企業檔案管理工作的創新與思考

文/福建中煙工業有限責任公司 廖建蘭

企業檔案管理工作的創新與思考

文/福建中煙工業有限責任公司 廖建蘭

在檔案管理日益信息化、規范化的時代背景下，如何推進企業檔案管理創新是企業檔案管理工作者必須直面的重大問題。因此，筆者基于企業檔案管理的基本規律，緊緊圍繞當下檔案管理的現狀，為企業檔案管理創新做出一些思考，以期有利于企業檔案管理工作者調整管理思路，不斷提升檔案管理水平和質量。

企業檔案管理；現狀；云計算；規范化；對策

企業檔案是指企業在生產、經營活動過程中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等不同載體的歷史記錄，是企業發展歷史的縮影和真實寫照。眾所周知，衡量企業管理的因素很多，但是企業檔案管理是不可或缺的一種因素。對于企業來說，提升檔案管理能力是提升企業管理能力的必然要求。

隨著我國企業檔案管理工作的日益深化，企業檔案管理水平有了很大的提高。但是，目前企業檔案管理工作仍存在一些制約自身發展的難題，唯有在觀念、人才、技術、制度等方面積極采取各項有力措施，多管齊下，企業檔案管理工作才可能在創新上出成績，進而提升企業檔案管理工作的整體水平，為企業檔案管理工作奠定堅實的基礎。基于此，針對企業檔案管理工作中出現的各種問題與挑戰，筆者從革新觀念、提高信息化管理水平、完善管理制度和提高管理人員素質等方面來探討企業如何在新形勢下促進檔案管理工作的創新與發展。

一、企業檔案管理工作的重要性

企業檔案管理工作是一項系統性的工作，也是一個不斷完善、持續改進的過程。企業檔案管理水平從另一個側面反映了企業的管理水平，是衡量企業管理現代化的一項重要指標。因此，企業檔案管理工作對企業的發展具有直接的推動作用，其主要表現在以下兩個方面：

（一）企業檔案是企業管理工作的查考憑據。檔案記錄了企業過去各種活動的狀況，其中包括處理企業事務的過程與結果以及管理活動的經驗，它是任何一個企業連續工作必須查考的憑據。可以說，各種企業為了有效地實行管理必須切實地掌握材料。而檔案可以為企業的領導工作和業務管理，提供證據和咨詢資料，借以熟悉情況、總結經驗、制訂計劃、進行決策、處理各種問題。例如，許多企業在建立和健全工作制度、進行改革、落實各項政策等各種活動中，大量地查考了檔案，順利地推動了工作。有的企業平時不重視檔案管理工作，造成檔案散失，結果給工作造成許多困難。因此，檔案作為企業管理工作的查考憑證對企業各項工作的開展無疑具有重要的作用。

（二）企業檔案是企業進行決策的參考依據。檔案中記載了企業各種活動的情況、成果、經驗和教訓。從產品生產手段到生產過程以及生產技術等各方面的信息，可以作為企業進行生產、管理決策的科學依據和參考材料。當今日益增多的企業檔案，更是進行現代化企業生產、工作管理的重要條件。此外，企業檔案對制訂企業生產計劃，檢查和總結生產情況，推廣先進生產技術和管理經驗以及防止企業風險等等，都是重要的參考材料。比如，有的企業為了切實規劃生產任務，查閱了歷年檔案，匯總分析，找出了本企業發展的規律、經驗和教訓，據此采取相應措施，為企業決策提供科學依據，從而促進了生產，推動了企業發展。與此相反，有些企業因為沒有檔案可考，或“有案不查”，以致生產計劃不當、管理混亂，給企業造成很多損失。事實證明：企業檔案是企業在過去的生產經營過程中形成的具有一定使用價值的文件材料，它積累了企業歷史經驗，能夠為企業開展經營決策提供依據。

