科研院所辦公室開展決策支持服務(wù)的探討

文/中國(guó)醫(yī)學(xué)科學(xué)院醫(yī)學(xué)生物學(xué)研究所 郭映秋

科研院所辦公室開展決策支持服務(wù)的探討

文/中國(guó)醫(yī)學(xué)科學(xué)院醫(yī)學(xué)生物學(xué)研究所 郭映秋

在新的發(fā)展時(shí)期，科研院所辦公室工作有了新的特點(diǎn)和要求。決策支持服務(wù)對(duì)于輔助領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策、推動(dòng)科研院所跨越式具有重要的作用，也是辦公室工作價(jià)值和作用的有效體現(xiàn)。筆者通過分析辦公室開展決策支持服務(wù)的重要性和特點(diǎn)，提出決策支持服務(wù)的內(nèi)容和方式，初步探討了提升決策支持服務(wù)水平的有效途徑。

科研院所；辦公室；決策支持；途徑

作為科研院所一個(gè)重要的職能部門，辦公室承擔(dān)著溝通協(xié)調(diào)、承上啟下、內(nèi)外聯(lián)系等工作職能。其中，為領(lǐng)導(dǎo)提供決策支持服務(wù)的能力和水平成為評(píng)價(jià)辦公室工作的一項(xiàng)重要指標(biāo)，也是做好新時(shí)期辦公室工作的重要體現(xiàn)。辦公室作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，為決策服務(wù)質(zhì)量的優(yōu)劣，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策的正確性和科學(xué)性具有重要的影響。在新的發(fā)展形勢(shì)下，充分認(rèn)識(shí)辦公室開展決策支持服務(wù)的重要性，積極探索提升服務(wù)水平的思路和方法，將有助于科研院所建立科學(xué)民主的決策機(jī)制，落實(shí)創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開放、共享的發(fā)展理念，提升科技創(chuàng)新能力，積極推動(dòng)跨越式發(fā)展。

一、決策支持服務(wù)的重要性和特點(diǎn)

（一）決策支持服務(wù)的重要性。科研院所是國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要技術(shù)支持，是我國(guó)各個(gè)領(lǐng)域科技創(chuàng)新和成果轉(zhuǎn)化的主力軍。在2016年全國(guó)科技創(chuàng)新大會(huì)、兩院院士大會(huì)、中國(guó)科協(xié)第九次全國(guó)代表大會(huì)上，習(xí)近平總書記強(qiáng)調(diào)，“科研院所要根據(jù)世界科技發(fā)展態(tài)勢(shì)，優(yōu)化自身科技布局，厚實(shí)學(xué)科基礎(chǔ)，培育新興交叉學(xué)科生長(zhǎng)點(diǎn)，重點(diǎn)加強(qiáng)共性、公益、可持續(xù)發(fā)展相關(guān)研究，增加公共科技供給。”目前，我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)入“新常態(tài)”，在科技與經(jīng)濟(jì)愈來愈融合的形勢(shì)下，基礎(chǔ)研究、前沿技術(shù)研究、社會(huì)公益研究和工程技術(shù)研究在同一科研機(jī)構(gòu)呈現(xiàn)出融合和局部融合的趨勢(shì)。科研院所面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，發(fā)展環(huán)境和目標(biāo)任務(wù)都發(fā)生了很大的變化，在戰(zhàn)略發(fā)展決策時(shí)面臨著錯(cuò)綜復(fù)雜、瞬息萬變的客觀情況。按照科研院所的部門職能劃分，辦公室相對(duì)而言是一個(gè)能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)決策收集、整理、分析信息并提供可行性方案、建議的專門機(jī)構(gòu)，辦公室提供決策支持服務(wù)的水平和質(zhì)量，對(duì)于決策的科學(xué)性、時(shí)效性和精準(zhǔn)性具有重要的作用。辦公室做好決策信息服務(wù)工作，輔助領(lǐng)導(dǎo)做出準(zhǔn)確判斷和科學(xué)決策，有助于鞏固和發(fā)展科研院所的既有優(yōu)勢(shì)，不斷加強(qiáng)科技創(chuàng)新能力，進(jìn)一步推進(jìn)改革與發(fā)展進(jìn)程，同時(shí)，能夠有效提升整體的管理效能和執(zhí)行力。

