數(shù)字化管理在國土資源檔案管理中的適用性研討

文/安徽省太和縣國土資源管理局 孫影

數(shù)字化管理在國土資源檔案管理中的適用性研討

文/安徽省太和縣國土資源管理局 孫影

本文在初步探索數(shù)字化管理在國土資源檔案管理中適應(yīng)性的基礎(chǔ)上，對數(shù)字化建設(shè)措施進(jìn)行了分析，希望能為國土資源檔案的數(shù)字化管理提供相應(yīng)的支持和借鑒。

國土資源；檔案管理；數(shù)字化；適用性

數(shù)字化檔案管理主要指將檔案信息借助模擬技術(shù)向著數(shù)字化信息方向轉(zhuǎn)化，并對已經(jīng)轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式的檔案信息進(jìn)行合理管理的活動。一般情況下，數(shù)字化檔案具有存儲簡單、所占空間小的優(yōu)勢，在實(shí)際管理過程中檔案信息的安全性也會有所提升。同時(shí)，借助現(xiàn)代多媒體手段還能夠?qū)崿F(xiàn)對數(shù)字化檔案信息的資源整合，并將不同類型的檔案制定成規(guī)范格式，分類在數(shù)據(jù)庫中存儲，便于檔案信息的檢索和共享，也能夠顯著提升國土資源檔案的有效利用率，為國土資源管理提供相應(yīng)的輔助。

一、國土資源檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)涵和主要意義

對國土資源檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，具體而言就是使用較為先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，使國土資源檔案逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化資源的過程，在這一轉(zhuǎn)化過程中，所使用的軟硬件設(shè)備主要有掃描儀、計(jì)算機(jī)、圖像處理技術(shù)以及計(jì)算機(jī)存儲系統(tǒng)等等，只有合理利用這些軟硬件設(shè)施才能夠完成對檔案資源的快速轉(zhuǎn)換，切實(shí)推進(jìn)國土資源檔案的數(shù)字化管理進(jìn)程。

當(dāng)前我國現(xiàn)存的國土資源檔案主要以紙質(zhì)檔案為主，這種檔案以紙張為載體，相較于數(shù)字化其存儲空間大、檔案資源使用和共享存在一定的難度。而隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息化進(jìn)程逐漸加快，電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用也逐漸增強(qiáng)，國土資源部門已經(jīng)認(rèn)識到信息化的優(yōu)勢，開始嘗試建設(shè)數(shù)字化檔案，在國土資源檔案管理工作中出現(xiàn)了紙質(zhì)檔案和電子檔案共存的多元局面。同時(shí)，在時(shí)代發(fā)展進(jìn)程中，這種多元化的檔案資源局面必然會隨著信息技術(shù)應(yīng)用趨勢的加強(qiáng)向著數(shù)字化管理方向傾斜，檔案管理工作也將轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shù)字化檔案資源的管理。唯有如此，才能夠真正實(shí)現(xiàn)對檔案的規(guī)范存儲和高效開發(fā)，國土資源檔案的有效利用率也才得以顯著增強(qiáng)，最終實(shí)現(xiàn)造福社會，同時(shí)提升檔案管理經(jīng)濟(jì)和社會效益的目的，為國土資源檔案管理工作在未來獲得更好的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

二、數(shù)字化管理在國土資源檔案管理中的適用性

（一）數(shù)字化檔案的建設(shè)和管理能夠滿足國土資源檔案多元化管理需求?，F(xiàn)階段，隨著社會的進(jìn)步和城市化進(jìn)程的加快，我國國土資源建設(shè)逐漸增多，國土資源檔案也更為復(fù)雜，檔案類型呈現(xiàn)出多元化發(fā)展趨勢，基本包含綜合類檔案、測繪類檔案、地籍信息檔案等等，并且檔案存儲載體也不盡相同，如影音檔案、電子檔案、紙質(zhì)檔案等，同時(shí)在這些大的類別下還可以劃分出不同的子類型，如國土資源地籍檔案就可以更為具體地劃分為國有土地和私有土地兩種形式。因此基于當(dāng)前我國國土資源檔案的多元化發(fā)展特征，在實(shí)施檔案管理的過程中也應(yīng)該重視對多元化管理手段的探索，在實(shí)際管理過程中對不同類型的檔案進(jìn)行合理劃分并實(shí)施統(tǒng)一管理，進(jìn)而存儲到大型數(shù)據(jù)庫中，能夠充分表現(xiàn)出數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢，以及數(shù)字化檔案在多元化國土資源檔案管理中的適用性。

