檔案知識服務在網絡時代的分析

文/中共商丘市委黨校 陳陽

檔案知識服務在網絡時代的分析

文/中共商丘市委黨校 陳陽

隨著網絡時代的快速發展以及信息量的快速增長，使人們通過網絡未能充分的獲取知識，在知識需求與知識獲取方面仍處于失衡狀態。固定資產檔案知識服務涉及的范圍相對較廣，屬于系統性極強的信息資源管理服務范疇，也是單位管理中寶貴的資產。因此，做好固定資產檔案知識服務十分重要，可以將固定資產檔案價值準確、完整、系統地體現出來，這也是網絡時代下展開檔案知識服務的最終目的。

固定資產；檔案知識服務；網絡時代

隨著單位固定資產的增加，通過對自查情況進行統計清查，根據各項辦公設備、儀器購置時間、批號、金額、使用部門等資料進行分類別登記，并建立管理檔案。以往固定資產檔案知識服務工作中采用傳統手工管理模式，將資產名稱、規格、型號、生產日期、價格、購買時間等情況均采用賬本、標簽等方式進行管理，但因固定資產種類相對較多且數量大，在進行使用或維修時均存在一定變故，在實施工作管理及知識服務中存在一定工作難度，已經不能滿足工作人員需求。通過對檔案知識服務管理中存在的問題進行分析，對網絡時代下改進措施進行探討。

一、固定資產歸檔范圍

固定資產是指反映一切與建設項目存在關聯的職能活動或有查考利用價值的所有文件，通過收集歸入單位固定資產項目檔案。主要內容包括前期文件：立項文件、可行性報告、審批文件、招投標、勘察及設計、財務等相關文件。項目施工文件主要有建筑施工準備材料、開工報告文件、工程技術相關要求、組織施工設計、施工方案及計劃、技術及安全措施、材料、設備儀器合格證、材料實驗報告、工程質量事故處理報告、質量檢驗文件等。

二、固定資產檔案知識服務管理現狀

目前固定資產檔案知識服務管理手段大多仍借助手工管理開展，通過賬本及相關標簽的運用對資產進行檔案管理，因固定資產設備數量較多且種類繁雜，在進行使用或使用后歸還等過程中容易出現紕漏造成固定資產檔案管理人員工作量大，在進行信息查找時，需對各個存放地點內資產情況及賬本進行逐一核實。因固定資產需定期進行資產評估，在評估過程中要求檢查人員在資產賬目上對隨機抽取的資產情況進行核實，就要求工作人員根據核查清單快速找到資產所在位置并對其情況進行核實，依靠以往檔案知識管理情況增加了工作人員工作難度及工作量。因此找到一種快速、高效、便捷的檔案知識服務管理模式十分重要，也是單位管理固定資產檔案亟待解決的問題之一。

目前存在的問題主要包括：設備儀器在購置前期階段文件不全，設備儀器維護或維護階段內維護記錄、檢測報告等歸檔不及時，在管理設備儀器檔案時沒有一定層次性，為管理維護帶來了一定負擔。固定資產檔案資料不全，后期跟蹤管理效果較差，對歸檔后檔案資料未做到有效、及時跟蹤管理，導致出現修理、維護或其他情況時不能得到及時反饋處理。檔案知識管理意識不強，相關制度不完善，不能將工作責任進行落實，檔案歸檔不及時，部分檔案存在利用價值較低等情況，儀器設備歸檔過程中對固定資產數額一味進行強調，對隨機文件完整率進行強調，造成部分不存在利用價值文檔或不必要歸檔等文件全部轉交檔案管理部門，導致庫房有效使用面積緊張，在使用檔案時出現不便。以上問題與檔案管理工作監督力度不夠，考核措施不嚴等有關，導致檔案知識服務工作較煩瑣。

三、檔案知識服務與網絡時代信息服務的區別

檔案知識服務一般指的是根據用戶的需求為他們提供適合他們的服務，這一目的是為了滿足他們的一切需求。整個工作的要點是為了給予用戶完全以及完美的方案，以此來解決用戶在使用過程中出現的任何問題。而信息服務的主要工作重心則在于如何對用戶傳遞所獲取的信息，其重點也在于對用戶服務的過程，在工作人員對各類知識（其中包含顯性與隱性兩類）的整合，再根據用戶需求進行反饋。工作人員的服務水平必須是專業的，無論是在搜集產品的內容還是在服務方法以及服務手段上，我們的工作人員均能給出一定創造性的服務，所以，網絡時代檔案知識服務在一定程度上具有創造性、個性化以及專業化的特點。增值服務是檔案知識服務的主要特質，在工作人員的整合、分析、提煉以及創新下檔案知識直接轉化為一類可被用戶直接加以使用的知識內容。檔案資源一定程度上為構建知識結構提供了強有力支撐，對檔案信息資源的連續性、原始性、真實性、準確性等進行保障，且信息來源較專業且廣泛。隨著網絡時代的發展，在知識經濟信息時代新環境背景下，檔案管理工作人員借助網絡信息技術對檔案信息進行整理使檔案資源信息化數字化，經工作人員的提煉、分析與加工從而形成一種具有有序性以及系統性的產品，在具備完整知識結構的同時能夠有效滿足用戶的不同需求也對檔案信息的價值進行充分發揮。

信息技術及計算機網絡的快速發展為檔案知識服務提供了有利條件，對檔案信息化管理進行推進，隨著檔案數據庫的豐富，建立檔案信息館或者檔案信息網站，在一定程度上實現了檔案目錄及部分信息化的開放，通過遠程查詢及網上檢索可對檔案信息進行查詢。辦公自動化實施后檔案管理及相關信息系統均實現對接，通過網絡將檔案知識服務進行完善并提高，加強信息利用率，實現了檔案知識的交流與共享。隨著經濟時代的發展，以往傳統信息服務已經不能滿足人們對信息及知識的需求，為方便用戶快速、便捷的從大量信息中找到自身所需內容，應建立網絡時代下檔案知識服務模式，更好地對檔案信息進行使用。

