對機關檔案管理信息化建設分析

文/黑龍江省同江市房地產管理局 李宏霞

對機關檔案管理信息化建設分析

文/黑龍江省同江市房地產管理局 李宏霞

伴隨著信息技術的不斷發展，以及各種檔案資源的不斷增多，原本的紙質檔案管理機制顯得愈發煩瑣與不便。這時候對機關檔案管理信息化的建設工作就顯得越來越重要了。本文在了解機關檔案管理信息化的現狀后，主要對檔案管理信息化建設過程中出現的一些問題進行分析與探討。

機關檔案；管理；信息化建設；分析

一、機關檔案管理信息化建設的意義

機關檔案管理信息化建設，是指在政府的領導與組織之下，通過現代化的電子信息技術對各種各樣的檔案信息進行有序的、全面的整理與分類，然后對所有的數據檔案信息進行整理與共享。建立起為社會提供全方位服務的信息化檔案管理系統，使原本復雜、煩瑣的檔案建立與查找機制變得更加方便與快捷，能大大地提升機關單位的管理水平與工作效率。而且還能大大節約機關單位資源。對于機關單位的信息化、高效化、規范化有著極其重要的意義。

二、機關檔案管理信息化現狀

（一）部門領導不夠重視。機關檔案管理信息化建設的有序推進，不但需要物質方面的保障以及技術方面的支持，而且還需要機關單位的領導人以及相關人員對檔案管理信息化建設有足夠的重視與關注。

但是由于一些單位領導的不重視，加上資金投入的短缺，使得大多數地方機關的檔案管理人員沒有充足的資金去支持檔案管理信息化建設所需的技術、硬件設備、相關軟件以及人員培訓的開支，從而使一些單位的檔案管理信息化建設陷入停滯狀態。

（二）缺乏專業的管理人才。目前大部分的機關單位都還在沿用舊的紙質檔案管理方式。而大部分檔案管理人員都沒有進行過專業的培訓與指導，在管理工作方面缺乏對科學管理檔案的認知與意識，所以都顯得不夠專業。而且很大一部分的人員年齡偏大，導致他們很難適應機關檔案管理現代化、信息化建設的要求。而且由于部門領導的不重視，使得大部分檔案管理人員的專業素質都偏低。而且由于大部分檔案管理人員的年齡都偏大，對檔案管理信息化建設中所需要掌握的信息技術知識接受能力較差。這樣將會大大的限制機關檔案管理信息化建設的腳步。

（三）數字檔案資源短缺。目前我國大部分單位機關的檔案資源都是紙質檔案，數字化的檔案資源匱乏。而且沒有統一的、規范的檔案資源數據來源。這使得各地區的機關檔案管理部門不能做到檔案信息的及時分享與統一整理，使機關檔案管理信息化建設工作陷入困難的境地。

（四）缺乏統一的規范與標準。目前我國的機關檔案管理系統缺少一個統一的規范與標準。在信息化管理規范標準、業務規范標準以及技術規范標準等方面都缺乏統一的規范與標準。這使得各地區機關單位的檔案管理在實際的信息化檔案管理過程中存在著諸多錯誤。而且由于沒有統一的制度與法規，使得我國各地的機關單位都存在著檔案管理工作各自執政，各自管理、各自分離等現象，沒有能夠很好地做到各單位全面協調發展。甚至于一些地方的機關檔案管理單位，根本就沒有制定一些對未來機關檔案管理信息化建設工作的發展計劃和建設目標，這使得各地區機關檔案管理信息化建設的程度各不相同。

三、對機關檔案管理信息化建設的分析與意見

（一）提高重視程度。機關領導以及相關管理人員要提高對機關檔案管理信息化建設的重視程度，以及轉變過時的檔案管理理念，提高對檔案管理工作的認識，認真完善檔案管理信息化建設工作中的有關制度與體系，多多關心和支持檔案管理者。為檔案管理人員創造良好的檔案工作環境。同時還要制定一套科學的檔案管理示范標準，引導機關檔案管理者進行科學的、有序的信息化管理。并且要經常組織相關檔案管理工作人員參加一些專業的業務培訓活動以及一些重要的檔案會議。最后是要提高自身對檔案管理信息化建設工作的理解，并制定科學的檔案管理信息化建設工作的發展規劃與建設藍圖。在建設與改正之中，完善機關檔案管理制度。