（二）數(shù)字化管理能夠與國土資源檔案管理的繁雜性相適應(yīng)。在對我國國土檔案進(jìn)行科學(xué)管理的過程中，由于國土資源檔案管理具有較強(qiáng)的特殊性，不僅種類繁多，而且不同的檔案類型所適用的管理方式也不盡相同，檔案管理的流程相對復(fù)雜，因此為了進(jìn)一步提升管理質(zhì)量應(yīng)該借助較為專業(yè)的檔案管理知識，使用智能化的管理手段，真正實(shí)現(xiàn)管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和有序化。而數(shù)字化檔案管理的應(yīng)用能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案資源進(jìn)行數(shù)字庫和知識庫之間的轉(zhuǎn)變，進(jìn)而借助智能信息處理系統(tǒng)完成對數(shù)字化檔案的分析和整理，對于檔案管理效率和效果的提升產(chǎn)生著相應(yīng)的積極影響。

（三）數(shù)字化檔案在國土資源檔案管理更替性方面的適應(yīng)性較強(qiáng)。我國國土資源檔案不僅種類繁瑣并且受到地方國土資源的影響不斷發(fā)生著一定的變化，因此只有借助數(shù)字化系統(tǒng)才能夠解決對不斷變化著的檔案的更新和管理。簡單地說，就是隨著城市化進(jìn)程的加快和地籍信息更新頻率的不斷提升，原有的人工管理模式已經(jīng)無法與當(dāng)前國土資源檔案管理需求相適應(yīng)，因此必須借助智能化和數(shù)字化的手段對國土資源檔案加以管理，最大限度地避免信息更新錯(cuò)誤的產(chǎn)生，促使國土資源檔案管理的實(shí)效得到一定的提升。

（四）數(shù)字化檔案管理還能夠適應(yīng)國土資源檔案管理整體性的要求。在我國，國土資源檔案是國土資源檔案信息和資源的綜合體，因此必然具有較強(qiáng)的系統(tǒng)性和完整性，不同檔案資源之間存在一定的聯(lián)系，所以必須實(shí)施統(tǒng)籌管理。而這種統(tǒng)籌管理工作量較大，對工作的準(zhǔn)確性要求極高，一旦出現(xiàn)數(shù)據(jù)問題必然會對整體管理產(chǎn)生不良影響，進(jìn)而造成巨大的損失。可見，傳統(tǒng)的人工管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)國土資源檔案管理的整體性需求，因此必須借助較為先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)對檔案進(jìn)行統(tǒng)一的管理，即使發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤也可以借助數(shù)據(jù)的調(diào)整加以彌補(bǔ)，保證檔案管理工作的順利進(jìn)行，為國土資源檔案管理工作的良好發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

三、新時(shí)期進(jìn)一步加強(qiáng)國土資源檔案數(shù)字化建設(shè)和管理的措施

（一）積極更新管理理念，加強(qiáng)對數(shù)字化國土資源檔案管理工作的重視。在國土資源的實(shí)際管理過程中，只有充分認(rèn)識到數(shù)字化管理應(yīng)用于國土資源檔案管理中的重要性，檔案管理工作者才能夠逐步結(jié)合數(shù)字化管理理念對自身檔案管理工作理念進(jìn)行更新，進(jìn)而為積極推進(jìn)國土資源檔案的數(shù)字化管理而努力。在我國，國土資源檔案管理工作涉及的部門相對較多，并且這些部門的信息無法完全在數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行記載，嚴(yán)重影響了檔案管理工作中從數(shù)據(jù)庫到知識庫的轉(zhuǎn)化，因此在實(shí)際管理過程中，必須對管理方式進(jìn)行有效調(diào)整，借助計(jì)算機(jī)設(shè)備和互聯(lián)網(wǎng)積極推行自動化管理，并通過數(shù)字化管理中的強(qiáng)大數(shù)據(jù)庫實(shí)現(xiàn)對檔案資源的有機(jī)整合，在管理人員的配合下積極推進(jìn)數(shù)字化管理轉(zhuǎn)化進(jìn)程，切實(shí)提升國土資源檔案管理的規(guī)范性。同時(shí)，各部門在工作中也應(yīng)該結(jié)合數(shù)字化管理思想對自身管理理念加以更新，自覺在日常工作中將本部門所涉及到的國土資源檔案上傳到數(shù)據(jù)庫中，以自身的努力逐步提升檔案數(shù)據(jù)的完整性和連續(xù)性，為國土資源檔案數(shù)字化管理的有效開展提供相應(yīng)的支持。

