淺析文書檔案管理中存在的問題及對策

梅州市梅縣區廣播電視臺 林嶺春

淺析文書檔案管理中存在的問題及對策

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文書檔案管理是企業、政府機關、事業單位、社會組織管理工作中重要的內容，管理水平的高低對文書檔案的完整性和質量有著很大的關系。只有將文書檔案的管理水平提高，才能實現文書檔案的價值，但在目前很多事業單位的文書檔案管理工作中存在著不少問題，需要檔案管理人員制定相應的對策。

文書檔案；檔案管理；問題；對策

文書檔案在各個單位中具有重要的價值，對單位的各項活動能夠客觀地反映，也是單位管理水平的直接體現，方便單位的管理層對企業的管理水平進行評價，從而找出管理工作中存在的弊端，進行科學的整改。在計算機信息技術迅猛發展的現代，文書檔案管理也具備信息化的特點，而文書檔案管理工作中存在的一些問題仍然需要管理人員加以重視。

一、文書檔案管理工作中的不足

（一）事業單位對文書檔案管理缺乏一定的認識。目前，在很多企業和單位中，文書檔案管理人員對檔案管理的認識并不充分，缺乏科學的認知，以至于在管理工作中沒有加以重視，使得文書檔案管理工作難以做到有序開展。造成這樣的情況主要是因為檔案管理人員認為該工作對單位的直接效益沒有太大的關系，因此，在文書檔案管理中過于懈怠。然而事實上，文書檔案的管理對單位的良好發展是有著一定關系的。就是因為單位對文書檔案管理沒有充分的認識，所以在實施管理制度時就會受到各種因素的限制，阻礙了事業的可持續發展?？傊?，如果單位的領導僅僅注重眼前利益而忽視文書檔案管理，管理人員也沒有形成文書檔案管理的意識，那么就會造成文書檔案管理工作的低效率，對檔案管理的質量造成嚴重的影響，管理工作就會出現各種不該出現的錯誤。

（二）文書工作和檔案管理工作相混淆。文書工作和檔案管理工作是兩種不同的內容，但檔案管理需要在文書工作順利開展的前提下才能夠有效進行。當前很多單位對這兩個工作相混淆，并且沒有做好這兩個工作的協調管理，文書檔案管理人員沒有重視與文秘的工作銜接，以至于文書檔案管理與文書工作相脫節，使得檔案管理工作難以有序地開展，同時也一定程度上影響了文秘的文書工作。所以在對文書工作和檔案管理工作的問題上，兩者是相互聯系的，檔案管理人員只有正確認識到這點，才能保證工作質量。

（三）人員培訓不足。人手不足是文書檔案管理工作中普遍存在的問題，究其原因，主要是因為對這一工作重視不足導致的。為了解決人手不足的問題，臨時補缺文書工作人員是大部分單位所采取的措施，但這些補缺人員缺乏系統性的培訓經歷，其上崗資格也未經考核，因為缺少專業的管理知識和基本的文書檔案管理能力，并不能很好完成崗位工作，不能熟練進行分類、立卷等檔案管理。而現有的工作人員也同樣存在培訓不足的問題，雖然這些工作人員在職時間較長，積累了一定的文書檔案管理經驗，但卻缺少知識的更新與培訓，一直沿用舊的工作方法，而一些方法已不能很好地適應新時期文書檔案管理的工作要求。在信息技術時代，文書檔案管理工作能夠借助現代化的技術實施便利化管理，這就要求工作人員及時了解和掌握新的技術與方法，并將之應用于實際工作中，與自身的專業知識相結合更好地完成各項工作任務。但接受新的知識與技術對于部分老員工來說具有一定的難度，其思維方式與工作方法都不能快速地跟進時代要求，這就制約了文書檔案工作的發展與進步。

（四）文書檢索效率問題。手工檢索與計算機檢索是現階段文書檔案檢索的主要方式，但大多數的情況下仍是以傳統的檢索方式為主，對文書檢索效率造成了極大的影響。不少工作人員存在著認識上的錯誤，認為提升文書檔案服務質量需要進行更多檢索工具的編制?？偠灾?，沒有能夠很好地在工作中運用現代信息技術是影響檢索效率的主要原因。

二、優化文書檔案管理的措施

（一）提高對檔案管理的重視程度。提高對檔案管理的重視程度，需要在單位內加強宣傳，通過各種靈活多樣的方式宣傳相關的法律法規知識，如《檔案法實施辦法》和《中華人民共和國檔案法》等。積極調動庫存檔案資源并加以利用，通過宣傳促使檔案管理人員、各部門以及領導層認識這一工作的重要意義，從而重視這一工作，并加大對文書檔案管理工作的支持，在年度工作重點中、在單位總體工作規劃中納入文書檔案工作，增加經費支持。

