機關事業單位檔案管理信息化路徑探析

文/廣東國際旅行衛生保健中心 方潤鏵

機關事業單位檔案管理信息化路徑探析

文/廣東國際旅行衛生保健中心 方潤鏵

檔案管理工作是各個機關事業單位的一項重要工作，對于推動檔案管理工作的整體進步有著深刻意義。本文從機關事業單位檔案管理信息化概述入手，對其現狀進行剖析，指出存在的問題，并就如何做好機關事業單位檔案管理的信息化建設工作進行探討，以期為優化機關事業單位類檔案管理事業，推動社會和諧進步提供借鑒。

機關事業單位；檔案；管理；信息化

檔案管理是國家一項非常重要的事業，無論是對于服務社會，抑或是對于造福人們意義重大。在現代社會中，電子科技技術突飛猛進，互聯網時代已經來臨，在這種趨勢下，檔案管理走向電子化、信息化以及科技化是大勢所趨。但是從目前機關事業單位的檔案管理現狀來看，存在著在思想上認識不足、資金投入緊缺、專業人才缺乏、相關管理軟件缺失等一系列問題。要想推動檔案管理信息化進程的發展，就必須要解決這些問題。

一、機關事業單位檔案管理信息化現狀

（一）思想重視不足。除了在物質以及技術方面提供必要的支持之外，相當一部分機關事業單位無論是領導還是相關的工作人員對于檔案信息化的重視程度不夠，這是制約這項工作進一步發展的根本原因。毋庸置疑，隨著各個單位檔案的日益增多，檔案管理工作的難度以及復雜程度也在日益加劇。但在一些單位中，部分領導對于檔案管理信息化的認識尚不系統和深入，往往高度關注單位的人才引進和效益提升等方面的工作，以經費不足和時間不允許等原因推遲或擱置機關事業單位檔案管理的信息化建設進程。

（二）資金投入短缺。要想使得機關事業單位的檔案管理能夠有條不紊地進行，必須要依靠良好的軟件以及硬件環境大力支持，而要想實現這一目標，資金是必不可少的。資金的匱乏導致了一些單位目前在進行安全管理信息化的進程中只能是建立相關的制度，而需要的設備則根本無法引進，信息化建設也就無從談及。這就使得大多單位的檔案管理工作仍局限于傳統的人工管理階段，推進工作任重而道遠。

（三）專業人才匱乏。在當前的機關事業單位中，檔案管理工作一般都是由檔案管理部門來進行的，由于缺少必要的專業培訓，加之人員年齡結構普遍偏大，已經不能夠適應檔案管理工作的新要求，大部分依然采用過去傳統的管理模式，以人工管理為主。與此同時，這些管理人員在計算機軟件方面的專業知識較為匱乏，難以跟上日益更新的科技步伐。

（四）相關軟件缺失。在現代科技的沖擊下，信息化已成為檔案管理工作的一種必然趨勢。對機關事業單位而言，合理應用管理軟件，不僅能夠有效提升機關事業單位檔案管理的效率，還能降低人工管理造成的錯誤率，便于長期使用。一些單位為了順應信息化發展趨勢，也引進了一些軟件，但不容忽視的是，這些管理軟件往往需要較長的適應和熟悉過程，離不開專業的培訓和專業的人才。總體而言，在當前，受資金等方面因素制約，很多單位仍缺乏配套設施齊全、功能完善、操作簡易便捷的應用軟件。

二、機關事業單位檔案管理的未來規劃

（一）提高思想認識。在電子辦公理念的要求下，加強和改進機關事業單位檔案管理信息化進程顯得尤為重要。而這就需各單位領導加強思想認視，從傳統的注重人才和效益的觀念中走出，認識到加快機關事業單位檔案管理的信息化進程已成為目前迫切需要解決的，以此來盡快規劃出機關事業單位在該項工作方面的近期、中期以及長遠目標，從而使得機關事業單位檔案管理信息化建設事業能夠有序推進。

（二）加大資金投入。相關軟件的引入和專業人才的培養工作都離不開堅強有力的資金支持，而這也是推動機關事業單位檔案管理信息化管建設工作的重要保障。當前，針對一些機關事業單位因資金匱乏而影響檔案管理信息化建設進程的現狀，相關部門和領導應加強重視，在單位日常開支和運轉之余盡可能地傾向資金，保障機關事業單位檔案管理信息化的發展。與此同時，單位自身也應盡量縮減不必要開支，將這些經費用于軟件投入。

（三）加大人才培養。無論什么工作，人才的培養都是至關重要的。從目前的情況來看，一些機關事業單位的檔案管理人員出現了年齡結構老齡化，信息化水平匱乏等問題，難以適應檔案管理信息化的要求。為此，就需通過加強技術培訓、調整人員結構等舉措提升機關事業單位檔案管理人員的綜合素質，強化計算機知識的普及，提升其道德水平，不斷加強其對于相關管理軟件的適應和了解程度，通過不斷地進行人才退伍建設來推進機關事業單位檔案管理信息化建設。

（四）合理引入軟件。實現機關事業單位檔案管理的信息化建設目標，離不開相關軟件的支撐。而當前，軟件的缺乏是影響和制約機關事業單位檔案管理信息化建設的重要阻礙。因此，一些機關事業單位必須要從本單位的實際出發，合理地來引進所需要的軟件，并切實引用到日常的機關事業單位檔案管理工作中，全面實現和不斷完善機關事業單位的檔案管理信息化建設水平。

三、結語

現代社會的發展是迅猛的，所以機關事業單位的檔案管理信息化建設工作必須要跟上時代的發展，這是一個系統而漫長的過程。目前急需要解決的是改變其依然局限于傳統管理模式方面的現狀，這需從存在的問題入手，除了需要相關單位和領導的高度重視外，還需要得到資金、技術、人才等方面的全面支持，通過軟硬件環境的改進切實革新傳統的管理模式，實現由傳統向信息化的順利轉變。

［1］郭姣.論檔案管理信息化發展方向［J］.辦公室業務，2013（05）.

［2］胡志文.對檔案管理的信息化發展趨勢的分析［J］.華章，2013（05）.