試析醫(yī)院文書檔案的信息化管理

文/天津中醫(yī)藥大學(xué)第二附屬醫(yī)院 楊偉娜

試析醫(yī)院文書檔案的信息化管理

文/天津中醫(yī)藥大學(xué)第二附屬醫(yī)院 楊偉娜

對(duì)醫(yī)院文書檔案實(shí)施信息化管理是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代醫(yī)院檔案管理工作的新形式和新內(nèi)容，也是時(shí)代發(fā)展的要求。本文從文書檔案管理現(xiàn)狀、文書檔案信息化的優(yōu)勢及如何實(shí)施三個(gè)方面探討了醫(yī)院文書檔案信息化管理的問題，以期能為醫(yī)院實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理提供一些思路和方法。

文書檔案管理；文書檔案信息化；醫(yī)院

醫(yī)院文書檔案是關(guān)于醫(yī)院發(fā)展進(jìn)程的記載。它借助紙質(zhì)載體來反映特定時(shí)期主管部門的政策、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的決策、科室建設(shè)、研究開發(fā)、問題處理等的過程和結(jié)果。隨著信息化網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來，醫(yī)院各項(xiàng)工作均已步入信息化管理階段，而文書檔案管理作為醫(yī)院管理工作的一部分，對(duì)其實(shí)施信息化管理也是勢在必行。因而，如何實(shí)施文書檔案的信息化管理，便成為現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理工作亟待解決的問題。本文主要從文書檔案管理的現(xiàn)狀、實(shí)施文書檔案信息化管理的優(yōu)勢以及如何實(shí)施三個(gè)方面來探討醫(yī)院文書檔案的信息化管理問題。

一、醫(yī)院文書檔案管理的現(xiàn)狀

現(xiàn)階段，我國醫(yī)院文書檔案管理中主要存在下面一些問題：第一，自上而下均不重視文書檔案管理，上層表現(xiàn)為領(lǐng)導(dǎo)的不重視，下層表現(xiàn)檔案管理人員對(duì)文書檔案工作的消極懈怠，進(jìn)而造成了文書檔案管理的混亂狀態(tài)。第二，缺乏健全科學(xué)的管理規(guī)章制度。醫(yī)院文書檔案具有涉及范圍廣的特點(diǎn)，缺乏健全科學(xué)的歸檔細(xì)則和要求就會(huì)導(dǎo)致文書檔案歸檔的非科學(xué)化和系統(tǒng)化。第三，專業(yè)檔案管理人才的匱乏。由于上層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不加重視，醫(yī)院人事部門很少引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人員，而從事醫(yī)院文書檔案管理的人員多來自其它工作崗位，難以滿足醫(yī)院文書檔案崗位的工作要求，嚴(yán)重削弱了文書檔案管理的質(zhì)量。第四，硬件配套設(shè)施落后。目前大多數(shù)醫(yī)院的檔案室硬件設(shè)施達(dá)不到相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)。檔案工作仍以傳統(tǒng)手工操作為主，缺乏先進(jìn)的信息化管理設(shè)備，致使檔案材料歸檔不及時(shí)，易丟失。第五，信息化程度低。目前我國醫(yī)院文書檔案管理工作的信息化過程缺乏系統(tǒng)、整體的規(guī)劃，導(dǎo)致資料收集不完整，信息不準(zhǔn)確、更新不及時(shí)等，最終導(dǎo)致文書檔案信息的紊亂。

二、文書檔案信息化管理的優(yōu)勢

文書檔案信息化是指通過利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)與通信技術(shù)等不同手段，將不同載體、不同區(qū)域的具有收藏利用價(jià)值的文書檔案資料，以數(shù)字化的方式存儲(chǔ)，借助互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)信息共享，提高文書檔案工作的現(xiàn)代化管理、利用和服務(wù)水平。文書檔案信息化管理具有以下四方面的優(yōu)勢：

