現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案信息資源開發(fā)利用中的關(guān)系探析

文/河南醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校 李鳳霞

現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案信息資源開發(fā)利用中的關(guān)系探析

文/河南醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校 李鳳霞

現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用在檔案信息資源開發(fā)與利用中地位日益凸顯，但同時(shí)我們也不能忽視技術(shù)在檔案信息資源開發(fā)利用中存在的問(wèn)題。本文通過(guò)討論現(xiàn)代信息技術(shù)與檔案利用者、技術(shù)投入與產(chǎn)出、技術(shù)與法律政策、技術(shù)與技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的四大關(guān)系，以期現(xiàn)代信息技術(shù)能更好地應(yīng)用于檔案信息資源的開發(fā)利用。

信息技術(shù)；檔案信息資源；開發(fā)利用；關(guān)系

近來(lái)，技術(shù)環(huán)境下檔案信息資源的開發(fā)與利用受到各界的關(guān)注。2012年11月17日，南開大學(xué)信息資源管理系主辦了一場(chǎng)以“國(guó)際化背景及新技術(shù)環(huán)境下的圖書情報(bào)與檔案管理研究”為主題的圖書情報(bào)檔案學(xué)術(shù)論壇盛宴；2012年5月19日，以“文化建設(shè)背景下圖情檔專業(yè)的新發(fā)展與新實(shí)踐”為主題的，包括新技術(shù)的應(yīng)用、新方法的探討、新理論的研究和新實(shí)踐的總結(jié)為內(nèi)容的2012上海圖情檔學(xué)科研究生論壇在上海大學(xué)召開。這些研討會(huì)、學(xué)術(shù)論壇中都提及對(duì)新技術(shù)的思考，不難看出來(lái)檔案學(xué)界越來(lái)越看重技術(shù)因素在檔案信息資源開發(fā)利用中的作用。

一、現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案信息資源開發(fā)中的應(yīng)用現(xiàn)狀

縱觀世界經(jīng)濟(jì)文化社會(huì)的發(fā)展，信息已然成了最先進(jìn)的生產(chǎn)力。社會(huì)的進(jìn)步、生活水平的提都不離不開技術(shù)的支持。新興技術(shù)的出現(xiàn)，給檔案信息資源的開發(fā)利用提供了有力的技術(shù)支持。一方面，新技術(shù)改進(jìn)了庫(kù)房設(shè)施、優(yōu)化了檔案實(shí)體的保管與管理，為檔案實(shí)體的科學(xué)管理提供了技術(shù)上的可能；另一方面，促進(jìn)了專門檔案如科技檔案的大幅度增加，推動(dòng)專門檔案的開發(fā)與利用，為檔案信息資源的開發(fā)利用提供了強(qiáng)有力的技術(shù)支撐，展示出廣闊的發(fā)展前景。

本文討論的主要是現(xiàn)代信息技術(shù)，是針對(duì)檔案信息資源的開發(fā)利用中，應(yīng)用于檔案信息的處理、傳輸?shù)冗^(guò)程中的新興信息技術(shù)。信息技術(shù)集現(xiàn)代計(jì)算技術(shù)、通信技術(shù)、多媒體技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)于一體，具有強(qiáng)大的信息處理能力和傳輸能力，不僅能加快檔案信息及其產(chǎn)品生產(chǎn)速度，而且能加快檔案信息資源的傳播，從而為實(shí)現(xiàn)全球范圍內(nèi)的信息資源共享創(chuàng)造良好的技術(shù)條件。從當(dāng)前信息技術(shù)應(yīng)用在檔案信息資源開發(fā)利用現(xiàn)狀來(lái)看，筆者認(rèn)為，可以分為三大類：一是，應(yīng)用于檔案管理各大環(huán)節(jié)的技術(shù)。這一類技術(shù)側(cè)重對(duì)傳統(tǒng)檔案信息資源開發(fā)利用水平的提高的作用，如條碼技術(shù)，成為地方各級(jí)綜合檔案館接受以“件”為保管單位的檔案后，提高現(xiàn)代化管理水平的有效途徑之一。二是，應(yīng)用于構(gòu)建檔案信息傳播平臺(tái)的技術(shù)。這類技術(shù)則是側(cè)重網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對(duì)檔案信息資源開發(fā)利用的影響，如檔案類網(wǎng)站、檔案類博客、檔案類微博等檔案信息資源傳播利用平臺(tái)建設(shè)的新技術(shù)。三是，應(yīng)用于檔案信息資源開發(fā)利用的基礎(chǔ)技術(shù)。這一類是介于第一類和第二類之間，是這兩類的重合部分。如元數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)及云計(jì)算等技術(shù)，不僅應(yīng)用于在檔案管理環(huán)節(jié)，而且在檔案信息傳播平臺(tái)建設(shè)中也有應(yīng)用。