（二）決策支持服務(wù)的特點(diǎn)。科研院所辦公室決策支持服務(wù)在對(duì)象、要求、內(nèi)容、性質(zhì)等方面都別具特色。一是決策服務(wù)對(duì)象本身的特點(diǎn)。科研院所的領(lǐng)導(dǎo)很多都是科研業(yè)務(wù)出身，在承擔(dān)行政管理職責(zé)的同時(shí)，還身兼科研、教學(xué)等任務(wù)，工作繁重，精力有限，對(duì)于決策信息需求的層次和要求較高，需要辦公室提供高效、精準(zhǔn)、快速的決策支持服務(wù)。二是隨著科研院所的改革和發(fā)展，領(lǐng)導(dǎo)決策時(shí)需要廣泛而豐富的信息內(nèi)容，決策涉及的要素日益增多。除了科研進(jìn)展、科技政策、產(chǎn)業(yè)資訊之外，還包括金融投資、對(duì)外合作、市場(chǎng)狀況、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手、競(jìng)爭(zhēng)產(chǎn)品等相關(guān)信息。三是辦公室決策支持服務(wù)具有輔助性的特點(diǎn)。在工作中要求充分體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的意志，不可妄自超越管理權(quán)限。同時(shí)，不僅要輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行科學(xué)決策，還要承擔(dān)起協(xié)調(diào)和服務(wù)等輔助性工作，協(xié)助、督促各部門落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)的決策。

二、決策支持服務(wù)的內(nèi)容和方式

（一）決策支持服務(wù)內(nèi)容。按照時(shí)間節(jié)點(diǎn)劃分，包括決策前、決策中和決策后的支持服務(wù)。要求在決策之前開展充分的調(diào)查研究、信息收集、數(shù)據(jù)分析、撰寫報(bào)告并報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)；在決策過程中做好動(dòng)態(tài)把控和適時(shí)調(diào)整；決策后進(jìn)行上情下達(dá)、督促相關(guān)部門執(zhí)行、及時(shí)跟蹤進(jìn)展、發(fā)現(xiàn)問題并提出完善決策的建議。

按照信息加工的深度劃分，包括基礎(chǔ)加工信息服務(wù)和深度加工信息服務(wù)。其中，基礎(chǔ)加工信息服務(wù)主要是指圍繞某項(xiàng)決策需求，從內(nèi)部和外部收集、整理與其相關(guān)的文獻(xiàn)資料、新聞報(bào)道、政策等；深度加工信息服務(wù)則是通過對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行綜合、分析、研究、編寫成能夠全面反映進(jìn)展、動(dòng)態(tài)、趨勢(shì)的綜述和分析報(bào)告，在決策支持服務(wù)中具有更高的附加值和實(shí)用價(jià)值。

（二）決策支持服務(wù)方式。傳統(tǒng)的決策支持服務(wù)方式通常是被動(dòng)的，即按照領(lǐng)導(dǎo)的意圖和安排，開展定制式的專題服務(wù)，具有較強(qiáng)的時(shí)效性和針對(duì)性。為適應(yīng)科研院校所轉(zhuǎn)型升級(jí)、參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)等形勢(shì)發(fā)展，辦公室必須調(diào)動(dòng)主觀能動(dòng)性和積極性，圍繞中心工作，準(zhǔn)確把握工作進(jìn)展，采取主動(dòng)服務(wù)和動(dòng)態(tài)服務(wù)，做到“謀事在前，謀事有方”，為制定戰(zhàn)略決策、方案計(jì)劃、項(xiàng)目發(fā)展等提供支持服務(wù)。

辦公室通過提供多樣化的服務(wù)方式來報(bào)送和體現(xiàn)成果，包括信息即時(shí)推送、專題調(diào)研報(bào)告、技術(shù)成果匯編、內(nèi)參刊物、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、自建數(shù)據(jù)庫(kù)等。同時(shí)，還要充分運(yùn)用各種媒介和技術(shù)手段，利用文字、數(shù)字、視頻、音頻、圖像等多種手段來提供服務(wù)，增強(qiáng)服務(wù)的多樣性、快捷性和實(shí)用性。

三、提升決策支持服務(wù)水平的途徑

（一）提高辦公室主任及工作人員的綜合素質(zhì)。辦公室工作人員，特別是辦公室主任的素質(zhì)與能力，決定著辦公室決策支持服務(wù)的工作水平和服務(wù)質(zhì)量。首先，作為辦公室主任，應(yīng)具有較強(qiáng)的創(chuàng)新思維能力、敏銳的政治領(lǐng)悟能力、縝密的分析能力和極強(qiáng)的執(zhí)行能力。同時(shí)，與領(lǐng)導(dǎo)建立和保持良好的溝通機(jī)制，及時(shí)把握和明確領(lǐng)導(dǎo)決策和管理工作的需求，關(guān)注和跟蹤工作中的熱點(diǎn)、重點(diǎn)和難點(diǎn)，以提供適用性更強(qiáng)、價(jià)值更高的決策支持服務(wù)。再者，要不斷優(yōu)化辦公室隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，提升人員的整體業(yè)務(wù)素質(zhì)。通過人才選拔、培養(yǎng)和持續(xù)的學(xué)習(xí)、培訓(xùn)，強(qiáng)化辦公室工作人員的責(zé)任意識(shí)和大局意識(shí)，增強(qiáng)政治素養(yǎng)、綜合素質(zhì)，提高寫作能力和表達(dá)能力，增強(qiáng)對(duì)于新事物和新知識(shí)的理解、接受能力；同時(shí)，加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)協(xié)作，各司其職、群策群力，共同做好決策支持服務(wù)工作。

