工程項目檔案信息化探索

文/深圳市前海開發投資控股有限公司 梅園；廣東省粵科金融集團有限公司 廖勇

工程項目檔案信息化探索

文/深圳市前海開發投資控股有限公司 梅園；廣東省粵科金融集團有限公司 廖勇

在信息時代，工程項目檔案若還停留在傳統的檔案管理那一套路上，必將阻礙社會經濟的快速發展。因此，在科技信息技術發達的今天，工程項目檔案信息化勢在必行。本文主要對工程項目檔案信息化建設的一些有效策略進行探索，供同行借鑒參考。

工程項目；檔案管理；信息化；檔案數據庫

在科技信息技術發達的今天，如何對檔案管理工作進行信息化管理，是每個單位都較為關注的主要問題之一。由于建設項目繁多，傳統檔案管理方式無法滿足其需求，并常常出現遺失的現象，造成不必要的損失。如實現檔案管理信息化，讓檔案查詢更為快捷，準確。從而節約了人力、物力。工程項目檔案管理工作具有數據繁多、信息量巨大、工作要求嚴格等特點，按照傳統檔案管理方法，無論在管理、查詢方面，都會浪費眾多時間，效率非常低。傳統檔案管理方法采取的是投入大量人力物力，耗費大量時間，往往成效甚微。而采取檔案信息化模式，管理人員可以減去一大半，產生的效率卻比傳統的檔案管理方法高出好幾十倍。這是工程項目檔案管理的發展趨勢，事業單位或企業單位可以通過檔案信息化進一步提升工作效率，從而高質量地完成工程項目建設。

一、實現檔案管理信息化建設的必要性

工程項目檔案能綜合地反映出該項目的所有資料，如上級部門審批的文件、征地或安置等文件的簽署、項目的施工所使用的材料質量證明文件等等重要文件。具有以下特點：1.一次性，項目從始到終屬于一次性操作，只有一套。2.確定性，整個建設過程真實記錄。3.實用性，建設項目真實情況保存及應用價值高。在同類項目中可以提供依據。

但是傳統檔案管理模式存在許多弊端，如傳統檔案資料為紙質，放置時間久了之后便容易字跡模糊不清、腐爛、蟲蛀等狀況，導致檔案無法正常使用。另外傳統管理模式效率非常低，找檔案耗時間。而信息化建設可以有效解決這類問題，具有效率高且排序、分類、查詢非常便捷的特點，當然信息化也面臨著建設項目檔案的信息安全問題。

實現檔案信息化意味著和傳統的檔案管理模式告別，自然也要運用到計算機技術。因此，要科學有效地管理檔案必不可缺的就是信息化技術，因為它不會因為時間而發生任何變化，可以有效地進行檔案分類、排序、查詢等，無須耗費多余的人力和物力去查閱檔案。

任何單位的領導在制定管理決策或平常的管理工作都需要以檔案信息作為依據，檔案信息的真實性直接影響到其管理決策正確性。因此可以看出檔案信息真實及完整性非常關鍵。檔案信息化建設可以更加充分地體現檔案的作用，通過檔案信息化可以在互聯網上認證個人信息，讓需要使用檔案的人可以方便快捷地調取，而不必要到檔案管理局去查閱。而對于檔案管理者來講，檔案信息化建設可以節約時間，減少了很多的人工操作步驟，提高了工作效率。信息化主要以計算機為主，互通互聯網，讓檔案的資源信息在各個地方均可以通過認證個人信息進行調取，更好地為人們提供社會服務，具有非常重要的應用價值。

