論“集中統一”在企業檔案管理中的實踐

文/中國石油四川銷售分公司 陳晶

論“集中統一”在企業檔案管理中的實踐

文/中國石油四川銷售分公司 陳晶

“集中統一”是企業檔案管理長期遵循的基本原則。隨著企業發展的客觀需要，其具體實踐形式也在悄然發生著變化。對過去的完全統一管理和現在“大集中、小分散”模式分別進行分析，有助于提出實踐中需要亟待完善和解決的方法和措施。

集中統一；檔案管理；分級管理；實踐

企業沉睡的“檔案庫”若要變成活的“思想庫”，更好地為企業決策管理提供參考，就勢必要對檔案“集中統一”的管理原則進行靈活運用。近年來，企業根據實際情況從完全統一向“大集中、小分散”的嘗試，正是對此原則的一種新的實踐，具有十分重要的現實意義。

一、企業檔案“集中統一”管理模式的歷史意義

企業檔案管理是企業的一項基礎性工作，其主要職責是將企業在生產經營、科研管理等各項活動中所產生的真實資料進行收集、整理和保存，方便以后的利用和查詢。良好的企業檔案管理模式能夠為企業發展提供決策依據，為企業生產經營服務，是企業現代化管理的重要體現，也是企業提升綜合競爭力的重要手段。

按照《檔案法》的相關要求，企業在現代化檔案管理中，一直遵循“集中統一”的管理原則，將企業形成的各種門類、各種形式的檔案材料由專門設立的綜合檔案工作機構統一進行整理歸檔，并集中進行保管和開發利用。實踐證明，這種管理模式具有其發展必然性，主要體現在四個方面。首先，它保證了企業檔案工作機構的長期穩定。企業根據自身情況設立了不同級別的檔案工作機構，對本企業檔案實行專人、專門管理。檔案工作的相對獨立化，能夠有效規避企業在改革轉型中將檔案工作隨意劃轉或忽視的風險，保證了企業檔案工作的持續、穩定和健康發展。其次，它體現了企業檔案工作的應有職能。實行檔案“集中統一”管理，可以實現企業文件材料在收集、歸檔、整理、保管等工作流程中的標準化和規范化，為整體提升檔案管理水平，深度開發利用奠定基礎。第三，它保障了企業檔案工作所需的人力、物力和財力。檔案工作離不開基本的物質條件和人力條件。將檔案進行集中統一管理，可以達到所需人力、物力和財力的統一申請和科學調配，滿足檔案工作的正常需要。最后，它促進了企業檔案各項業務的開展。隨著企業的不斷發展，企業對檔案工作提出了更多、更新的要求。比如如何進行深度開發，使檔案資料的利用更加立體化、多樣化，就需要企業進行科學編研。而編研成果的質量，在很大程度上卻又直接受集中管理的程度所制約。

二、企業檔案“集中統一”管理模式的現實運用

隨著全面深化改革的不斷推進，企業檔案也呈現出了一些新的發展趨勢。由此，《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》中也對企業檔案的管理要求進行了適度的調整：檔案工作堅持統一領導、分級管理的原則。這種“大集中、小分散”的管理模式是企業自身條件的客觀反映，是企業利用需要的真實體現，也是對企業檔案“集中統一”管理模式的靈活運用。具體來說，大多數企業選擇在檔案工作機構的統一領導下，對綜合管理類檔案實行統一管理，對某些在專業性較強的業務活動中所產生的專項檔案實行分散管理。但是，“大集中、小分散”的企業檔案管理在實踐中也存在自身的局限：

（一）權責不明，缺乏制度保障。檔案管理是以利用為最終目的。對于專項檔案來說，其產生和利用都是由專業部門操作。為了減少查詢和利用的煩瑣流程，有些企業根據實際情況，將專項檔案直接存放在本專業部門的資料室，該部門也因此被默認為是這些檔案的保管機構。而企業在制定檔案管理制度時，為了突出“集中統一”的原則，往往對集中管理的內容有明確界定，但對于實際工作中分散管理的專項檔案的標準卻較少涉及，如專業部門的檔案管理權限，專項檔案在檔案工作機構的備案管理、檔案工作機構對專業部門的監管職責等，使得分散管理的專項檔案沒有制度保障，檔案被看作是資料進行保存，專項檔案管理互相推諉的現象也就不足為怪。