二、現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用于檔案信息資源開發(fā)利用中的重要性與必要性

（一）應(yīng)時(shí)而動(dòng)，順應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)文化發(fā)展的需要。現(xiàn)代科技日新月異，信息便捷地產(chǎn)生與傳播，產(chǎn)生的信息量爆炸性增長(zhǎng)，人們的信息需求呈現(xiàn)個(gè)性化、多樣化發(fā)展趨勢(shì)。檔案作為一種重要的信息資源，檔案工作更是要主動(dòng)順應(yīng)信息社會(huì)化的發(fā)展趨勢(shì)，運(yùn)用新的信息技術(shù)進(jìn)行多角度、多渠道、全方位、深層次的檔案信息資源的開發(fā)，主動(dòng)、及時(shí)提供檔案利用服務(wù)。

（二）自我發(fā)展，滿足檔案工作蓬勃發(fā)展的需要。在現(xiàn)代信息技術(shù)的推動(dòng)下，檔案事業(yè)的管理體系和服務(wù)方式發(fā)生著巨大的變化，檔案館事業(yè)正朝著電子化、數(shù)字化、虛擬化的方向邁進(jìn)。檔案工作只有熟稔時(shí)代發(fā)展的走向，順勢(shì)抓好發(fā)展的機(jī)遇，主動(dòng)積極地將新的信息技術(shù)運(yùn)用于檔案信息資源的開發(fā)利用中，才能盡最大可能地挖掘檔案價(jià)值，提供檔案為社會(huì)各界所用，促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)文化的大發(fā)展。同時(shí)提高檔案信息資源開發(fā)與服務(wù)社會(huì)的水平，也提升了檔案工作的社會(huì)地位，促進(jìn)了檔案事業(yè)的繁榮發(fā)展。

三、檔案信息資源開發(fā)利用下現(xiàn)代信息技術(shù)需要處理的四大問(wèn)題

現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案信息資源開發(fā)利用中的地位與作用是不言而喻的，但是隨著現(xiàn)代信息技術(shù)不斷深入應(yīng)用于檔案信息資源開發(fā)利用者中時(shí)，面對(duì)技術(shù)應(yīng)用中出現(xiàn)過(guò)分依賴技術(shù)、不計(jì)后果的技術(shù)投入、技術(shù)開發(fā)與檔案信息安全、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)混亂等現(xiàn)象，筆者認(rèn)為，在檔案信息資源開發(fā)利用中，信息技術(shù)需要處理好以下四大關(guān)系：

（一）技術(shù)與檔案利用者的關(guān)系。檔案信息資源無(wú)論是開發(fā)什么、開發(fā)到什么樣的程度，都是為了方便提供利用，因此這個(gè)過(guò)程中對(duì)利用者的需求掌握就至關(guān)重要。不管是在檔案信息資源的開發(fā)階段還是在檔案信息資源的提供利用階段，應(yīng)用技術(shù)的準(zhǔn)則都是應(yīng)該以用戶為導(dǎo)向。從檔案利用者的角度，通過(guò)科技手段對(duì)檔案進(jìn)行深層次的整理處理，從而進(jìn)一步有效挖掘檔案信息資源中能夠?yàn)樯鐣?huì)提供信息服務(wù)的有價(jià)值的資源，真正做到為需求者挖掘?qū)毑亍臋n案利用者的視角搭載新技術(shù)開展提供利用檔案服務(wù)，才能搭建便捷、友好、人性化的平臺(tái)，從而使得檔案信息資源最大限度地為社會(huì)各界所利用。

同時(shí)，在各種新興技術(shù)逐步應(yīng)用的今天，檔案利用者已經(jīng)突破了傳統(tǒng)檔案利用者的界限，已經(jīng)從傳統(tǒng)的利用檔案館從事查閱活動(dòng)的一切社會(huì)成員擴(kuò)展到網(wǎng)上檔案利用者的范圍。對(duì)于社會(huì)上的每一個(gè)人而言，他們既可以直接去某一個(gè)檔案館利用檔案信息資源，也可以通過(guò)計(jì)算機(jī)或者通信設(shè)備等完成檔案信息資源的利用。如果沒(méi)有掃描技術(shù)、條碼技術(shù)等，檔案信息資源無(wú)法實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。如果沒(méi)有網(wǎng)站技術(shù)、通信技術(shù)等的支持，檔案信息資源無(wú)法通過(guò)網(wǎng)絡(luò)的平臺(tái)得到更大程度的利用與傳播。因此，技術(shù)因素很大程度制約著檔案利用者的利用行為。