（二）制定分步驟的數(shù)字化管理實(shí)施計(jì)劃。基于我國國土資源檔案管理工作的復(fù)雜性，檔案管理的數(shù)字化建設(shè)也存在巨大的難度，基于此，管理人員首先應(yīng)該明確國土資源檔案管理數(shù)字化建設(shè)的難度，認(rèn)識到這一建設(shè)工作的開展需要得到諸多部門的配合和支持，還需要具備一定的人才資源保障。因此應(yīng)該循序漸進(jìn)地進(jìn)行，在具體的實(shí)施過程中必須制定合理的實(shí)施計(jì)劃，再基于實(shí)施計(jì)劃逐步落實(shí)建設(shè)資金、實(shí)施單位、人才培訓(xùn)、工作人員意識培養(yǎng)以及基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等工作，為數(shù)字化管理工作的開展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。其次，在完成數(shù)字化管理體系的搭建后，還應(yīng)該組織工作人員對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，并對所轉(zhuǎn)化的數(shù)字化檔案進(jìn)行嚴(yán)格的審查，保證轉(zhuǎn)化工作的可靠性，確保數(shù)字化國土資源檔案的使用效果。唯有如此，才能夠逐步實(shí)現(xiàn)對國土資源檔案的數(shù)字化管理，提升管理實(shí)效。

（三）做好數(shù)字化檔案管理的安全性建設(shè)工作。相較于紙質(zhì)檔案管理，數(shù)字化檔案管理最大的缺陷就是數(shù)據(jù)庫信息資源的安全性問題，這也是當(dāng)今社會在國土資源檔案管理方面推行數(shù)字化建設(shè)所必須面對的最大障礙。但是隨著信息安全技術(shù)的不斷提升以及對工作人員進(jìn)行的專業(yè)培訓(xùn)，現(xiàn)階段數(shù)字化檔案信息資源的安全性已經(jīng)能夠得到一定的保障。因此在加強(qiáng)國土資源檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中，一定要提升對管理系統(tǒng)安全建設(shè)工作的重視，使用高質(zhì)量的防火墻和安全軟件，并組織專業(yè)的安全管理人員定期對系統(tǒng)進(jìn)行管理和維護(hù)，為系統(tǒng)的安全性提供相應(yīng)的保障，為國土資源檔案信息的安全管理創(chuàng)造條件。

（四）逐步提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。工作人員是各項(xiàng)工作得以順利推進(jìn)的基本保證，在國土資源檔案的數(shù)字化管理建設(shè)工作中，工作人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)也是一項(xiàng)重要的措施，只有逐步提升工作人員在數(shù)字化檔案管理方面的能力和工作經(jīng)驗(yàn)，才能夠切實(shí)推進(jìn)數(shù)字化檔案管理工作的優(yōu)化開展。在具體操作方面，相關(guān)部門在人才培養(yǎng)工作中應(yīng)該以全心全意為人民服務(wù)作為培養(yǎng)宗旨，在此基礎(chǔ)上對工作人員進(jìn)行專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，不斷提升其檔案管理素質(zhì)和計(jì)算機(jī)專業(yè)素養(yǎng)，并適當(dāng)?shù)叵蚬ぷ魅藛T講解3S技術(shù)，使其能夠更為適應(yīng)新時(shí)期數(shù)字化國土資源檔案管理工作的需求，為數(shù)字化檔案管理工作的優(yōu)化開展提供人力資源保障。

四、結(jié)語

綜上所述，國土資源檔案管理工作具有復(fù)雜性、多元化和整體性的特征，隨著時(shí)代的進(jìn)步，傳統(tǒng)的手工管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)檔案管理的發(fā)展需求，因此十分有必要基于數(shù)字化管理在國土資源檔案管理中的適用性加強(qiáng)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，逐步提升國土資源檔案管理的效率和質(zhì)量，為國土資源管理的發(fā)展提供更好的服務(wù)，促使我國國土資源開發(fā)和管理工作在未來得到持續(xù)健康發(fā)展。

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