（一）文書檔案信息能夠充分共享。在傳統(tǒng)手工操作管理中，各上下級(jí)單位之間所擁有的文書檔案信息難以充分共享及利用，使得大量文書檔案被閑置，不僅造成資金的浪費(fèi)，而且導(dǎo)致文書檔案信息查找的不便。利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)管理檔案后，文書檔案管理的內(nèi)容從對(duì)檔案外部特征的管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)內(nèi)、外部特征的共同管理，管理范圍更廣。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，文書檔案信息與載體相互分離，一方面可與其他信息系統(tǒng)互通互聯(lián)，另一方面可與其他機(jī)構(gòu)之間相互傳遞利用，從而極大地提高了文書檔案信息的共享率，同時(shí)也可借助互聯(lián)網(wǎng)這個(gè)平臺(tái)了解其他檔案工作部門的概況、工作重點(diǎn)和文書檔案信息管理動(dòng)態(tài)。

（二）辦公效率大幅提高。醫(yī)院文書檔案管理工作要求資料收集必須完整、齊全；書寫規(guī)范，字跡清晰；分類統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確無誤。但是，在以往的文書檔案管理工作中，管理人員的工作方式主要采用手工操作，想要達(dá)到這些標(biāo)準(zhǔn)費(fèi)時(shí)又費(fèi)力。強(qiáng)大的信息處理能力是計(jì)算機(jī)具有的最大優(yōu)勢。檔案管理人員在借助信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理文書檔案之后，醫(yī)院文書檔案的收集、存儲(chǔ)、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱等工作變得既簡便易行，又方便、有序、快捷，大大提高了文書檔案管理工作的效率。

（三）文件保存的穩(wěn)定性更高。電子文檔相比于紙質(zhì)檔案，其壽命更加長久。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，易氧化和霉變，會(huì)給檔案管理工作造成無法挽回的損失。而電子文檔則不同，尤其是隨著電子信息技術(shù)日新月異的發(fā)展，讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，存儲(chǔ)電子文檔的載體種類越來越多，存儲(chǔ)容量越來越大，使得在有限空間里存儲(chǔ)的文檔資料越來越多，存儲(chǔ)時(shí)間越來越長，傳遞共享越來越便捷，極大地提高了文書檔案的穩(wěn)定性。

（四）文件傳遞的快捷性和安全性極大地增強(qiáng)。在以往的公文處理過程中，文書檔案傳遞的主要方式是通過郵政系統(tǒng)或者人工傳遞，易延誤和丟失，給檔案管理人員的歸檔工作帶來很大的不便。而應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)之后，可直接通過OA辦公系統(tǒng)或郵箱或其他方式進(jìn)行傳遞，大大提高了文件傳遞的快捷性和安全性。

三、醫(yī)院文書檔案實(shí)施信息化管理的策略

（一）建立完善的醫(yī)院文書檔案管理網(wǎng)絡(luò)。醫(yī)院文書檔案既有來自上級(jí)主管部門的，又有醫(yī)院發(fā)展過程中各個(gè)科室形成的，因此信息量大、類別也多。從長遠(yuǎn)角度來講，醫(yī)院應(yīng)建立健全的醫(yī)院、綜合檔案室、科室三級(jí)網(wǎng)絡(luò)管理機(jī)制，明確醫(yī)院文書檔案信息化管理的職責(zé)和要求，這種管理模式便于統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一操作和統(tǒng)一保管，有利于組織監(jiān)督各相關(guān)部門的文書檔案管理工作；有利于明確各部門的職責(zé)和權(quán)限；有利于電子檔案保管的安全、完整和規(guī)范，同時(shí)也有利于通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)多元化信息資源的共享。