總之，要以檔案利用者的需求為導(dǎo)向，積極開發(fā)與應(yīng)用新技術(shù)。同時(shí)，檔案利用者只有在新技術(shù)支持下，才能更為快捷、更為有效地利用檔案信息資源。

（二） 技術(shù)投入與效益產(chǎn)出的關(guān)系。檔案信息資源開發(fā)利用中有一個(gè)績(jī)效評(píng)估的環(huán)節(jié)。評(píng)估是有效地改善和提高各種社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)水平的手段之一。檔案信息資源開發(fā)利用中引入績(jī)效評(píng)估，通過(guò)審視檔案信息服務(wù)行為及其結(jié)果，客觀、公平、合理地評(píng)定檔案信息資源開發(fā)利用工作的績(jī)效，提升檔案信息資源開發(fā)利用的整體水平，從而更好地滿足廣大用戶的需求。但是筆者認(rèn)為，在績(jī)效評(píng)估中，不僅僅只是對(duì)檔案信息服務(wù)的質(zhì)量進(jìn)行預(yù)期的評(píng)估，還要評(píng)估技術(shù)投入與最后效益產(chǎn)出，形成有效的激勵(lì)機(jī)制。

檔案信息資源不管是在開發(fā)環(huán)節(jié)還是在利用環(huán)節(jié)，都穿插技術(shù)因素于其中。因此，如果只是片面地強(qiáng)調(diào)檔案開發(fā)利用的成果而忽視技術(shù)投入的比例，或者片面地強(qiáng)調(diào)技術(shù)的投入忽視檔案信息資源開發(fā)利用實(shí)際水平的話，這樣的開發(fā)與利用是失敗的。只有平衡技術(shù)投入與效益產(chǎn)出的關(guān)系，科學(xué)合理地確定各自的比例，才能有效地解決檔案信息資源的高效開發(fā)與利用。

此外，檔案信息資源開發(fā)利用不僅受到現(xiàn)代信息技術(shù)的影響，還會(huì)受到其他諸如人員因素等的制約。因此，在新興信息技術(shù)投入于檔案信息資源開發(fā)利用過(guò)程中時(shí)，除了要考慮技術(shù)投入比例與最終檔案信息資源開發(fā)利用效益的衡量外，還應(yīng)該協(xié)調(diào)好技術(shù)投入與其他各個(gè)參與檔案信息資源開發(fā)利用要素之間的關(guān)系、合理分配各要素間的權(quán)重，才能最終出現(xiàn)高效益、高水平的檔案信息資源開發(fā)利用局面。

（三） 技術(shù)與政策、法律的關(guān)系。檔案信息資源是一種特殊的信息資源，它具有政治性、唯一性。由于以上特性，檔案信息資源的開發(fā)利用存在著檔案保密與限制利用、以及檔案封閉期等特點(diǎn)，這也決定著檔案信息資源開發(fā)利用中應(yīng)用新技術(shù)時(shí)要注意處理好與政策、法律的關(guān)系。

從法律條文上看，根據(jù)《檔案法》和《各級(jí)國(guó)家檔案館開放檔案辦法》等法律、法規(guī)的明確規(guī)定了檔案要向社會(huì)開放，但同時(shí)檔案信息資源的開放利用還受國(guó)家保密范圍和解密制度的直接影響。《保密法》第二條規(guī)定：“國(guó)家秘密是關(guān)系國(guó)家安全和利益，依照法定程序確定，在一定時(shí)間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉事項(xiàng)。”保密也是有期限的。《國(guó)家秘密保密期限的規(guī)定》規(guī)定：除有特殊規(guī)定外，絕密級(jí)事項(xiàng)不超過(guò)30年，機(jī)密級(jí)事項(xiàng)不超過(guò)20年，秘密級(jí)事項(xiàng)不超過(guò)10年。所以，在檔案信息資源開發(fā)利用中，要以相關(guān)的法律法規(guī)為準(zhǔn)繩，確保檔案機(jī)要性的基礎(chǔ)上，最大程度運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)開發(fā)檔案信息資源，以多樣的形式提供豐富的檔案信息為社會(huì)所用。

