硬件設施展開的，對于上下級之間溝通提供了便利的條件，能夠保證信息傳遞的真實性，減少中間不必要的環節，使上級的指令能夠快速進行實施，而且也降低了成本，提高企業在同行業之間的核心競爭力，為企業穩定可持續發展奠定了扎實的基礎。

二、無紙化辦公實施現狀

高效環保無紙化辦公模式廣泛地應用，很大程度上改善了我國資源緊缺的現狀，提高了日常工作效率，有助于進行統一的管理。但是也存在一些問題，首先，大多數人沒有從根本上了解無紙化辦公模式，對其只停留在淺顯的層面，認為其就是收發文件，但是，檔案管理、信息登錄、申請審批等相關工作都屬于無紙化辦公范疇內，導致有的企業單位沒有充分利用無紙化辦公的優勢。其次，領導和工作人員沒有認識到無紙化辦公的重要性以及未來發展趨勢，很多單位在傳送文件時仍使用傳統的紙質印刷打印，不僅降低了工作效率，還增加了單位管理費用等方面的支出，不利于企業單位未來穩定可持續的發展。最后，高效環保的無紙化辦公也需要隨著時代的變化進行創新，對其中的軟硬件進行及時更新，保證能夠適應社會經濟體制的發展，對傳遞信息的安全性也要不斷地完善，減少網絡病毒的侵襲，給人們提供一個高效環保安全成熟的無紙化辦公模式。

三、推廣高效環保無紙化辦公的有效途徑

無紙化辦公的逐漸應用，既順應國家節能理念的必然趨勢，也是幫助人們適應快節奏生活的有效途徑之一。

（一）管理層和工作人員應該給予足夠的重視。無紙化辦公模式的實施和推廣，在很大程度上取決于企業內部管理層的重視程度，所以管理層應該充分了解使用無紙化辦公的優勢和未來經濟效益，然后制定相關的規范性文件對辦公過程進行規范和約束，同時，對工作人員進行無紙化辦公方面技能和知識的培訓，讓員工高效地利用無紙化辦公，提高企業整體的工作效率和水平。

（二）加大資金投入力度。在實行環保高效無紙化辦公的過程中，應該配備完善的硬件、軟件設備，給無紙化辦公模式推廣提供扎實的物質基礎。對技術人員的培訓、對軟件進行更新、硬件設備定期維修等方面，加大資金投入力度，保證無紙化辦公能夠更好地服務企業發生的經濟業務，提高企業的競爭力，更向現代化發展。

（三）完善無紙化辦公的管理制度。在推廣使用的過程中，也要有相應的法律法規對其進行約束，保證日常工作流程的規范性，同時，將安全責任制度落實到每個員工身上，防止出現失誤時，無人承擔，增強他們的安全風險意識，從根本上減少無紙化辦公利用網絡傳送文件產生的問題。

四、結束語

運用環保高效無紙化辦公，不僅是順應社會現代化發展的必然趨勢，也是提高企業核心競爭力的有效途徑之一。同時減少了對紙張打印的浪費，提高了日常工作的管理效率，為企業未來穩定可持續發展奠定了堅實的基礎。

[1]“無紙化辦公”促環保與高效[J].辦公自動化（綜合版）,2014,45(2):11-11.

[2]王雪林.環保高效之無紙化辦公的探討[J].中國信息化,2012,46(16):239.

[3]“無紙化辦公”不只是“無紙”香格里拉酒店新舉措令客房預訂環保又高效[J].今日印刷,2014,58(3):72-72.