二、企業檔案管理工作的現狀

近年來，隨著企業發展的不斷深化，企業檔案的數量和種類都在不斷增加，由此，企業檔案管理工作出現了一些比較普遍的問題，從總體現狀來看，集中表現在以下幾個方面：

（一）檔案管理工作不受重視。雖然檔案管理具有很多優點，但是由于檔案管理不能直接創造經濟利益，產生的效益具有隱蔽性，所以很多企業沒有在根本上重視這一問題。企業不重視檔案管理的表現主要是：第一，企業很少配置專門的檔案管理人員，認為配置專門的工作人員浪費了企業的資源，有時為了應付檔案管理工作的需要，直接安排行政工作人員兼職，這種做法的成效當然可想而知。第二，資金投入不足，企業是從事生產經營活動的組織，主要把資金運用于這方面的工作，因為只有生產經營才能帶來實實在在的經濟效益，所以這導致很多企業根本不愿意把一小部分資金投入檔案管理信息化的工作中去，認為只要一臺電腦、一份數據庫就足夠了。

（二）檔案利用率普遍偏低。很多企業雖然重視企業檔案的收集和保存，但是這些歷史形成的檔案僅僅是象征性地被存放在企業的檔案室或者儲存在了企業的電子數據庫當中，一般很難再被利用。所以，企業檔案一旦形成之后，就被永久地收藏起來，如果沒有特別的需要，那么這些檔案就無法充分發揮其應有的作用。因此，低利用率也是制約企業檔案管理工作的一項瓶頸。

（三）信息化水平仍有待提高。目前大多數企業缺乏計算機專業技術人員，企業在招聘的時候一般不會針對檔案管理工作而專門招收計算機專業技術人員，更多的是從辦公室業務開展的角度出發。此外，企業局域網和網站建設剛剛起步，企業上網方式落后，除了大企業以外，很多中小企業很難跟得上現代信息技術發展的腳步。正是由于許多企業信息化基礎設施落后，企業在信息化觀念上的局限，企業檔案管理信息化還停留在較低的階段且缺乏廣泛性，這給企業檔案管理帶來了較大的局限性，同時應用的滯后性也對企業檔案管理產生了副作用。所以，企業檔案管理信息化的不足不僅影響了企業檔案管理工作的開展，更加影響了企業管理信息化的推進。

（四）檔案管理工作人員素質有待提高。檔案管理工作人員的素質決定了檔案管理工作的質量和水平。檔案管理工作人員不但要具備優良的職業道德，扎實的知識功底，過硬的業務技能，還要熟悉掌握企業的業務情況，了解企業的業務性質以及內部組織結構，以明確檔案的管理范圍、分類情況、保管期限等。目前，很多企業缺乏專門的檔案管理人才，不少企業的檔案管理人員是兼職人員，“半路出家”的現象較為突出，這些工作人員大多缺乏檔案管理的專業知識，不能適應現代化檔案管理工作的要求。①

三、企業檔案管理工作創新的若干對策

在企業檔案管理工作發生巨大變化的背景下，為適應新形勢，更好地發揮檔案在企業發展中的作用，提升企業檔案管理水平和質量，企業檔案管理工作必須在提高檔案意識、增加檔案利用率、完善各項企業檔案管理制度、提高信息化管理水平和提高管理人員素質等方面下大力氣，采取各項有效的措施推進企業檔案管理工作的順利開展。

（一）提高企業整體檔案意識。加強檔案管理工作，領導重視是關鍵，沒有領導對檔案管理的重視，檔案管理工作很難開展起來。目前很多企業的領導對檔案工作不重視，認為檔案工作可有可無，沒有必要把精力放在檔案管理上面。實際上，這種觀點是很膚淺的，沒有認識到檔案管理工作對企業發展的影響。因此，要想領導者重視檔案，最根本的方法就是讓領導者看到檔案對企業發展的重要價值，通過具體的案例讓領導者親自感悟檔案的魅力與實力。領導者對檔案工作各方面的投資，能夠大大刺激檔案工作者的積極性。在企業內部提倡人本觀念，完善企業檔案管理機制，明確責任，各司其職。此外，檔案管理工作離不開企業全體員工的共同努力，加強企業全體人員的檔案意識，定期進行全體職員的檔案培訓，可以提高員工的檔案業務知識，提高企業的檔案管理水平，使企業檔案管理在收集、整理、歸檔等各個環節都朝著規范化的方向發展 。

