現(xiàn)代治理視角下的高校辦公室工作探析

文/北京物資學院 胡曉迎 胡偉

現(xiàn)代治理視角下的高校辦公室工作探析

文/北京物資學院 胡曉迎 胡偉

大學治理能力現(xiàn)代化對學校的行政管理與服務工作提出了更高的要求。學校辦公室作為高校行政管理與服務的樞紐，必須積極適應現(xiàn)代大學治理的形勢和要求，牢固樹立現(xiàn)代服務意識，通過建立現(xiàn)代化的管理機制和制度，加強信息化建設，不斷提高服務能力，打造一支有戰(zhàn)斗力的團隊，來努力提高管理與服務水平。

現(xiàn)代大學；治理能力；現(xiàn)代化；辦公室工作

黨的十八屆三中全會提出，全面深化改革的總目標是“完善和發(fā)展中國特色社會主義制度，推進國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化”。完善大學治理體系，建立現(xiàn)代大學制度，推進大學治理能力現(xiàn)代化，已成為當前我國高等教育改革的重要任務。建立現(xiàn)代大學制度，就是要以制定大學章程為核心，完善大學的管理運行體制和機制，不斷優(yōu)化外部治理環(huán)境和內(nèi)部治理結構，按照科學辦學、民主辦學、依法辦學的原則，全面提高辦學質(zhì)量和管理水平。

按照現(xiàn)代治理理論，治理能力現(xiàn)代化是指治理主體作用于治理對象時，展現(xiàn)出的具有標準化、制度化、科學化和民主性等現(xiàn)代性特征的行為素質(zhì)。在理念方面，現(xiàn)代治理能力強調(diào)服務；在過程方面，現(xiàn)代治理強調(diào)結果管理和準入管理；在手段方面，現(xiàn)代治理能力重視運用咨詢、指導、評價、引導等手段。由此，制度化、民主化、協(xié)同化是現(xiàn)代大學治理的基本原則。大學治理能力現(xiàn)代化勢必對學校的行政管理與服務工作提出了更高的要求。

學校辦公室作為高校行政管理與服務的樞紐，是學校有機體發(fā)揮正常機能的基礎細胞，是溝通上下、聯(lián)系內(nèi)外的服務中樞。它既是服務保障學校領導科學決策的日常服務機構，又是協(xié)調(diào)學校內(nèi)部職能部門和教學單位的紐帶；既是學校聯(lián)系社會，對外交流與合作的形象窗口，還是直接面向學生、教職工的管理與服務部門。可以說，一個學校辦公室的工作水平在一定程度上體現(xiàn)了一所現(xiàn)代大學的管理水平。因此，學校辦公室必須積極適應現(xiàn)代大學治理的形勢和要求，牢固樹立以人為本的現(xiàn)代服務意識，建立健全科學高效、運轉有序的管理體制和工作機制，按照“制度化、精簡化、規(guī)范化、高效化”的工作目標，圍繞學校中心工作，努力提高管理與服務水平。

一、抓好一個基點——建立現(xiàn)代化的管理運行機制和制度

高校辦公室的工作內(nèi)容繁雜，工作涉及面廣，千頭萬緒，而工作的重要性和技術性又非常強，每一項工作幾乎都事關全局，影響全局。因此，必須建立現(xiàn)代化的管理運行機制和規(guī)章制度來保證辦公室工作的正常開展。

制度化，是治理能力現(xiàn)代化的基本特征。高校辦公室的制度化建設要體現(xiàn)科學性、規(guī)范性和法治性。科學性是指要使辦公室的管理制度能反映新時期辦公室工作的規(guī)律、特點和要求，真正有權威性，從而約束辦公室每位人員切實履行崗位職責，恰當?shù)匦惺棺约旱穆殭啵灰?guī)范性是指要通過制度使辦公室人員的行為、工作內(nèi)容和工作程序標準化、模式化；法治性是指要將依法辦學的理念具體貫徹到辦公室的管理制度中和執(zhí)行制度的過程中去。

具體來說，學校辦公室應建立以下機制，并予以制度化。一是建立健全部門議事協(xié)商機制，切實發(fā)揮辦公室統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的職能，保障學校的上通下達和有效運轉；二是建立信息工作機制，加強工作調(diào)研與校情民意的信息反饋，強化分析研判，制定決策方案，獻計獻策，切實發(fā)揮領導參謀助手的作用；三是建立督察督辦工作機制，保證學校各項決策和政策的貫徹落實；四是加強公文流轉的規(guī)范化、程序化建設，保證學校政令暢通；五是推進校務公開機制建設，更好地服務于依法治校、民主管理。

二、建好一個平臺——信息化系統(tǒng)建設

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來，信息化已經(jīng)成為我們時代發(fā)展的大趨勢，整個社會的生產(chǎn)與生活方式都在發(fā)生著重大變革，這一切對高校的管理和運行機制提出了新的更高的要求。信息化，是教育現(xiàn)代化的重要特征，也是高校實現(xiàn)治理現(xiàn)代化的重要手段。信息化建設對于強化辦公室的協(xié)調(diào)、服務和管理職能具有重要的促進作用，不僅可以提高工作效率，節(jié)約成本，更重要的是通過信息化建設可以推動信息的科學化管理，促進信息處理流程的優(yōu)化，進而提高辦公室的工作效率和服務質(zhì)量。