（二）拓寬信息渠道，支撐決策支持服務(wù)。信息是辦公室提供決策支持服務(wù)的基礎(chǔ)，辦公室需要積極拓展內(nèi)部、外部等多元化的信息渠道。

1.內(nèi)部信息。充分發(fā)揮辦公室“橋梁”和“樞紐”的作用，做好內(nèi)部的協(xié)調(diào)、溝通工作，及時(shí)收集各相關(guān)部門的工作進(jìn)展、信息報(bào)送、調(diào)研報(bào)告等；充分利用各類檔案資料、文獻(xiàn)資源和數(shù)據(jù)庫(kù)，開發(fā)并釋放其所具有的價(jià)值和作用；通過宣傳學(xué)習(xí)和制度建設(shè)，形成全員綜合信息素養(yǎng)，在日常工作、對(duì)外聯(lián)系和其他交流活動(dòng)中注重信息的收集與共享，例如參加學(xué)術(shù)研討會(huì)、展覽會(huì)、商務(wù)活動(dòng)等收集相關(guān)的會(huì)議資料、產(chǎn)品樣本、說明書等。

2.外部信息。在辦公室日常工作中，獲取外部信息的途徑主要有互聯(lián)網(wǎng)、電視、期刊、報(bào)紙、政府出版物（如政府工作報(bào)告、政策和指令、各類白皮書等），各級(jí)政府管理部門對(duì)外公開資料（如統(tǒng)計(jì)資料、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、輿情信息、通知通告等）、行業(yè)協(xié)會(huì)出版物、國(guó)內(nèi)外科技發(fā)展動(dòng)態(tài)（包括專利、成果、論文等）。同時(shí)，辦公室人員還應(yīng)加強(qiáng)與上級(jí)主管部門、國(guó)內(nèi)外科研院所、企事業(yè)單位、大專院校、專家“智庫(kù)”等的溝通與交流，以獲取更多可靠性、權(quán)威性和適用性較強(qiáng)的信息資源。

（三）利用現(xiàn)代信息技術(shù)，提升服務(wù)效能。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、移動(dòng)辦公、即時(shí)通訊等現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，科研院所正在全面推進(jìn)信息化建設(shè)，軟硬件建設(shè)逐步完善，辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)（OA）、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)、檔案信息系統(tǒng)等的推廣使用，為服務(wù)支持決策提供了相應(yīng)的信息技術(shù)支撐。豐富的、可分析的數(shù)據(jù)，才給決策支持系統(tǒng)的發(fā)展提供了可能。在此基礎(chǔ)上建設(shè)決策支持信息集成平臺(tái)，將分散于各個(gè)部門的各類信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行匯集、整理、分類存儲(chǔ)和分析處理，實(shí)現(xiàn)信息的查詢、統(tǒng)計(jì)和挖掘，構(gòu)建智能化、個(gè)性化、領(lǐng)域廣、功能強(qiáng)的決策支持服務(wù)。

四、結(jié)語

為適應(yīng)科研院所發(fā)展的新形勢(shì)和新需求，辦公室需要以積極主動(dòng)的工作態(tài)度，不斷創(chuàng)新工作思維和工作方法，努力拓展信息渠道，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，形成高效運(yùn)轉(zhuǎn)、反應(yīng)迅速的工作模式，有力提升決策支持服務(wù)的能力和水平，充分發(fā)揮科研院所辦公室應(yīng)有的作用。

［1］李堅(jiān).行政機(jī)關(guān)辦公室決策服務(wù)問題研究［D］.東北大學(xué)，2009.

［2］才讓，高振，劉驍.高等院校與科研院所的職能定位和實(shí)際作用［M］.北京:經(jīng)濟(jì)科學(xué)出版社，2014.

［3］陳建成，吳福珍.醫(yī)院決策支持信息系統(tǒng)的建設(shè)［J］.中國(guó)數(shù)字醫(yī)學(xué)，2013（1）:28-30；42.