（二）制定科學(xué)的文書檔案信息化管理制度。制度建設(shè)是做好文書檔案信息化管理工作的首要前提和保障。文書檔案信息化管理的制度建設(shè)包括文書檔案的收集制度、歸檔制度、利用制度和保管制度。醫(yī)院首先應(yīng)建立規(guī)范的文書檔案信息化管理制度，并將相關(guān)制度納入到醫(yī)院文書檔案管理崗位職責(zé)和獎(jiǎng)勵(lì)性績效考核辦法中去，建立科學(xué)合理的文書檔案信息化動(dòng)態(tài)管理制度，充分調(diào)動(dòng)文書檔案管理人員的積極性，使醫(yī)院的文書檔案信息化管理工作朝著規(guī)范化、科學(xué)化的方向邁進(jìn)。

（三）加強(qiáng)培訓(xùn)，提高認(rèn)識(shí)。作為醫(yī)院文書檔案的管理人員，我們除應(yīng)熟練掌握文書檔案的相關(guān)知識(shí)外，還應(yīng)當(dāng)學(xué)習(xí)了解醫(yī)療活動(dòng)的規(guī)律，熟悉醫(yī)療工作流程，掌握醫(yī)院管理、信息技術(shù)應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)安全等知識(shí)。特別是要了解醫(yī)療活動(dòng)中所采用的信息化技術(shù)手段、信息化設(shè)備、信息化醫(yī)療管理、網(wǎng)絡(luò)安全管理等相關(guān)技術(shù)。只有文書檔案管理人員及時(shí)更新自己的知識(shí)存量才能有效地參與到醫(yī)院文書檔案信息化管理的工作中去。要提高基層科室檔案管理人員對(duì)文書檔案信息化的認(rèn)識(shí)，以便他們?cè)谝痪€能自覺地收集保存珍貴的文書檔案信息資料。相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)自覺學(xué)習(xí)檔案管理的法律法規(guī)、規(guī)章制度及本單位的檔案管理規(guī)定，提高對(duì)文書檔案管理知識(shí)的認(rèn)識(shí)及理解。

（四）加大對(duì)文書檔案管理信息化的資金投入。醫(yī)院的醫(yī)療安全及檔案信息保存的完整性取決于文書檔案信息化管理的質(zhì)量。提高文書檔案管理質(zhì)量也是醫(yī)院教學(xué)、科研的需要，最終目的是達(dá)到檔案能夠得到充分利用共享。因此，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)重視對(duì)文書檔案信息化管理軟硬件方面的投入，配置適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展規(guī)模的軟硬件設(shè)備，安裝高性能高質(zhì)量的網(wǎng)絡(luò)安全軟件，以便更好地保障文書檔案信息化的正常、有序運(yùn)行。

總之，在信息化條件下醫(yī)院文書檔案管理已在醫(yī)院管理工作中占據(jù)非常重要的地位。檔案管理人員應(yīng)轉(zhuǎn)變思想觀念，改變傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，建立有效的文書檔案管理信息系統(tǒng)，使文書檔案管理工作更好地適應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展的要求，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)，為醫(yī)院發(fā)展及醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的提高服務(wù)。

［1］武增華，田玲芝.淺談醫(yī)院電子檔案管理中存在的問題及對(duì)策［J］.科技視界，2014（24）：218.

［2］遲春玉.辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文書檔案管理［J］.黑龍江史志，2012（01）：20-21.

［3］王雯雯.文書檔案信息化管理存在的問題與對(duì)策［J］.黑龍江史志，2015（01）：291.

［4］唐玲.淺談醫(yī)院電子檔案管理［J］.科技與企業(yè)，2012（11）：62.

［5］金馨芳.醫(yī)院電子檔案管理中存在的問題及對(duì)策［J］.農(nóng)村實(shí)用科技信息，2014（10）：64.

［6］http：//www.studa.net/dangan/111120/10252345-2. html［DB/OL］.

［7］蓋峻梅，王蘇軍，何蘊(yùn)寧.江蘇省三級(jí)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)中的問題及建議［J］.江蘇衛(wèi)生事業(yè)管理，2014（05）：104-106.

［8］王維娜.新時(shí)期醫(yī)院綜合檔案室信息資源的開發(fā)和利用［J］.機(jī)電兵船檔案，2013（02）：44-46.