加強辦公室的信息化建設，一是要建立完善依托計算機網(wǎng)絡技術的辦公自動化系統(tǒng)，也就是建立起學校的“網(wǎng)上辦公室”；二是要結合學校工作的內(nèi)容和實際需要，加強軟硬件建設，不斷優(yōu)化功能設置，充分發(fā)揮網(wǎng)絡系統(tǒng)在信息收集、信息發(fā)布、信息公開、信息共享等方面的作用；三是要努力實現(xiàn)信息處理的自動化、信息存儲的集約化、信息檢索的結構化，建立起一個統(tǒng)籌全校教學、科研、人事等各個系統(tǒng)信息口徑，整合全校信息資源的信息自動化辦公系統(tǒng)。

三、增強四個能力——輔助決策、組織協(xié)調(diào)、應急處置、對外交流

如何更好地服務于學校治理現(xiàn)代化的有效運行，學校辦公室必須努力提高工作水平和服務質(zhì)量，大力加強辦公室能力建設。

（一）提高輔助決策的能力。辦公室的角色定位是領導的“參謀助手”，除了做好日常性的事務性服務，更重要的是要發(fā)揮智力輔助、信息服務的作用。也就是要扮演好“筆桿子”“智囊團”的角色，切實提高政策和文字理論水平，及時收集資料，提供準確信息，積極為領導科學決策獻高招、出良謀，提出科學有效的建議和方案。

（二）提高組織協(xié)調(diào)能力。辦公室擔負著大量的組織協(xié)調(diào)和督查督辦任務，要積極加強與各部門各單位的溝通協(xié)作。著重抓好五個方面：一要主動聯(lián)系協(xié)調(diào)上級部門，高效完成上傳下達；二要主動聯(lián)系協(xié)調(diào)社會各方，積極爭取社會資源；三要主動協(xié)調(diào)學校領導班子，做好服務保障，增強班子凝聚力；四要主動協(xié)調(diào)各單位部門之間，確保學校政策執(zhí)行有力；五要協(xié)調(diào)好部門內(nèi)部，既分工又協(xié)作，不斷提高戰(zhàn)斗力。

（三）提高應急處置能力。辦公室工作中很重要也是很棘手的一項工作就是要經(jīng)常面對各類應急突發(fā)事件。突發(fā)事件能否得到妥善及時解決不僅關乎學校的安全穩(wěn)定和形象，甚至影響著社會的和諧穩(wěn)定。所以，辦公室必須大力提高處置突發(fā)事件的能力。這就要求學校辦公室在提高個人綜合素質(zhì)和應變能力的同時，必須健全完善突發(fā)事件預警應急機制，建立處理各類重大事件、重大災害、重大案件等方面的應急預案，建立和完善反應靈敏、運轉高效的處置機制，在協(xié)助黨委有效預防和處理群體性、突發(fā)性事件方面發(fā)揮更大的作用。

（四）提高社會交往的能力。辦公室工作必須增強開放辦學的意識，圍繞服務于學校中心工作，積極主動加強對外聯(lián)絡，切實增強社會服務的意識和能力。作為對外交往和展示學校形象的窗口，高校辦公室工作人員必須熟悉了解學校的發(fā)展概況，積極對外宣傳和展示學校的辦學特色和發(fā)展成就，努力提升學校的社會聲譽。在對外交流中，要做到儀表端莊、舉止文雅，待客禮貌、不卑不亢，在接人待物中真誠、熱情、謙和、大方。

四、打造一個團隊——提高部門執(zhí)行力，打造團隊戰(zhàn)斗力

學校辦公室要切實發(fā)揮好服務職能，關鍵還是要靠一支有較高的綜合素質(zhì)、愛崗敬業(yè)、執(zhí)行有力的工作團隊。按照“學習型、服務型、節(jié)約型、創(chuàng)新型、廉潔型”的要求，努力加強團隊建設。在辦公室團隊建設中，一是要加強理論和業(yè)務知識學習，包括新的法律法規(guī)、現(xiàn)代管理科學、現(xiàn)代科技知識、人文科學知識、計算機知識等，提高辦公室人員的綜合素質(zhì)；二是要牢固樹立服務意識，為領導服務、為師生服務、為同事服務；三是要引導團隊成員牢固樹立“講效率、講效果、講效益”的觀念，切實增強執(zhí)行力；四是要加強辦公室文化建設，以黨支部創(chuàng)先爭優(yōu)活動為平臺和載體，開展多種形式的文化創(chuàng)建活動，努力形成“開放包容、追求卓越”的辦公室文化；五是要用學校事業(yè)發(fā)展來引領和凝聚大家，引導大家將學校的事業(yè)、部門的發(fā)展與個人的成長和發(fā)展緊密結合起來，努力形成共同的價值追求和事業(yè)歸屬，從而為了共同的目標而努力奮斗。

［1］甘暉.基于大學治理能力現(xiàn)代化的大學治理體系構建［J］.高等教育研究，2015（7）.

［2］米密，程新康.論高校辦公室管理的現(xiàn)代化建設［J］.渝州大學學報，2001（3）.