信息化背景下高校檔案服務策略研究

文/珠海城市職業技術學院 楊鳳蓮

信息化背景下高校檔案服務策略研究

文/珠海城市職業技術學院 楊鳳蓮

隨著信息社會的到來，我國高校檔案服務環境已經發生了翻天覆地的變化。過去傳統的檔案服務方式顯然已經難以滿足各種群體公眾對檔案信息資料的多樣化與個性化需求。在這種情況下，我國高校檔案管理必須要有所轉變，加快高校檔案管理的信息化建設步伐，逐步改善高校檔案服務質量，滿足廣大師生對檔案管理服務的不同需求。本文就信息化背景下高校檔案服務策略來進行一些淺顯的探討與分析，并提出一些有建設性的改進措施與策略。

信息化；高校檔案；服務策略

一、引言

隨著我國社會經濟的不斷發展，我國高等教育事業也呈現出飛速發展的勢頭。我國高等教育事業的快速發展無形中增加了對高校檔案服務的需求，這使得檔案管理在我國高校發展的作用越來越突出。尤其是信息化時代的到來，使得高校師生對檔案服務的需求量有增無減，而且日益多樣化與個性化。這就需要我國高校做好信息化背景下高校檔案服務工作，提高高校檔案服務的信息化水平，從而為廣大師生可以提供更加便捷、高效、完善的檔案服務。但是由于多方面因素的制約，現階段我國高校檔案數字化發展并沒有達到預期的效果，其中還存在著一系列的問題與不足，這嚴重影響了我國高校檔案作用的發揮。因此，加強對信息化背景下的檔案服務的研究，幫助我國高校找到提升其檔案服務水平途徑與策略就顯得尤為重要了。

二、信息化背景下我國高校檔案服務存在的問題分析

（一）檔案服務途徑和形式單一。現階段，檔案管理工作在高校事業的發展中起到了越來越重要的作用，但是檔案服務途徑和形式的單一卻嚴重制約了高校檔案管理作用的進一步發展。具體而言：一是我國高校檔案管理工作歷史悠久，并不是最近才發展起來的，由于多方面因素的影響，我國高校檔案管理顯然沒有跟上時代發展的步伐，具體體現在服務途徑的單一性上。進入新世紀以后，以計算機技術與網絡技術為代表的信息技術飛速發展，但是我國高校檔案管理服務過程中仍然采用面對面的服務方式，而諸如一些現代化的服務方式，例如：網絡在線服務等卻沒有有效建立起來。在廣大師生對檔案管理需求不斷增加的今天，傳統的服務途徑顯然已經不能滿足廣大師生個性化與多樣化的服務需求了。因此，缺乏完善而有效的網絡服務模式逐漸成為信息化背景下我國高校檔案管理存在的一個重要弊端。二是服務范圍過于狹窄。在我國高校檔案管理工作中，檔案服務范圍僅限于校內，認為高校檔案管理只需要為高校師生服務就可以了，這就大大限制了高校檔案管理的服務范圍，使其只把工作都圈放在學校這個小天地中，從而影響了高校檔案管理工作作用的進一步發展。三是高校檔案服務形式的單一化。目前我國高校檔案工作的主要服務形式還是以復印檔案、開具證明和查閱檔案為主，尤其是復印檔案，所占比例最大。但是隨著時代的發展，各種群體公眾對檔案咨詢服務、檔案目錄信息服務等方面的需求會不斷增加，而這方面目前我國高校檔案管理卻無法提供，從而影響了檔案服務功能的發揮。

（二）缺乏有效的信息服務評價體系。隨著檔案管理在高校發展中的作用越來越突出，對其服務質量的要求也越來越高。為了可以提高檔案管理信息服務的質量，高校應該要建立一套完善的信息服務評價體系，以便可以有效地促進檔案信息服務質量的提升。但是就目前而言，我國高校缺乏一套行之有效的檔案管理信息服務評價體系。具體而言：一是有些高校根本就沒有意識到信息服務評價體系的重要性，沒有建立完善的信息服務評價體系。即使部分高校建立了檔案信息服務評價體系，但是檔案信息服務體系的相關指標不健全，難以發揮其作用。二是對信息服務評價體系執行力不夠，導致信息服務評價體系形同虛設無法發揮其作用。

