淺談實(shí)踐辦公中電子檔案的弊端

文/山西省運(yùn)城市軍隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)干部培訓(xùn)中心 崔凌云

淺談實(shí)踐辦公中電子檔案的弊端

文/山西省運(yùn)城市軍隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)干部培訓(xùn)中心 崔凌云

曾經(jīng)的我們會(huì)擔(dān)心因?yàn)槌睗瘛⑾x蛀、火災(zāi)等等天災(zāi)人禍而導(dǎo)致檔案丟失，造成無(wú)法彌補(bǔ)的過失。隨著社會(huì)的進(jìn)步，時(shí)代的發(fā)展，電子版代替了紙質(zhì)版，我們?cè)?jīng)遇到的問題被不再占據(jù)主要，新的問題又接踵而至。如何避免電子檔案泄密？如何避免因?yàn)閭€(gè)人操作失誤，導(dǎo)致電子檔案誤刪，帶來(lái)不可彌補(bǔ)的損失？本文進(jìn)行分析和探討。

電子檔案；檔案泄密；保密；誤刪

提到電子檔案，很多人并不陌生，目前出境、計(jì)算工齡、工作流動(dòng)、考研、考公務(wù)員、轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱申報(bào)、辦理各種社會(huì)保險(xiǎn)以及升學(xué)等都需要個(gè)人檔案，所以常常都會(huì)使用到電子檔案。 電子檔案的遠(yuǎn)距離傳輸功能，使異地資料同步與更新成為可能，人們不必再到檔案館繁瑣的查閱，只需上網(wǎng)登錄即可，從而大大地節(jié)省了時(shí)間和精力。也正是因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)和電子設(shè)備對(duì)個(gè)人信息保存的方便、快捷、翔實(shí)、完整，工作人員辦起公來(lái)，不僅提高了工作質(zhì)量，還加大了辦公人員的工作效率。加快了社會(huì)科技發(fā)展的進(jìn)程，更便捷了人們的生活方式。當(dāng)然，任何事物都有兩面性，當(dāng)我們?cè)谙硎芫W(wǎng)絡(luò)給我們帶來(lái)的快速與便捷時(shí)，新的問題又?jǐn)[到了我們的面前，即：如何確保個(gè)人電子檔案的安全性？個(gè)人信息的丟失與泄露事件時(shí)有發(fā)生，給家庭與社會(huì)帶來(lái)的損失也是不計(jì)其數(shù)，我們作為國(guó)家的公職人員，有責(zé)任保護(hù)人民的個(gè)人電子信息的安全。

一、病毒的危害不容忽視

伴隨著電腦的出現(xiàn)，人們更重新認(rèn)識(shí)到了一個(gè)詞語(yǔ)，那就是“病毒”。一般情況下，我們的電腦都會(huì)安裝殺毒軟件，只要我們不打開病毒網(wǎng)頁(yè)或者不下載非官方的軟件，一般不會(huì)讓電腦感染病毒。手機(jī)是人人必備的，但是隨著智能機(jī)的普及，病毒也開始光顧這類群體。工作之余，我們拷貝同事文件時(shí)，如果因?yàn)榫W(wǎng)速慢或者文件過大，網(wǎng)絡(luò)傳送耽誤時(shí)間，一定要找一個(gè)綠色無(wú)毒的U盤，如果因?yàn)樨潏D手機(jī)的存儲(chǔ)功能，或者借用一個(gè)不確定是否安全的U盤拷貝文件，相當(dāng)于給同事和自己的電腦同時(shí)埋下了隱患，那么緊接著所面臨的，很可能就是電腦變得遲鈍起來(lái)，反應(yīng)緩慢影響正常工作，有時(shí)候出現(xiàn)藍(lán)屏甚至死機(jī)，嚴(yán)重時(shí)會(huì)導(dǎo)致電腦所有數(shù)據(jù)丟失。如果非法分子利用病毒竊取這些檔案信息，偽造證件，進(jìn)行詐騙等等違法行為，將給人民帶來(lái)不可估量的損失。

二、辦公人員的秉公執(zhí)法至關(guān)重要

除了病毒導(dǎo)致電腦信息泄露以外，人員的保密工作也是一個(gè)問題。紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案是一個(gè)必然的趨勢(shì)，這個(gè)艱巨的任務(wù)不僅耗時(shí)而且量大，全都需要人事部門的工作人員進(jìn)行電子歸檔。工作人員在對(duì)人事檔案進(jìn)行記錄、續(xù)寫的時(shí)候，紙質(zhì)檔案上的內(nèi)容要完整且一字不差地電子歸檔，不能由于情緒因素，個(gè)人恩怨甚至是權(quán)勢(shì)金錢誘惑而違背個(gè)人職業(yè)操守，也切不可私自出售他人人事檔案信息，隨意更改人事檔案的信息，一定要認(rèn)真遵守部門的規(guī)定，嚴(yán)格執(zhí)行工作流程，做好檔案的保密工作，嚴(yán)于律己，踏踏實(shí)實(shí)做事，杜絕檔案泄密。