二、檔案管理信息化建設的策略分析

（一）不斷提升檔案系統整體水準。檔案管理系統的信息化建設，前提是要實現信息資料集成化，并貫穿整個管理系統。系統的關鍵節點要銜接得當，不能斷層，造成資料數據的丟失或查找困難。檔案管理系統一般都有幾個關鍵節點，必須重視這些節點出現的問題，一旦出現節點問題，資料的完整性、安全性容易受到攻擊，甚至影響到整個檔案管理系統的正常運轉。有些節點比較容易操作，可以很快見成效，而有些節點不易操作，見效不像預期那么快。這個與單位的管理基礎是否良好有關系，管理基礎好的單位在信息化建設方面速度都比較快，因此可以在該單位進行試點，收到效果后進行大范圍推廣。當然也有可能有一些節點無法融入整體系統中，則需要繼續做出改進。

（二）確保檔案信息管理人員業務能力符合檔案信息化建設要求。信息技術日新月異，為競爭對手及不法分子提供窺探工程項目檔案的機會，工程項目檔案信息化存在不安定的因素，如沒有配備足夠的信息管理人才進行檔案保密工作，導致檔案外泄的風險非常大。而現有人員一直以來都是采用傳統的檔案管理模式，對于當今信息技術不大了解，計算機操作技能不夠熟悉，檔案管理知識比較陳舊，與目前的信息化改革存在較大的出入。筆者認為可以通過以下途徑解決：1.高校應該根據當今時代的發展趨勢對檔案管理專業教學進行改革，調整教育的內容及方法，培養未來所需要的管理人才。2.對目前從事的檔案管理人員進行職業培訓，按照現行的檔案管理模式，加強素質及技能培訓。3.引進專業的檔案管理人員，對目前單一的管理現狀進行改革創新，通過具備現代檔案管理技術人員對檔案管理信息化建設提供優質的保障。

（三）加強現代化信息技術培訓。檔案管理信息化建設對檔案管理者提出了更為苛刻的要求，檔案管理者在提高計算機應用技術的同時，也應提出軟件各個功能的靈活應用技能，根據工程狀況及檔案管理特點提出信息化的改進建議，讓整個工程檔案管理系統真真正正發揮其作用，只有如此，化建設階段，此類檔案管理者對企業的檔案管理系統的正常運行尤為重要。

（四）為檔案管理信息化建設提供技術支撐和充足資金。

檔案管理人才和相關技術資金是檔案信息化的必要前提。1.加強檔案管理信息化的資金支持，配備各種檔案管理專門處理檔案信息的計算機及系統軟件，對當前的系統進行更新升級。2.提供技術支持。地方財政專項資金應大力扶持企業的檔案信息化建設所需的資金。3.重視檔案管理信息化的安全問題，檔案管理信息化建設面臨的一個問題就是一旦有漏洞，容易受木馬攻擊。因此，加強軟件定期查殺病毒技術，應用各種監控技術，防止出現漏洞。

（五）實現檔案數據庫資料的應有價值。根據國家對檔案信息化管理的要求，并實事求是地根據各個地區檔案管理系統的實際情況進行研發管理系統，保證傳遞信息的共享。對于自行研發或購買管理軟件的單位，應遵守以下要求：

1.管理系統的軟件應具備統一的標準，目前為止，管理軟件采取開放形式，這樣，也就創造了檔案管理系統的獨立性。所購買的設備要按照國際標準，這樣才能確保在任何環境下都可以應用，應用具備互聯性的網絡，這樣才能保證信息的快速流通；2.在經濟允許的條件下，管理系統軟件選擇最為先進的系統，當然也需要考慮是否符合實際的檔案管理業意周期性，不能頻繁更新換代，盡可能用最小的成本投入獲取最大的經濟效益，達到符合信息化建設的要求，減輕財政負擔。

三、結束語

在信息技術改革創新速度迅速的今天，檔案管理者也面臨著更大的挑戰，如何面對信息技術帶來的安全問題，快捷方便地提供服務要求。檔案管理人員對于檔案信息化建設的總體要求需要用心去領悟，并在實際工作上不斷努力落實，檔案管理機構應當在軟件和硬件兩方面為信息化建設做好準備，同時引進更多專業人才，積極提高現有人員能力水準，才能使工程項目檔案管理工作效能真正實現突破。

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