（三）檔案管理人員整體素質水平不高。信息技術在我國檔案管理工作中的大量運用對檔案管理人員的綜合素質提出了更高更多的要求。信息技術的廣泛運用，使得檔案管理工作不再僅僅停留在簡單的復印資料和查閱資料上，而是要求檔案管理人員可以精通計算機技術與網絡技術，可以熟練地運用各種辦公與信息軟件。要想達到這些要求，高校檔案人員需要具備過硬的專業素養和職業素養。但是就目前實際情況而言，我國高校從事檔案管理的人員在專業知識與計算機技術方面存在著很多問題，無法滿足信息化背景下檔案管理工作發展的需求。

三、信息化背景下促進檔案服務的策略

（一）改變服務意識，豐富服務形式。1.增強主動服務意識。由于認識等因素的制約，使得我國很多高校的檔案管理人員缺乏主動服務的意識，多數還是被動式的檔案服務，這不僅難以發揮檔案管理工作的種種功能，也容易導致檔案信息的完整難以得到保證。因此，在信息化背景下要想做好高校檔案管理工作，首先就必須要增強高校檔案工作人員的主動服務意識，變被動為主動，積極主動地為廣大師生服務，從而提升高校檔案管理的服務水平與質量。

2.提供雙向服務。作為高校檔案部門，為現行科研、教學、后勤保障、學籍管理等相關工作提供便捷周全的服務是高校檔案部門的首要職責。但是我國高校檔案管理工作除了滿足上述需求以后，還可以積極主動地拓寬自身服務與職能，努力為學校科研、教學、學生管理、后勤保障等等3.大力發展現代化的服務手段。以計算機技術與網絡技術為代表的信息技術具有信息傳輸快、信息傳輸便捷的優勢。在高校檔案管理工作中大量采用這些信息技術，不僅可以為被服務者提供現代化的服務手段，更可以提高服務效率。因此，我國高校檔案管理部門可以創新服務手段，積極主動地利用網絡在線服務、郵件在線服務等現代化的服務手段來為廣大師生服務。

提供良好的服務。同時，高校檔案管理工作在為高校服務的同時，也可以將目標投向社會，向社會開放高校檔案，為社會各種群體公眾提供檔案信息服務。這將大大推動高校檔案事業的發展。

（二）建立完善的大學檔案信息的服務評價體系。健全的大學檔案信息服務評價體系對提升高校檔案管理水平與質量是有著極為重要影響的。目前，我國高校在教學、科研等方面都建立了一套完整的評價體系。為此，我國高校也應該借鑒其相關經驗，盡快幫助我國高校檔案管理部門建立一套有效、完善、符合實際的服務評價體系。具體而言：一是要提高認識，充分認識到服務評價體系的重要性，積極主動地構建完善的信息服務評價體系。二是在信息服務評價體系的評價指標的選擇上應該盡可能地完善，具體應該要包括以下內容：服務指標、服務制度保障、服務流程、服務方式、服務有效性、服務滿意度評價、服務評價信息采集等。三是對于制定好的信息服務評價體系，有關部門要嚴格考核，保證其落到實處。

（三）提高檔案管理人員綜合素質。加強高校檔案管理人員的自身建設必須做好以下幾個方面的工作：一是做好對高校檔案工作人員的培訓工作。知識時代的到來，使得知識的更新速度越來越快，各種新知識、新技術以及新理念層出不窮。對于高校從事檔案管理的人員來說，具備過硬的專業素養與職業素養是做好檔案管理工作的前提。而這就需要高校加強對檔案管理人員的培訓力度，一方面加強對檔案有關專業技能的培訓，使其具備扎實的專業技能；另一方面加強對信息技術的培訓，使其可以熟練掌握各項計算機技術與網絡技術。二是要進一步優化檔案管理人員的結構。一方面是檔案隊伍中要注入一批真正熱愛檔案管理工作的人員；另一方面檔案管理隊伍的年齡結構要合理，實現老中青三代比例協調。只有這樣，才能為廣大師生提高更好的檔案信息服務。

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