辦公室管理的精細化探討

高愛蓮

辦公室管理的精細化探討

高愛蓮

辦公室工作內容比較多，如果處理不當，則會出現很多后續問題，對企業的發展和運營造成影響。精細化管理是辦公室工作的關鍵所在，也是發展趨勢，在具體管理階段要按照項目要求對其進行落實，避免出現項目無法落實的現象。在本次研究中以永貴能源開發有限責任公司為研究對象，以辦公室管理精細化必要性為基礎，對管理措施進行分析。

辦公室管理 精細化 管理措施

企業要想發展，需要從實際入手，從決策層入手，按照企業要求制定系統有效的管理計劃，發揮管理機制的最大化作用。在辦公室管理中，多數以行政工作為主，行政管理包括事務管理﹑辦公室事務管理﹑人力資源管理等方面，考慮到不同機制的要求，工作人員要掌握自身工作準則，按照管理要求進行落實。

一、辦公室工作精細化管理必要性

辦公室工作之所以需要進行精細化管理，則是根據工作特點決定的，以下將對管理必要性進行分析。

（一）工作內容繁瑣

辦公室工作綜合性強，不存在規律，因此管理起來比較麻煩。很多工作內容沒有計劃性，如果在管理階段不適當進行精細化管理，則會出現丟三落四或者事務工作一團亂的現象。在具體管理階段進行精細化管理，保證工作急緩有序，進而能將具體工作安排的井井有條，實現有序化管理。［1］

（二）工作準備多

企業在管理階段，涉及到很多基礎性工作，需要工作人員一起完成。在一定程度上辦公室管理人員起到參謀作用，要提前對準備工作進行了解和分析，辦公室人員所做準備性工作或是給出的參謀意見必須全面而且要準確無誤，這樣才有利于領導做出正確的決策。參謀工作對意見有一定的要求，要從精細處入手，辦公室人員要了解企業內部發展情況，做好資料的收集﹑整理和分析工作，為領導提供決策性指導方案。

（三）辦公服務標準繁雜

辦公室工作以服務性為主，能為決策層服務，為企業各個部門提供意見。采用精細化管理措施，能實現不同部門間的協調發展，辦公室在企業內和各個部門都需要進行互動和交流，如果一項工作需要幾個部門共同完成時，辦公室需要充當聯絡和協調的作用，完成領導命令的工作后，做好預后檢查和反饋工作，避免出現工作失誤的現象。

二、如何做好辦公室精細化管理工作

針對辦公室具體管理的重要性，在實踐過程中需要從具體情況入手，按照不同指標要求進行管理，保證管理機制的完善性。以下將對如何做好辦公室精細化管理工作進行分析。

（一）培養一支高素質隊伍

由于辦公室工作內容多，因此對工作人員自身素質有一定的要求。提升辦公室工作質量的前提就是培養一支高素質﹑高效率的隊伍。工作人員要具備專業化知識，在日常工作中不斷積累經驗，具備政治素質，責任感要強，能靈活應對工作中存在的各種問題。此外工作人員也要具備吃苦耐勞和無私奉獻的精神，對于工作中存在的各類問題能及時進行處理。辦公室人員是一個綜合性的角色，除了具備專業化精神以外，也要懂得人情世故，能屈能伸，盡量處理好每一項工作。［2］

（二）掌握自身工作職責

在辦公室管理中崗位職責不清的現象時有發生，會導致工作混亂，甚至出現職責掌握不明確的現象。現有的管理工作是很具體的事務性工作，不能出現順序混亂或者職責不明確的情況。因此在具體實踐過程中必須掌握自身工作職責，避免出現工作交叉重疊。此外由于設置的工作崗位比較多，在設定階段，要對每個崗位的職責進行掌握，確定不同工作機制的要求，使得辦公室工作面面俱到。工作人員除了完成自身工作之外，也要互幫互助，共同促進辦公室的發展。系統有效的溝通能簡化處理程序，以縱向溝通和橫向溝通為主，所謂的縱向溝通，以不同級別的工作人員的互動為主，下級工作人員要能把握方向，將自己的意見及時反饋給上級，上級工作人員要具備觀察分析能力和判斷能力，對資料進行整理后落實。橫向溝通則是部門間的溝通為主，需要掌握彼此間的工作責任，將責任細化。

（三）完善信息反饋機制

辦公室的工作內容復雜，領導要有比較強的定性，發生突發事件后，必須能靈活應對。為了能達到這種境界，要建立健全和認真執行辦公室的各項管理制度﹑責任機制和工作程序等。此外要做好分工工作，信息反饋對整體管理有重要的影響，工作人員必須對信息進行了解，按照屬性要求進行分類處理，整個管理體系在很大程度上會像個機器一樣運行，因此要輔助有效的反饋系統，對信息進行審核，實現部門間有效的溝通和交流。［3］

（四）擴展精細化管理觀念

精細化管理在很大程度上也指的是細節管理，在日常管理階段要善于發現，捕捉有效和積極的細節。考慮到創新機制的要求，要對精細化思想進行分析。在辦公室日常工作中，會出現上網聊天﹑淘寶﹑傳送照片等現象，基于此，要求對精細化管理理念進行擴展，對計算機網絡系統進行利用，或者建立有效的門戶網站，對內和對外進行文件的傳輸和有效管理。在應用階段能有效提升工作效率，減少成本。此外要做好現有管理工作，以創新設計為例，按照擴展要求進行落實。在理念擴展階段，對制度形式也有一定的要求，必須將細節固定在制度中，發揮制度體系持久性的作用。［4］

三、結語

辦公室和外部進行溝通聯系的重要渠道，同時也是保證內部信息實現交流和互動的關鍵所在，在具體管理過程中必須以科學化和精細化為基礎，按照管理系統的要求進行落實和管理。同時要培養辦公室人員的良好的工作理念，不斷在實踐中進行探究，提升整體工作水平。

（作者單位為永貴能源開發有限責任公司）

［1］ 于雪梅，張美英，李丹華.實現辦公室行政管理精細化的思路與對策［J］.才智，2011，20（12）：346.

［2］ 侯嘉琳，姜麗麗，王志東.高校院系辦公室行政精細化管理的探討［J］.南昌教育學院學報，2011，10（01）：40+45.

［3］ 王蕓，吳麗媛，魏國棟.淺談辦公室管理精細化［J］.辦公室業務，2012，17（12）：9-10.

［4］ 雷起宏，王曦陽，魏秀琴.基于精細化管理的高校學院辦公室管理初探［J］.辦公室業務，2014，23（02）：228-229.