（二）建設專業的管理隊伍。因為建設信息化檔案管理的需要，如今從事檔案管理的人員就必須要具備一定的計算機信息技術方面知識以及一些檔案管理方面的基礎知識。所以目前的各機關單位就需要吸納一些專業型的人才來充實到管理隊伍中去。例如一些電子計算機專業的大學生人才等，對于此類人才只需要經過短期的專業培訓就能基本達到信息化檔案管理工作的標準。此外還要加大對這批人才的專業培訓，讓其多參加機關檔案管理部門的會議、并加強相關檔案的法律學習，以及定期抽調一些出色的檔案管理人員，對他們進行更加專業的檔案管理知識與計算機知識的強化培訓。使他們迅速成為檔案管理隊伍中的骨干力量。

同時要對管理人員進行嚴格的管理與考核，建立起完善的考核評價機制，真實、客觀、嚴格地開展對機關檔案管理工作的個人考核與管理，并定期進行鼓勵嘉獎，提高機關檔案管理工作人員的工作積極性。建設起一支積極的、和諧的、專業的、高素質信息化檔案管理隊伍。

（三）建立統一的數據庫。建立統一的數據庫是為了能夠集中統一的管理整個機關以及各單位的檔案資源數據。改變舊的管理模式，利用現在的信息技術掌控全市機關單位形成的所有檔案資源數據，并通過對所有數據的管理與儲存建立起一個完整的、規范的、可共享的數據平臺，為相關機關與社會提供準確快捷的查詢服務。同時，還要對舊的紙質檔案進行集中處理，通過各地區的地方機關，將舊的紙質檔案進行分類、整理，然后移送到同級國家綜合檔案館進行集中保存。甚至一些檔案管理信息化建設度較高的單位，還可以完全取消紙質檔案保存室，這將大大減少檔案管理部門的經費開支。

（四）完善檔案管理規范體系。在舊的紙質檔案管理模式下，檔案部門自身無法建立起統一的、協調的、整體的檔案管理體系。使各類檔案信息系統之間，缺乏溝通與交流，更使檔案部門與上級政府部門之間沒有及時的共享資源。因此，近幾年來的檔案管理體制一直都處在各自為政的狀態。這將會大大影響到信息時代下政府部門的工作效率。因此，建立起一個統一的、科學的、信息化背景下的標準體系至關重要。

而實施機關檔案信息化建設就需要保持規范化的管理，所以統一規范、統一標準就成了完善相關檔案管理信息化體系中的重要一環，同時也是建設信息化檔案管理制度的重要一步。需要政府部門進行統一的、科學的、詳細的商討與規范。再結合實際情況，制定詳細的、科學的相關檔案信息化管理規范標準、業務規范標準以及技術方面的規范標準。要認真嚴謹的執行檔案管理部門的相關技術標準。例如：檔案的數字化標準、檔案的歸檔管理標準等管理標準。實施對象包括電子檔案的收錄、定義、存儲、整理、歸類、鑒定等方面。而業務規范標準則包括數字檔案的術語標準、格式標準、描述標準、元數據標準、對象數據格式標準等。最后的技術規范標準則是軟硬件基礎設施使用標準、軟件系統平臺使用標準、數字水印標準、存儲壓縮格式標準、加密算法標準等。同時有關部門要對檔案信息化管理的業務進行嚴格的指導與監督，杜絕檔案管理人員在檔案管理過程中出現的不規范操作。

四、結語

總而言之，機關檔案管理信息化建設是一項長久的，需要各地方單位領導以及檔案管理人員不斷去努力完善的工作。需要上級機關領導提供足夠的資金、設備與技術支持，同時也需要檔案管理人員不斷地培訓與壯大管理隊伍。在不斷地改善與進步之中，建設起完善的信息化檔案管理系統，為所有的機關單位以及社會企業提供方便快捷的查詢服務。

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