（二）增加檔案利用頻率。檔案的低利用率是制約企業檔案管理工作的瓶頸，如果檔案不能充分發揮其應有的作用，那么檔案管理工作就失去了意義。因此，針對檔案利用不積極不充分的問題，企業檔案工作人員要盡快起草本企業的檔案利用制度。由于企業的檔案利用制度都屬于各企業的私有財產，一般只對內公開，所以目前可借鑒的范本幾乎沒有。企業要根據自己企業的發展現狀，制定出可行的檔案利用制度，清楚嚴謹地說明哪些檔案可以供員工查閱，哪個級別的員工可以查閱具體哪些檔案等問題。落實好檔案利用制度，提高檔案的利用率，讓企業在源源不斷的檔案資源的利用中創造更大的價值。

（三）規范企業檔案管理制度。企業檔案管理工作的創新不僅僅在于使用了先進的科學技術，更在于其規范化程度。因此，要提高企業檔案管理工作的整體水平，那么就要使企業檔案管理工作不斷走上規范化、程序化、制度化的軌道。首先，企業要清晰界定檔案管理機構及其職責，設置專門的檔案管理部門，配備相應的工作人員，厘清檔案管理部門的職權與職責。其次，企業要建立健全歸檔制度，對如何分類，如何歸檔的程序化流程都要作出明確的規定。最后，企業要建立檔案保管制度，根據密級的不同層次對企業檔案進行分類，采取不同的保管力度，該保密的檔案得到嚴格的保密，該共享的檔案得到充分共享。

（四）引入云計算技術、提高檔案管理信息化水平。云計算是一種模式，它實現了對共享可配置計算資源（網絡、服務器、存儲、應用和服務等）的方便、按需訪問，這些資源可以通過極小的管理代價或者服務與提供者交互，被快速地準備和釋放。在企業檔案管理工作領域中，云計算的最大優點在于以下四大方面：經濟實惠，降低信息化成本；減輕檔案人員負擔，使其能更專注本身專業；提高檔案信息資源的安全性；提高了檔案工作人員的專業技術水平。②正是由于云計算的成本適中、易用性、自動化、按使用計費等特點，云計算技術為企業檔案管理創新提供了全新的技術視角。企業在推進檔案管理創新的過程中，特別是要提升企業自身的檔案管理水平就要順勢而為，積極利用云計算技術的優點，充分汲取云計算技術的優勢，為推進檔案管理工作的創新注入新的活力。③因此，有條件的企業可以利用云計算技術，按使用量進行購買，借助云計算技術不斷提升自身的檔案管理信息化水平。

（五）提高檔案管理者的專業素質。檔案管理者的專業素質直接影響了企業檔案管理的專業化水平和質量。因此，要提升企業檔案管理工作的水平，就必須在企業檔案管理者的專業素質上下功夫。一方面，企業可以組織檔案管理者進行專題的培訓，提高檔案管理者的專業知識。另一方面，企業可以出臺相應的激勵措施，對優秀的檔案管理者進行表彰和獎勵，激發檔案管理者的工作積極性。

四、結論

總而言之，在信息化的時代背景下，企業檔案管理工作的作用已經開始得到了越來越多企業的重視，很多企業在檔案管理創新方面進行了很多有益的探索。為了進一步提升企業的檔案管理水平，創新檔案管理方式，觀念、人才、技術、制度始終是重要的影響因素，在這些方面下足功夫，那么企業檔案管理工作的創新水平才會更上一個臺階。

【注釋】

①張斌，徐擁軍，褚峻.知識資源管理：企業檔案工作改革的新思路［J］ .中國檔案，2004（10）：38.

②彭小芹，程結晶.云計算環境中數字檔案館服務與管理初探［J］.檔案學研究，2010（6）：71.

③方昀，郭偉.云計算技術對檔案信息化的影響和啟示［J］.檔案學研究，2010（4）：71.