（二）注重提升檔案管理人員的綜合素質。在互聯網普及范圍不斷擴大與科學技術水平不斷提升的情況下，檔案管理人員應注重提升自身的綜合素質，包括計算機應用技能、檔案管理專業水平及信息素養等，以便能夠適應新時代對于文書檔案管理及利用工作提出的要求。例如，應注意根據檔案管理要求鼓勵管理人員參加繼續教育，在必要的情況下可建立起定期培訓制度，確保管理人員能夠按照規定、有目的、有計劃地參與繼續教育，從而為專業素養及綜合素質的提升奠定基礎，同時提高檔案管理隊伍的工作質量。另一方面，應根據時代變化對檔案管理工作提出要求加快信息化管理進程。管理文書檔案的根本目的在于實現資源共享，并在共享檔案資源的過程中充分發掘檔案價值，進而為生產實踐提供服務。為了能夠使檔案資源在最大程度上實現共享，則應注意加快信息化管理步伐。首先，應注意增加信息化管理的經費投入。其次，應注意根據文書檔案的開發與利用現狀配備充足的軟件設施、硬件設施，以便為信息化管理的實現提供支撐。此外，應加快信息安全機制的建設進程，在保證檔案信息處于安全狀態的（三）完善管理工作環節。文書檔案的管理工作涉及多個部門，為了提升管理質量，必須重視強化各部門間的溝通與聯系。首先，管理人員應定期到基層單位與相關部門中收集檔案資料，同時了解檔案文件的處理情況，在發現問題的情況下需要及時進行指導與糾正，以確保能夠從各基層單位與相關部門中收集到完整、齊全及真實的檔案文件。其次，管理人員應定期與相關部門進行溝通，以有效掌控文書檔案的收集、整理動向，以減少文書檔案不及時歸檔、資料遺失等問題。除了做好部門間的溝通與聯系工作外，還應注重對檔案管理的各個工作環節進行有效完善，保證管理工作具有規范化的特點。例如，可以根據檔案管理及利用現狀聘請專業人員設計規范化管理流程，同時對管理小組的人員結構進行調整，以保證采用專業化與程序化的管理方法收集文書檔案、整理文書檔案及利用文書檔案。

基礎上實現資源共享。

（四）文書工作和檔案工作規范化銜接。因為文書工作與檔案工作密切相關，其質量直接關系到檔案工作的質量，因此，提高檔案的質量首先要提高文件質量。首先，文件的處理要按照規定和流程嚴格操作，科學分類后立卷歸檔，要做到這一點需要加強對有關人員對相關的文書處理流程的培訓，提高其工作技能水平。其次，要注意細節部分的相關工作，比如文書的格式必須按統一的格式，紙張版式、材質以及紙面清潔等均要注意到，文件必須及時處理和歸檔避免遺忘、遺失等現象發生，要做到這一點需要工作人員具備高度的責任意識，并且養成良好的工作習慣。文書工作和檔案工作兩者規范銜接，不僅可以避免很多不必要的過失引起不良后果，也使檔案管理工作的效率得到很大的提高。

（五）確保電子檔案的有效保存和安全性。電子檔案是應用計算機信息技術進行的，應用該技術可以大批量地處理文件，收集整理大量的信息，為文書檔案管理工作的高效進行提供了技術條件，大大節省了管理文書檔案所需的時間。但是必須確保電子檔案的有效保存和安全性，首先，在保存這一塊應該提高危機意識，注意及時保存文件信息，采取數字備份功能等，這樣可以避免停電或者計算機突然發生故障而致使文件信息的丟失。其次，在安全性這一塊需要計算機技術人員的參與，給計算機安裝正規的防毒殺毒軟件、防火墻，預防計算機受到非法攻擊導致檔案信息丟失、泄漏，確保電子檔案的安全性。

三、總結

文書檔案管理工作在政府機關、企事業單位等各項管理工作中均占有很重要的地位，因此文書檔案管理工作的順利開展意義十分重大。要順利進行文書檔案管理工作，首先要轉變管理理念，提高責任意識和創新意識，并且有關的部門要相互協調、互幫互助，使文書檔案管理工作能夠高效率、高質量地展開，為企業、單位的長遠發展和形象的提高作出貢獻。

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［2］李亞男.淺析新形勢下文書檔案管理問題及對策［J］.辦公室業務，2015（15）：78.

［3］柯慧.淺析文書檔案管理中存在的問題及對策［J］.長江叢刊，2015（19）：122.