辦公室管理的精細(xì)化探討

高愛蓮

辦公室管理的精細(xì)化探討

高愛蓮

辦公室工作內(nèi)容比較多，如果處理不當(dāng)，則會出現(xiàn)很多后續(xù)問題，對企業(yè)的發(fā)展和運營造成影響。精細(xì)化管理是辦公室工作的關(guān)鍵所在，也是發(fā)展趨勢，在具體管理階段要按照項目要求對其進(jìn)行落實，避免出現(xiàn)項目無法落實的現(xiàn)象。在本次研究中以永貴能源開發(fā)有限責(zé)任公司為研究對象，以辦公室管理精細(xì)化必要性為基礎(chǔ)，對管理措施進(jìn)行分析。

辦公室管理 精細(xì)化 管理措施

企業(yè)要想發(fā)展，需要從實際入手，從決策層入手，按照企業(yè)要求制定系統(tǒng)有效的管理計劃，發(fā)揮管理機(jī)制的最大化作用。在辦公室管理中，多數(shù)以行政工作為主，行政管理包括事務(wù)管理﹑辦公室事務(wù)管理﹑人力資源管理等方面，考慮到不同機(jī)制的要求，工作人員要掌握自身工作準(zhǔn)則，按照管理要求進(jìn)行落實。

一、辦公室工作精細(xì)化管理必要性

辦公室工作之所以需要進(jìn)行精細(xì)化管理，則是根據(jù)工作特點決定的，以下將對管理必要性進(jìn)行分析。

（一）工作內(nèi)容繁瑣

辦公室工作綜合性強，不存在規(guī)律，因此管理起來比較麻煩。很多工作內(nèi)容沒有計劃性，如果在管理階段不適當(dāng)進(jìn)行精細(xì)化管理，則會出現(xiàn)丟三落四或者事務(wù)工作一團(tuán)亂的現(xiàn)象。在具體管理階段進(jìn)行精細(xì)化管理，保證工作急緩有序，進(jìn)而能將具體工作安排的井井有條，實現(xiàn)有序化管理。［1］

（二）工作準(zhǔn)備多

企業(yè)在管理階段，涉及到很多基礎(chǔ)性工作，需要工作人員一起完成。在一定程度上辦公室管理人員起到參謀作用，要提前對準(zhǔn)備工作進(jìn)行了解和分析，辦公室人員所做準(zhǔn)備性工作或是給出的參謀意見必須全面而且要準(zhǔn)確無誤，這樣才有利于領(lǐng)導(dǎo)做出正確的決策。參謀工作對意見有一定的要求，要從精細(xì)處入手，辦公室人員要了解企業(yè)內(nèi)部發(fā)展情況，做好資料的收集﹑整理和分析工作，為領(lǐng)導(dǎo)提供決策性指導(dǎo)方案。

（三）辦公服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)繁雜

辦公室工作以服務(wù)性為主，能為決策層服務(wù)，為企業(yè)各個部門提供意見。采用精細(xì)化管理措施，能實現(xiàn)不同部門間的協(xié)調(diào)發(fā)展，辦公室在企業(yè)內(nèi)和各個部門都需要進(jìn)行互動和交流，如果一項工作需要幾個部門共同完成時，辦公室需要充當(dāng)聯(lián)絡(luò)和協(xié)調(diào)的作用，完成領(lǐng)導(dǎo)命令的工作后，做好預(yù)后檢查和反饋工作，避免出現(xiàn)工作失誤的現(xiàn)象。

二、如何做好辦公室精細(xì)化管理工作

針對辦公室具體管理的重要性，在實踐過程中需要從具體情況入手，按照不同指標(biāo)要求進(jìn)行管理，保證管理機(jī)制的完善性。以下將對如何做好辦公室精細(xì)化管理工作進(jìn)行分析。

（一）培養(yǎng)一支高素質(zhì)隊伍

由于辦公室工作內(nèi)容多，因此對工作人員自身素質(zhì)有一定的要求。提升辦公室工作質(zhì)量的前提就是培養(yǎng)一支高素質(zhì)﹑高效率的隊伍。工作人員要具備專業(yè)化知識，在日常工作中不斷積累經(jīng)驗，具備政治素質(zhì)，責(zé)任感要強，能靈活應(yīng)對工作中存在的各種問題。此外工作人員也要具備吃苦耐勞和無私奉獻(xiàn)的精神，對于工作中存在的各類問題能及時進(jìn)行處理。辦公室人員是一個綜合性的角色，除了具備專業(yè)化精神以外，也要懂得人情世故，能屈能伸，盡量處理好每一項工作。［2］