（二）檢索系統和檢查標準不統一。企業的專項檔案主要涉及工程建設、人力資源、合同等內容。對于規模較大的企業，檔案的數字化管理常常“各自為政”，專業部門擁有自己的一套網絡管理系統，負責對本專業資料的數字化進行保存和運用；檔案管理系統則主要負責對綜合管理類檔案進行數字化保存和運用。由于兩者業務聯系較少，所以企業在開發時，忽視了系統之間的電子信息資源共享，使得專項檔案和綜合檔案需要從不同系統進行查詢，增加了查詢成本。而專業部門側重從專業性角度對本專業的專項檔案進行指導，檔案部門又從檔案的規范性加以干預，使得檔案管理“令出多門”，讓專項檔案的管理人員無所適從。

（三）硬件設施無法達到要求。企業在文件資料庫房規劃時，除了檔案工作機構所管轄的綜合類庫房按照檔案庫房建設外，其他由專業部門管理的專項檔案的存放地點卻是按照一般資料室的標準進行設計和修建的。標準的差異，也讓這些專項檔案存放庫房大部分不符合“八防”要求，檔案就可能因蟲蛀、潮濕等不同因素的影響而減少壽命，無法作為長遠和重要參考價值的歷史資料。

（四）信息保密安全難以保證。相比過去的集中統一管理，“大集中，小分散”的管理模式可能因檔案的分散保管，其信息安全得不到保證。無論是實體專項檔案，還是數字化專項檔案，在進行管理時，都沒有以檔案管理的標準實現專人專管，致使本部門員工可以隨意對專項檔案的內容進行查閱、復制，甚至相互傳閱，檔案信息的擴散范圍難以得到監控，可能出現重要信息外泄的隱患。

（五）重復歸檔，信息資源無法優化。出于對各個全宗檔案系統完整性的強調，一些企業在實際工作中可能不顧整體檔案的宏觀管理狀況，將檔案進行重復歸檔，浪費了管理資源，增加了管理成本。如聲像類檔案的直接形成機構一般為企業的黨群機構，它擁有完整、全面的企業聲像類檔案。當聲像類檔案進行移交時，出于“自己使用自己方便，移交只為形式需要”的心理，黨群機構只是象征性的移交部分檔案應付了事。這就造成聲像類檔案同時在檔案工作機構和黨群機構雙保存的現象，長此以往將會大大占據檔案的管理空間。

三、對策與思考

把檔案從全部集中到一個地方保管，到“大集中，小分散”的逐漸轉變，是企業對檔案“集中管理”的具體實踐。在這一過渡轉型時期，企業原有的管理機制、技術手段都需要進行相應的調整，才能避免管理的失控。

（一）建立科學化的管理機制。以企業實際情況為基礎，建立行之有效的檔案管理機制，是加強企業統籌協調和業務指導的必然保證。尤其是在涉及業務門類較多的企業，檔案工作部門更要提早介入，制定檔案收集的范圍和流程，明確業務部門的兼職檔案員收集聯動網絡，將檔案的事后補救變為事前預防。在重大活動或重大項目開展后隨時進行跟蹤，并對過程中涉及的檔案規范整理問題提供監督和制導，保證結束后檔案整理基本完成。

（二）納入考評體系，實行監督權力。將檔案管理納入部門工作范圍和工作職責進行考評，并簽訂層級式檔案工作責任書，有利于檔案工作的全面開展和檔案要求的深入貫徹。檔案工作部門作為企業檔案管理的主管部門，要行使對業務部門檔案宏觀管理的權力，以物質激勵和精神激勵雙結合的方式更好地履行其監督、指導和領導的權力，促進企業檔案工作的開展。

（三）建立互聯的檢索目錄。實現檔案管理系統和專項檔案管理系統間的目錄信息互顯，并對存放的具體地方等細節內容進行標注，既方便了該專業部門的使用，提高了工作效率，又實現了檔案工作部門對分散管理的專項檔案的宏觀監管，更節省了檔案庫房空間。

（四）加強內部控制管理。對劃定為專項檔案的資料室，應提高庫房硬件水平，保證“八防”管理標準，使專項檔案能夠與綜合類檔案以同等標準進行保管。對分散管理的檔案，要依據企業檔案管理的統一標準進行收集、整理、保管和利用，保證檔案標準的一致性、歸檔的規范性、利用的科學性和信息的安全。

（五）提升檔案管理人員隊伍素質。加強對專項檔案隊伍綜合素質的培養，定期組織培訓。培訓內容要突出針對性，將檔案管理理論與專項業務的實際相結合，使檔案培訓能夠真正學以致用。培訓形式要體現靈活性，開展自學與輔導相結合，講座與網絡指導相結合，切實提高檔案管理隊伍水平。

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