如何創新檔案管理工作局面

文/山東省萊州市煙臺信息工程學校 姜秀平 鄧小輝

如何創新檔案管理工作局面

文/山東省萊州市煙臺信息工程學校 姜秀平 鄧小輝

近幾年來，社會、國家和家長對教育工作越來越重視，這就對檔案管理工作提出了更高的要求。檔案管理工作是一項較基礎、較復雜并具有較高服務性的工作，它為其余各項工作的進行提供參考依據。近幾年來，教育改革正在大刀闊斧地進行，檔案管理工作的工作量、工作范圍、重要性都在不斷增加，本文主要分析了我國檔案管理工作的現狀，并針對其中存在的問題提出了幾點創新檔案管理工作局面的措施，具有一定的參考價值。

檔案管理；現狀；措施

文書檔案是學校歷史的見證，是該校最真實、最原始的資料，檔案管理中的內容很廣，其中包括科研理論成果、學校建設等許多具有較強實踐意義的內容，這些檔案能為該校日后解決實際問題提供借鑒，它是一所學校可持續發展的依據。檔案管理是一項復雜而周密的工作，成功的檔案管理應該具有準確性、保密性、科學性的要求。文書檔案指得是由通用文書轉化而來的信息檔案，是社會中各個單位都不可或缺的，它展現了這個單位的發展歷程，記錄該單位的現狀，又利用這些記錄指導著該單位未來的發展。提供文件要保證時效，及時處理。使檔案發揮相應的作用。

一、檔案管理現狀及原因分析

（一）檔案管理現狀。就當前情況來看，我國檔案管理經常出現歸檔文件信息處理不及時、收集不全文件材料、不能及時對文件進行移交、公文格式不按要求辦理等狀況，文件的及時處理，就是迅速、適時、恰當。及時的原則就是對文件處理的時間和時限要求。在規定的時間里必辦，在限定的時間里必須辦完。文件得到及時的傳閱、督辦、及時地進行歸檔處理。這將大大提高檔案管理工作的質量，體現檔案管理工作的重要性。

1.文件資料匯集不完整。檔案是為了存儲在各個階段的各項實際工作與活動中形成的有較大價值的信息資料，它為我們提供學生、教師的基本資料，還可從它所記錄的解決問題的方案中總結實際經驗，有利于可持續發展。加大對檔案管理的重視程度，但由于本項工作特別要遵循文件處理的基本原則，保證文件資料完整、齊全，不丟失。因此要認真做好這項工作。不要出現檔案資料不全，資料不完整、成套的文件遺失，這樣勢必影響檔案的質量，給工作帶來不便。

2.檔案公文格式不規范。檔案最重要的作用就是供需要的人查閱，可是文件數量繁多、涵蓋范圍寬泛，為查閱方便，檔案的建立必須要有一個統一的格式，這樣的檔案才會有條理。要想做出這樣效果，就需要有專業能力。分析現在檔案的現實問題，公文格式不符合要求主要體現在：標題格式不規范；紙張大小不符合要求；字體使用不規范；公章加蓋不符合標準。

（二）原因分析。原因主要包括如下4種：

1.對檔案管理不重視。專業管理人員不到位，不能及時對檔案進行收集，降低了檔案管理的質量。

2.檔案管理過程中管理人員隊伍的連續性不強。不能合理配備檔案管理人員和確保管理人員的質量，這樣不能很好地保證檔案在日常工作中便于社會各方面的利用。削弱了檔案對外的查詢和借鑒價值。

3.檔案管理人員業務熟練程度不高。檔案管理是一項專業性很強的工作，管理人員必須練好基本功，熟悉和精通業務。否則就會造成檔案管理過程中沒有條理，出現文件丟失的現象。

4.過度依賴高科技技術。在信息化時代，信息技術已經滲透到了社會上的各項工作中，近幾年來，我國經濟水平提高，教育事業受到重視，為檔案的建設和發展提供了更多、更好的條件，檔案管理也實現了信息化，先進的管理設備為檔案管理減少了工作量、縮減了工作時間，但是如果完全依賴計算機、網絡，或者是運用不當，也會使檔案管理出現較多的漏洞：（1）文件只在計算機中存儲，不打印紙質檔案作為備份。計算機存儲雖然成本少，也較方便，但是并不安全，不宜長久存儲，還容易出現文件丟失的狀況。（2）有些計算機存儲的文件雖然打印出來了，但是沒有去檔案室做相應的記錄，這就會導致文件管理程序紊亂，即使出現管理漏洞也無處查詢。

二、創新檔案管理工作

（一）解放思想，擺脫束縛。外行人往往會把檔案管理簡單地想象成文件的收發和保存，就如同是一個簡單的倉庫保管一般。沒能意識到檔案管理還有文件的收文、登記、分送、批辦、歸卷等繁雜的程序。因而要想從根本上提高檔案管理的水準，首先要轉變人的觀念，加強對檔案管理人員思想上正確的引導。必須要解放思想，擺脫束縛，重新確立檔案管理的認識。

（二）勇于探索，不斷創新。檔案管理不能因循守舊，要嚴格地規范存儲和管理的過程，在實踐中求實創新，要想提高檔案管理的水準唯有創新。改革創新，首先要從思想觀念、思維方式到服務內容、工作方法、管理方法等方面，提高管理人員的工作能力，建立健全規范化的責任考核機制，調動管理人員的工作積極性，促使管理人員嚴格執行制度、嚴格按程序辦事。要用制度管人，建立符合實情的獎懲制度可有效地提高檔案管理工作效率。

1.完善檔案管理制度。根據實際情況，建立、健全檔案工作制度，制定《檔案室管理制度》《檔案保密制度》《檔案工作人員職責》《立卷歸檔制度》《檔案資料查閱利用制度》，用制度加強專業檔案隊伍的管理，增強檔案管理的科學性、嚴密性、準確性。

2.加強檔案管理措施。許多單位都對檔案管理做過研究，已經形成了各自不同的創新性管理模式。經過不斷地實踐，創新管理模式已日臻成熟。檔案管理可以借鑒這些創新、先進、有效的管理模式，結合工作實際情況，不斷進行改革，融入自己所需要的新思路，使檔案管理工作更趨于合理化，利用這種創新的模式進行檔案管理有利于增強檔案管理的針對性和有效性。比如，要合理利用信息技術，引進先進設備，利用它來輔助檔案管理，將會節省人力、減少工作失誤、減少工作量。這樣不但能夠提高檔案管理的工作效率，而且還提高了檔案管理的質量和準確性。

三、啟示

檔案管理在單位的管理工作中是不可或缺的一項重要工作，在現今教育改革的浪潮中，對教育教學過程中的經驗積累、歷史記錄留下資料，留給后人，讓改革浪潮中的弄潮兒有章可循，有史借鑒，少走彎路，多有參考。所以建立完整、科學的檔案管理制度，創新檔案管理手段，加強檔案隊伍的管理，有充足的資金提供基礎保障，專業管理人員才能夠不斷增強管理工作的效率，減少工作失誤，更好地為檔案工作奠定良好的基礎。

［1］宋強.論高校檔案信息化建設［J］.科技風，2009（16）.

［2］張曉莉.高校檔案信息化建設與服務創新的思考［J］.中國科技信息，2009（23）.

［3］勞蕾蕾.高校檔案管理課程實踐教學模式探析［J］.中小企業管理與科技（下旬刊），2011（02）.

［4］梁秀梅.高校院系檔案管理問題的制度性思考［J］.中州大學學報，2011（04）.