（二）掌握自身工作職責(zé)

在辦公室管理中崗位職責(zé)不清的現(xiàn)象時有發(fā)生，會導(dǎo)致工作混亂，甚至出現(xiàn)職責(zé)掌握不明確的現(xiàn)象。現(xiàn)有的管理工作是很具體的事務(wù)性工作，不能出現(xiàn)順序混亂或者職責(zé)不明確的情況。因此在具體實踐過程中必須掌握自身工作職責(zé)，避免出現(xiàn)工作交叉重疊。此外由于設(shè)置的工作崗位比較多，在設(shè)定階段，要對每個崗位的職責(zé)進(jìn)行掌握，確定不同工作機(jī)制的要求，使得辦公室工作面面俱到。工作人員除了完成自身工作之外，也要互幫互助，共同促進(jìn)辦公室的發(fā)展。系統(tǒng)有效的溝通能簡化處理程序，以縱向溝通和橫向溝通為主，所謂的縱向溝通，以不同級別的工作人員的互動為主，下級工作人員要能把握方向，將自己的意見及時反饋給上級，上級工作人員要具備觀察分析能力和判斷能力，對資料進(jìn)行整理后落實。橫向溝通則是部門間的溝通為主，需要掌握彼此間的工作責(zé)任，將責(zé)任細(xì)化。

（三）完善信息反饋機(jī)制

辦公室的工作內(nèi)容復(fù)雜，領(lǐng)導(dǎo)要有比較強的定性，發(fā)生突發(fā)事件后，必須能靈活應(yīng)對。為了能達(dá)到這種境界，要建立健全和認(rèn)真執(zhí)行辦公室的各項管理制度﹑責(zé)任機(jī)制和工作程序等。此外要做好分工工作，信息反饋對整體管理有重要的影響，工作人員必須對信息進(jìn)行了解，按照屬性要求進(jìn)行分類處理，整個管理體系在很大程度上會像個機(jī)器一樣運行，因此要輔助有效的反饋系統(tǒng)，對信息進(jìn)行審核，實現(xiàn)部門間有效的溝通和交流。［3］

（四）擴(kuò)展精細(xì)化管理觀念

精細(xì)化管理在很大程度上也指的是細(xì)節(jié)管理，在日常管理階段要善于發(fā)現(xiàn)，捕捉有效和積極的細(xì)節(jié)。考慮到創(chuàng)新機(jī)制的要求，要對精細(xì)化思想進(jìn)行分析。在辦公室日常工作中，會出現(xiàn)上網(wǎng)聊天﹑淘寶﹑傳送照片等現(xiàn)象，基于此，要求對精細(xì)化管理理念進(jìn)行擴(kuò)展，對計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行利用，或者建立有效的門戶網(wǎng)站，對內(nèi)和對外進(jìn)行文件的傳輸和有效管理。在應(yīng)用階段能有效提升工作效率，減少成本。此外要做好現(xiàn)有管理工作，以創(chuàng)新設(shè)計為例，按照擴(kuò)展要求進(jìn)行落實。在理念擴(kuò)展階段，對制度形式也有一定的要求，必須將細(xì)節(jié)固定在制度中，發(fā)揮制度體系持久性的作用。［4］

三、結(jié)語

辦公室和外部進(jìn)行溝通聯(lián)系的重要渠道，同時也是保證內(nèi)部信息實現(xiàn)交流和互動的關(guān)鍵所在，在具體管理過程中必須以科學(xué)化和精細(xì)化為基礎(chǔ)，按照管理系統(tǒng)的要求進(jìn)行落實和管理。同時要培養(yǎng)辦公室人員的良好的工作理念，不斷在實踐中進(jìn)行探究，提升整體工作水平。

（作者單位為永貴能源開發(fā)有限責(zé)任公司）

［1］ 于雪梅，張美英，李丹華.實現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的思路與對策［J］.才智，2011，20（12）：346.

［2］ 侯嘉琳，姜麗麗，王志東.高校院系辦公室行政精細(xì)化管理的探討［J］.南昌教育學(xué)院學(xué)報，2011，10（01）：40+45.

［3］ 王蕓，吳麗媛，魏國棟.淺談辦公室管理精細(xì)化［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2012，17（12）：9-10.

［4］ 雷起宏，王曦陽，魏秀琴.基于精細(xì)化管理的高校學(xué)院辦公室管理初探［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2014，23（02）：228-229.