事業單位檔案管理存在問題及對策探析

文/吉林省四平市鐵西區法律援助中心 孫麗

事業單位檔案管理存在問題及對策探析

文/吉林省四平市鐵西區法律援助中心 孫麗

對于現在的很多事業單位來說，檔案的建立和管理是非常重要的工作，因為檔案的建立，可以省去很多不必要的麻煩，同樣也為以后的工作提供參考，但是由于現在很多的事業單位對此項工作重視程度不夠，造成了事業單位檔案管理存在著非常多的問題，本文就這些問題進行探析，并提出相應的解決對策。

事業單位；檔案建設；檔案管理

檔案管理對于每一個公司和事業單位來說都是極其重要的一項工作，而這項工作在日后能夠發揮出非常重要的作用，本文就現階段事業單位檔案管理的績效問題出發，提出幾點建設性的對策。

一、事業單位檔案管理存在的問題

就目前來說，事業單位檔案管理存在著非常多的問題，比如說人才問題，考核制度等等一系列問題：

（一）缺少專業的人才。在現階段的事業單位檔案管理工作中，很多人認為這項工作是比較簡單輕松的，因此只是選用了一些普通的文員擔任這項工作，其實不然，這項工作是非常困難的。需要具備一定的專業基礎知識，才能夠使事業單位的檔案有制度有條理，但是很多的事業單位都選用一些非專業人才擔任這項工作，使得檔案的管理錯綜雜亂，從而影響正常的工作和檔案的參考。

（二）缺乏檔案管理理念。對于現階段的事業單位檔案管理來說，應該選用比較現代化的科學技術來管理現階段的檔案。但是在信息時代高速發展的今天，不僅給數字化檔案管理帶來了機遇，同時給對數字化檔案管理帶來了一定的挑戰，比如說很多人利用信息網絡技術，攻破事業單位的檔案庫，造成事業單位的經濟財產損失。所以說要使用最先進的現代化管理理念，利用數字建立信息檔案的同時，也要做好保密備份工作，這樣才能夠保護好事業單位的檔案。

（三）檔案更新不及時。這是單位現在普遍存在的問題，比如說大家在瀏覽一些事業單位網站的時候，想要從中獲取最新的資訊，就會發現，事業單位的檔案庫是沒有及時更新的，或者是以前的一些檔案數據，這樣對于很多人的工作是極為不利的，所以事業單位的檔案應該做到及時更新，緊跟腳步和時代的變化，這樣才能夠使事業單位檔案的作用發揮到最大。

二、事業單位檔案管理的對策

針對現階段事業單位檔案管理存在的諸多問題，改革迫在眉睫，本文就針對上述的一些問題，提出幾點建設性的意見：

（一）培訓相關的檔案管理人員。因為是比較缺乏高素質的事業單位檔案管理人員，所以應該定期去培訓一些專業的檔案管理人員，讓他們增加相關的專業知識，利用專業知識去管理事業單位的檔案庫，以適應現階段的工作學習。

（二）采取獎罰制度。現階段很多的事業單位檔案管理人員在工作過程當中態度比較消極，而且一些檔案歸類非常雜亂，這樣就會造成一些工作上的失誤和麻煩。所以對于這部分人一定要采取相應的獎罰措施，尤其在重要的檔案管理上出現失誤的人員應該采取重要的懲處措施，這樣才能夠使管理人員認真細致的工作，使檔案管理有條理。

（三）做好檔案的保護工作。一些極其機密的檔案文件需要做好相應的保護工作，所以說，檔案管理人員應該有保護檔案的工作意識，定期去查看檔案庫中的檔案是否有損壞現象，如果出現損壞現象，應該及時對這部分檔案進行修補。其次，檔案管理人員還應該對現代化的信息技術入侵有所防范，尤其是一些比較機密的檔案文件，盡可能采取一些高尖端的保密措施，防止這些檔案被一些不法份子所盜用，造成信息的流失和公司的財產經濟損失。

（四）建立嚴密的檔案管理體制。各個事業單位應該建立嚴密的檔案管理體制，在檔案管理過程中，對管理體制中的一些疏密之處也及時做到調整，這樣才能夠有效地節省人力物力財力，讓檔案管理這項工作進入到正軌，這樣不僅能夠加強檔案管理的工作效率，同時也能夠通過這樣的檔案管理體制制度去規范事業單位其他的業務制度，可謂是一箭雙雕。

（五）及時更新事業單位的檔案庫。因為現在的信息發展是極為迅速的，所以事業單位的一些信息每天都在變動，因此事業單位的檔案管理人員應該跟緊時代的腳步，及時收集新的檔案來充實檔案庫，讓事業單位檔案庫的信息能夠緊跟時代變化的腳步，真正為人所使用。

（六）采用先進的檔案管理設備。目前很多事業單位檔案管理庫的設備非常落后，這樣會影響到檔案管理的效率以及檔案管理的進程，繼而會影響到公司各項工作的運轉。針對這樣一種情況，事業單位應當引進先進的技術設備來管理事業單位的檔案庫。使檔案庫能夠跟緊時代的腳步，真正為事業單位所服務，為人民的經濟發展所服務。

三、總結

事業單位的發展腳步與檔案建設是息息相關的，所以各個事業單位要密切關注檔案的建立，讓檔案建立能夠服務于事業單位的工作，確保每一項工作正常運轉。

［1］程巧玲.事業單位檔案管理中存在的問題及對策分析［J］.科技創新導報，2011（20）:198.

［2］陳靜.我國事業單位人事檔案管理存在問題及對策［J］.神州，2013（09）:210-211.

［3］易小莉.事業單位檔案管理存在問題及對策研究［A］.北京中外軟信息技術研究院.第五屆世紀之星創新教育論壇論文集［C］.北京中外軟信息技術研究院.2016:1.