從技術(shù)應(yīng)用實(shí)踐上看，信息技術(shù)與政策、法律的另一層關(guān)系在電子文件的討論上得以充分體現(xiàn)。電子文件現(xiàn)在發(fā)展的一個(gè)瓶頸問(wèn)題就是在于如何確保電子文件法律效力的實(shí)現(xiàn)。由于電子文件具有非人工識(shí)讀性、系統(tǒng)依賴性、信息的可變性、信息可操作性等特點(diǎn)，為信息的原始記錄確定帶來(lái)了一定的困難，從而影響了電子文件的法律效力。然而，電子文件的法律效力之所以難以確認(rèn)，根本在于其技術(shù)缺陷。可以通過(guò)數(shù)字簽名、加密技術(shù)、身份驗(yàn)證以及防火墻技術(shù)的應(yīng)用，從技術(shù)上確保電子文件的客觀性，最后確定電子文件的法律效力。因此，信息技術(shù)發(fā)展在一定程度可以彌補(bǔ)政策、法律的不足。這樣說(shuō)明檔案工作要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)法律法規(guī)的研究和配套指導(dǎo)文件的制定，根據(jù)新技術(shù)提出的新問(wèn)題，適時(shí)的修改修訂相應(yīng)的政策、法規(guī)，從而促進(jìn)在新情況下技術(shù)與政策、法律的共同進(jìn)步，最終助推檔案信息資源開發(fā)利用的發(fā)展。

（四）技術(shù)與技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)系。標(biāo)準(zhǔn)是對(duì)大量重復(fù)性事務(wù)管理的經(jīng)濟(jì)有效的措施，標(biāo)準(zhǔn)體系則是對(duì)標(biāo)準(zhǔn)及標(biāo)準(zhǔn)化活動(dòng)的宏觀安排，具有不可替代的作用。當(dāng)前，建立檔案信息資源共建共享的開發(fā)服務(wù)機(jī)制是其發(fā)展趨勢(shì)，同時(shí)還要提高檔案信息資源的開發(fā)水平以及提供利用服務(wù)的質(zhì)量。但是實(shí)施的過(guò)程中，共建共享的實(shí)現(xiàn)很大程度上受制于信息技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一，各地區(qū)、各行業(yè)間檔案信息資源開發(fā)系統(tǒng)、利用平臺(tái)，因?yàn)榧夹g(shù)標(biāo)準(zhǔn)的不同而導(dǎo)致系統(tǒng)間、平臺(tái)間無(wú)法進(jìn)行無(wú)縫連接，阻礙檔案信息資源共建共享的實(shí)現(xiàn)。

另外，元數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)問(wèn)題一直都是解決電子文件管理中遇到的真實(shí)性、完整性問(wèn)題的關(guān)鍵。元數(shù)據(jù)既可以用于保障電子文件的真實(shí)性、完整性、關(guān)聯(lián)性和長(zhǎng)期有效性，又可以幫助對(duì)分布式網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的電子文件進(jìn)行有效的集成管理和協(xié)助提供集成服務(wù)，更是構(gòu)建數(shù)字檔案館信息組織體系必不可少的工具，因此，電子文件的元數(shù)據(jù)規(guī)范是數(shù)字檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)性標(biāo)準(zhǔn)。近來(lái)，云計(jì)算以其超強(qiáng)計(jì)算與存儲(chǔ)能力、高度虛擬化等特點(diǎn)，也逐漸成為檔案信息資源開發(fā)利用中新技術(shù)應(yīng)用的新寵。但是現(xiàn)實(shí)情況中，不同檔案部門的情況各不相同，各種計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和應(yīng)用程序的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)不同。這些技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一使得檔案信息資源難以在同一片“云”下進(jìn)行檔案信息資源的開發(fā)與提供利用服務(wù)，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一問(wèn)題限制著檔案工作在新技術(shù)環(huán)境下的發(fā)展。

因此，進(jìn)一步發(fā)展檔案信息資源開發(fā)利用的關(guān)鍵問(wèn)題就是解決信息技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的問(wèn)題，處理好技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)之間的關(guān)系問(wèn)題。

四、結(jié)語(yǔ)

技術(shù)應(yīng)用中的“水土不服”“排斥”等不良反應(yīng)的發(fā)生。

科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力，技術(shù)對(duì)社會(huì)各方面進(jìn)步的作用是不可忽視的。檔案信息資源作為一種重要的特殊信息資源，只有依托現(xiàn)代信息技術(shù)支持，才能做好檔案信息資源的開發(fā)與利用工作，才能科學(xué)地挖掘出檔案資源價(jià)值為社會(huì)經(jīng)濟(jì)文化發(fā)展服務(wù)，才能促使檔案工作在新環(huán)境、新情況下蓬勃發(fā)展與自我完善。盡管新興的信息技術(shù)的應(yīng)用給檔案工作帶來(lái)了質(zhì)的飛躍，但是我們?cè)跈n案信息資源開發(fā)利用過(guò)程中，也要處理好技術(shù)與檔案利用者、技術(shù)投入與效益產(chǎn)出、技術(shù)與政策法律、技術(shù)各標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)系，辯證的處理好這四大關(guān)系，使得新興信息技術(shù)能夠更好地融入檔案信息資源開發(fā)利用中，盡最大可能減少

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