淺談高校電子文件檔案管理

文/廣西財經學院黨委（校長）辦公室 李曉霞

淺談高校電子文件檔案管理

文/廣西財經學院黨委（校長）辦公室 李曉霞

本文從電子文件的特點出發，分析了高校電子文件管理過程中存在的問題，提出了做好電子檔案管理的具體措施，對促進高校檔案管理工作具有現實意義。

高校；電子文件；檔案管理

隨著信息網絡技術的廣泛運用和高校辦公自動化的普及，傳統的紙質文件已逐步被電子文件取代。這些電子文件真實地記錄了學校教學、科研、管理等活動的基本情況，它為高校的教育、科研和管理工作提供素材和憑證，是高校數字檔案館信息資源的重要來源。但目前，很多高校的教學、科研、管理等方面的電子文件游離于檔案的管理之外，因此，如何做好電子文件的管理工作，是目前高校檔案管理工作者需要解決的問題。

一、電子文件及其特性

只有認清電子文件的特性，才能正確管理好電子檔案。所謂電子文件，是指在數字設備及環境產生，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤或光盤等載體，以計算機等數字設備閱讀、處理并可在通信網絡傳送的文件。與紙質檔案相比，電子文件有以下幾個特性：1.信息與載體分離。電子文件可以被復制、修改、刪除而不留痕跡，無法像紙質文件那樣確定哪個是“原件”。2.快捷方便。電子文件的起草、修改、收發、傳遞都在網上進行，修改粘貼更是方便，大大提高了工作效率。3.對設備的依賴性強。電子文件依賴特定的設備和軟件而存在，隨著計算機系統的更新升級，容易產生不兼容問題。4.保存條件和環境要求不同。電子文件不需要一定的場地面積保存，但容易受到磁場、溫度、濕度等物理環境的影響。電子文件還有非直讀性、信息共享性、易消失性等特性。

二、高校電子文件檔案管理中存在的問題

目前，各高校電子文件檔案管理仍不夠成熟，主要存在以下幾個問題：

（一）立卷歸檔問題。目前，高校已普及辦公自動化，在實行自動化過程中產生了大量的電子文件。這些文件主要來源于各職能部門，有黨政管理類、教學、科研、財務管理等。目前大部分高校的做法是由各部門進行管理，沒有納入學校檔案館數據中心進行統一管理。這樣的做法導致以下結果：一是數據丟失；二是不利于規范化管理；三是無法實現數據共享，電子文件應有的價值和作用得不到有效的發揮；四是數據分散，格式不統一，難形成統一的電子檔案。

（二）缺少成熟的制度和標準。傳統的紙質檔案的管理標準和制度，已經難以適用于現行電子文件的管理。目前，國家雖已制定了《電子文件歸檔與管理規范》《電子公文歸檔管理暫行辦法》等規范，但由于電子文件對標準化的依賴性很強，而計算機軟硬件系統更新換代很快，要制定普遍適用于高校的電子文件管理標準和制度很難。

（三）電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性問題。由于電子文件的易篡改性、信息與載體的相分離性等特點及網絡環境的不安全性，電子檔案存在許多不安全因素。就網絡本身的安全問題來說，網絡是一個開放的系統，許多應用系統處于不設防狀態，具有很大危險。另外，網絡容易受到病毒侵襲和“黑客”攻擊，一旦網絡毀壞，電子文件的丟失、泄密無法避免。

三、做好電子文件檔案管理的具體措施

（一）按照電子文件管理規定，建立健全本校電子文件檔案管理制度和標準。高校應根據《電子文件歸檔與管理規范》《電子公文歸檔管理暫行辦法》等標準和規范，結合本校的實際情況，制定電子文件與電子檔案管理方面的規章制度，加強電子文件從形成、歸檔，到開發利用的全程管理。由于電子文件在記錄格式、載體形式、處理方法等方面和紙質檔案有很大的區別，所以應根據電子文件的特性制定相應的管理標準。如電子文件的登記標準、歸檔標準、鑒定標準、收集標準、防護標準以及安全標準等等。管理標準可以由高校檔案部門、網絡技術部門和各職能部門協商制定，使大家都能接受、遵守。

（二）整合學校內部管理機構，建立“三位一體”的電子文件管理運行模式。由于高校電子文件數目繁多、種類復雜，電子文件本身涉及到的問題也比較多，所以單靠檔案部門管理是難以完成的。因此應采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機信息管理部門“三位一體”的電子文件管理運行模式，各部門各司其職，發揮所長。電子文件形成部門熟悉業務，能夠很好地鑒定出哪些文件是有價值的，為電子文件的歸檔工作打好基礎；檔案部門統籌全局，把好關口，做好電子文件歸檔等管理工作；信息管理部門擁有相當的計算機專業技術人員，高校可以利用該部門的優勢，抽調部分技術人員，做好學校電子檔案和現行文件信息服務器等網絡設備的安全管理與維護，協調有關人員在電子文件管理過程中，嚴格按標準規范執行，保證電子文件的安全管理和有效利用。

（三）做好電子文件的日常管理工作。由于電子文件數量之大，產生速度之快，需要及時鑒定歸檔，因此做好電子檔案管理，必須從做好電子文件的日常管理工作做起。一是檔案部門要監督各職能部門做好電子文件按時歸檔。二是對已歸檔的電子文件，檔案管理部門要做好校對鑒定，對所保存的電子檔案要定期進行檢查和拷貝。三是實行“雙套制”管理，即具有永久和長期保存價值的電子文件，必須制成紙質文件或縮微品等同時歸檔。

（四）建立良好的電子檔案保存環境和使用環境，保證電子檔案的安全。加強對電子檔案的保護和應用管理，建立合格的電子檔案的保存環境，使電子檔案保存得更長久。如采用去濕機、硅膠，空調調節等措施調節庫內溫濕度，使溫度保持在17℃-20℃，濕度保持在35%-45%；還有防光，防塵，防霉，避開磁場和電場等。在電子檔案的應用管理方面，

為了保證網絡環境下電子檔案信息的完整、安全，可采取以下措施和手段：訪問控制、信息加密、數字簽名、防寫措施、防火墻等。

（五）努力提高檔案工作人員的素質和服務水平。和紙質檔案管理相比，電子檔案對管理人員的要求更高，既要有檔案管理知識，又要有相應的計算機能力如計算機技術、通信網絡技術、設備維護技術等。因此高校要提高檔案工作人員的素質，加強檔案隊伍建設：一是檔案人員要主動加強學習，不斷提高自己的檔案管理知識與技能。二是高校要重視對檔案工作人員業務素質的培養，定期組織專、兼職檔案人員進行業務培訓，提高他們對電子文件管理的基本知識、實踐技能的掌握等，尤其是數字化知識及電子計算機應用技術。三是建立相應的激勵制度，在檔案工作內部形成一定的競爭，促使檔案工作人員努力提高自身綜合素養，保證檔案管理工作高效、有序開展。

[1]中華人民共和國國家標準電子文件歸檔與管理規范[S].GB/T 18894-2002.

[2]侯軍.高校電子文件的特點與歸檔管理[J].山東檔案，2008（6）.

[3]余浠婉.高校電子文件歸檔管理的思考[J].機電兵船檔案,2010（2）.

[4]符昌慧.高校電子文件歸檔管理情況分析及對策[J].業務縱橫，2015（2）.