四、網絡時代檔案知識服務

（一）檔案管理工作人員方面。在整個檔案管理工作中最為關鍵的核心過程是工作人員對知識服務加以實現的過程，工作人員通過發揮自身的智能力量將信息進行科學組織與開發檔案資源，再從眾多信息中找出對自己有一定價值的信息，然后經過不斷的分析與提煉，從而轉變為用戶需要的知識服務產品。所以從事檔案管理的工作人員應對自身角色進行轉換，將其定位于知識創造者或管理者，從一定程度上提高其工作積極性。

（二）檔案知識資源。檔案知識資源是展開各類檔案知識服務的根本，同時它還是檔案知識服務的源泉，知識資源具有較為廣泛的來源，所以征集各種渠道，對渠道加以擴寬來收集資源是必不可少的，這其中就包括了館外資源（隱性知識與顯性知識）和網絡資源（檔案知識信息、專業知識資源、圖書情報等）。只有以豐富資源作為檔案知識服務的基礎才能對用戶知識的需求進行滿足。

（三）檔案使用者。知識服務主要指的是根據檔案的使用者所展開服務，衡量服務水平的主要指標即用戶的知識產品使用情況及滿意度，通過滿足用戶對知識的需求，再把用戶對知識的需求當作檔案知識的服務，并以此來推動檔案知識服務的運行。

（四）檔案法規定。相關規定指出若檔案具有一定特殊性，若涉及了個人、社會或者國家的私密時，檔案工作者需要對其展開密保行為。所以檔案知識服務需要符合相關法規標準，在確保用戶的知識產權、隱私權與著作權的相關基礎上再對其知識信息進行合理以及合法的使用。除此之外，在使用網絡獲取檔案知識時需在遵守網絡法規的情況下有序進行。

（五）檔案知識服務平臺。技術支持是在開展檔案知識服務中主要前提條件，包括數據信息、處理的技術以及信息的安全等問題。在應用網絡技術時必須以保障知識服務為前提進行，通過信息交換及信息傳輸等有效信息技術的掌握方能保證信息的加工、收集、管理和知識產品的轉換工作，最終形成知識的傳遞以及共享環節。

五、檔案知識服務策略

檔案知識服務主要是由服務理念、管理機制、法規制度、知識人才等具有一定保障的體系進行構建的，檔案知識服務的制度（比如法規制度）在實現的同時必須根據相應的檔案法規才行。現今我國檔案信息組織已擁有一些相關的法規進行制約，但是還缺乏一些實施措施。所以，國家必須建立一份完善的檔案信息法規制度，對一些隱私權問題、安全問題等進行有效保障。通過提高檔案知識服務理念及服務水平來對檔案館發展進行提高，因此檔案管理工作人員應以滿足用戶知識需求為知識服務理念，幫助其獲取知識、提供有效服務，解決用戶問題。可通過加大專業知識人才培養增強檔案知識服務質量，要求檔案管理工作人員具備深厚知識結構及優良綜合素質，通過應用現代化服務手段及精通信息技術，增加其信息獲取、分析等相關能力，借助對網絡資源的利用及開發，對信息進行分析，方便用于檢索、運用。

以知識為核心進行管理是檔案知識管理的重點，主要對人與信息的創新及結合進行強調，使信息可以更好地為人們行為、決策等進行服務，通過使用、創造、保存、傳遞知識及信息，來實現檔案知識讀物的價值。知識服務開展的有效保障即知識管理，通過對傳統知識服務模式的改變，制定相關獎勵機制對工作人員積極性進行調動，加強知識共享及交流，有利于實現檔案知識服務。

知識服務一般是根據用戶對于知識資源的需要前提下展開的檔案服務，是一類面向用戶存在并且解決問題的知識服務。所以，在進行的過程中必須提前調查好用戶的一切潛在需求，在網絡平臺的幫助下對用戶信息展開搜集，掌握用戶具體的產品需求，在借助信息技術的過程中展開對用戶的挖掘，對用戶反饋信息進行獲取，挖掘信息相關知識需求，為用戶提供更好更全面、有效的檔案知識服務。

為確保檔案知識服務質量應建立知識資源庫，有效積極地整合信息資源，并且在信息資源形成的基礎上最大化地將網絡的優勢發揮出來，通過持續擴大整合的途徑使得檔案知識服務的信息資源越來越豐富。根據客戶相關信息對其面臨的主要問題或各類問題解決方案進行捕捉，通過對知識數據庫內相關信息的分類、深度分析再創造后，獲取與用戶需解決問題相關的深層次、廣范圍知識產品。將單一、零散、不同人員的隱性知識進行有效合成，創造出更加具體、連貫、系統的檔案知識服務體系，且使檔案知識服務工作更具特色。

六、結束語

通過對網絡環境下檔案知識服務工作開展中存在的問題進行分析，發現可通過檔案知識服務平臺的構建來提高檔案知識的服務，來對用戶需求進行滿足，達到知識共享的目的。通過將知識用戶及網絡資源進行整理，對知識進行深度挖掘、分析、篩選為用戶提供最有效信息資源。在對檔案知識進行服務管理的同時，開展有效的知識服務以及實施正確的知識管理措施是現今以及未來檔案知識服務發展的必然趨勢，在網絡時代這一大環境下應該迎接挑戰，滿足用戶對各類知識的需求，通過不斷完善及改進實現檔案知識服務管理工作質的飛躍。

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