三、合格的電腦技術(shù)也是完成工作的一項(xiàng)重要保障

部門人員電腦技術(shù)是否過關(guān)也是一項(xiàng)重大難題，檔案部門的干部職工隊(duì)伍一般由檔案專業(yè)人員、非專業(yè)人員和計(jì)算機(jī)人員組成，缺乏既懂檔案知識(shí)又熟悉計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)的全才，這在客觀上會(huì)制約檔案工作現(xiàn)代化進(jìn)程。在紙質(zhì)轉(zhuǎn)化電子檔案的過程中，熟練的電腦技術(shù)不僅節(jié)省時(shí)間，還能避免出現(xiàn)一些重大失誤。工作時(shí)，不經(jīng)意的一個(gè)操作，可能造成嚴(yán)重的后果。例如長(zhǎng)期未清理電腦垃圾，處理一些不用的文件時(shí)，誤刪了一個(gè)重要文件而導(dǎo)致無(wú)法恢復(fù)；或者日常操作時(shí)，不經(jīng)意間進(jìn)行了復(fù)制和粘貼這兩項(xiàng)操作，然后出現(xiàn)多個(gè)相同文件，發(fā)現(xiàn)后在刪除多余文件時(shí)，操作時(shí)誤選了一個(gè)重要文件，從而導(dǎo)致把這個(gè)重要文件一起被刪除。所以工作人員對(duì)電腦技術(shù)的掌握程度，不可忽視，即使事后發(fā)現(xiàn)，也為時(shí)已晚。要使檔案工作有新的進(jìn)展和突破，就要抓住當(dāng)前有利時(shí)機(jī)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，沖破原有的思路、模式，形成一整套新的檔案思想、檔案觀念，才能適應(yīng)檔案事業(yè)的發(fā)展，并為實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

四、客觀環(huán)境對(duì)電子設(shè)備的影響

以前的紙質(zhì)不易保存，因?yàn)槿菀资艹保菀妆幌x蛀，造成頁(yè)面文字缺失甚至嚴(yán)重?fù)p毀。電子檔案出現(xiàn)以后，可以完全避免檔案受潮，被蟲蛀，但是電子設(shè)備也對(duì)周圍環(huán)境有很大的要求，所以我們要保持工作場(chǎng)合干燥通風(fēng)，環(huán)境衛(wèi)生整潔，做到防磁，防火，防塵，防高溫等要求，最大可能地減少電子設(shè)備安全隱患，因?yàn)橐坏p毀將無(wú)法恢復(fù)，無(wú)法補(bǔ)救，給國(guó)家將會(huì)帶來(lái)無(wú)法估量的損失。

新事物的出現(xiàn)，其自身存在的弊端也不容忽視。從中央到地方，從機(jī)關(guān)到企業(yè)已普遍建立了計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)，但是，為了加強(qiáng)文件資料的保密，有些部門規(guī)定不準(zhǔn)接入互聯(lián)網(wǎng)，有的甚至是單機(jī)操作，與網(wǎng)絡(luò)實(shí)行物理隔離。當(dāng)電子信息檔案風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)后，最為緊迫的是積極采取風(fēng)險(xiǎn)防范措施來(lái)進(jìn)行及時(shí)的處理，主要是將多種辦法結(jié)合的措施相結(jié)合使用，將風(fēng)險(xiǎn)造成的危害降低在可控范圍內(nèi)。電子信息檔案的管理者和管理單位，對(duì)于信息安全一定要時(shí)刻保持清醒的頭腦，切實(shí)提高安全防范意識(shí)，要充分認(rèn)識(shí)到電子文件的風(fēng)險(xiǎn)是時(shí)時(shí)刻刻存在的，還具有不確定性，而且萬(wàn)一出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)問題就會(huì)帶來(lái)不可逆轉(zhuǎn)的影響，所以我們一定要對(duì)電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)保持高度的認(rèn)識(shí)，要將預(yù)防工作看作檔案管理工作中的重中之重，嚴(yán)格執(zhí)行各類風(fēng)險(xiǎn)防范措施，確保管理水平得到全面的提高，力求電子信息檔案安全、無(wú)風(fēng)險(xiǎn)，這對(duì)于有效規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)和降低損失具有重要的意義。