優化辦公室檔案管理工作的方法分析

文/昌吉州農牧機械化技術推廣站 盛楊華

優化辦公室檔案管理工作的方法分析

文/昌吉州農牧機械化技術推廣站 盛楊華

辦公室管理的各項工作中，檔案管理作為其中一項重要工作，起著極其重要的作用，其管理效率的高低，也在一定程度上影響到各項工作的順利開展。因此，在實際工作中將檔案管理工作與網絡信息技術相結合，強化檔案管理工作的職能，創新辦公室檔案管理工作，對于資料的保存和管理等有著重要的意義，下面通過目前辦公室管理工作中存在的問題做下簡要分析，并提出相關的措施，以加強辦公室檔案管理的實際工作質量。

辦公室管理；存在問題；解決方法

隨著社會的發展和進步，辦公室管理工作中，各部門之間的職責更趨于細分化，導致檔案管理工作也成為不可忽視的重要組成部分。因此檔案管理工作的規范化發展成為辦公室管理工作的重點。然而，在實際工作中仍然存在一些問題，需要我們加以重視，并用科學的措施予以優化。

一、辦公室檔案管理常見問題

（一）檔案管理工作人員意識薄弱。具體到企業日常工作中，由于傳統思想的影響，一些企業的管理者還沒能意識到檔案管理工作的重要性，而負責具體檔案管理工作的人員也未能將其視為重要工作，從而造成檔案管理工作的實效性缺失。因此，企業的相關管理層和檔案管理層要更深層面意識到檔案管理工作對于整體工作的重要性。

（二）檔案管理人員水平不能滿足實際工作要求。由于企業領導層管理人員不夠重視此項工作，以至于相關內部檔案管理人員沒有足夠重視，而且很多情況下，此項工作只是一些相關人員作為兼職工作，缺乏檔案管理工作人員的職位。加之相關兼職人員沒有經過專門的學習和培訓，以至于專業管理水平不足，導致其工作效率明顯降低。

（三）檔案管理工作缺乏創新。雖然檔案管理工作作為辦公室工作的一項重要組成部分，但是，并沒有隨著其他工作的方法進步有改善，仍然是采用傳統手寫的方法。這種傳統的檔案管理工作模式不僅造成辦公成本趨高，而且也導致檔案的信息存儲工作不完善，極易丟失信息，不便查找和合理的運用，使得工作效率較低。

（四）規章制度不夠健全。檔案管理的實質性工作較為繁瑣和復雜，對于各項工作的開展有著重要的作用。因此，這項工作不僅需要專業工作人員的開展和維持，而且還需要多個部門的配合，而人員的管理需要具體的制度來制約，沒有合適的制度，檔案管理工作的實際工作就很難得到有效開展。

二、加強辦公室檔案管理的方法

（一）管理者需要增加對辦公室檔案管理的重視度。具體到企業實際工作中，相關管理者可以邀請專業的檔案管理人員定期進行指導工作，以提升檔案管理人員對于自身工作的認識。設立專門的檔案管理工作崗，具體工作責任落實到人，以加強工作人員自身的責任感。同時，要加強檔案管理的監督工作，形成良好的檔案管理工作氛圍，促進檔案管理工作的健康開展，進而促進各項工作的順利進行。

（二）招聘專業檔案管理人才，并對員工進行專業知識培訓。邀請檔案管理的專業技術人員對管理工作進行專業技術指導，定期開展針對于檔案工作人員的講座，從而及時發現問題，并采用合適的方法加以解決。此外，檔案管理人員對于檔案機密要件，要根據《檔案法》進行合適的保密工作，注意檔案的安全性。同時，企業為員工進行專業的學習和培訓工作，以此來提高檔案管理工作的實際操作水平，并且相應提升檔案保密法等觀念，為企業檔案的管理工作培育一批比較專業的高素質人才。

（三）與高科技信息技術相結合，實現電子化管理。在實際工作中，對于檔案管理工作的要求比較高，而人員管理的過程中容易出現失誤。因此，面對信息化發展的時代，計算機可以替代人工避免實際工作中出現的問題。將檔案管理工作信息化，這就要求檔案管理操作軟件適合于本企業，這樣可以減少紙質資料出現的占用空間不方便查找等問題。因此，為了有效地進行檔案管理工作，企業應該加強檔案管理的信息化建設。

（四）完善檔案管理制度。為確保檔案管理工作能夠有效開展，就要求企事業單位有完善的檔案管理制度作為依據。它不僅可以為檔案程序化順利進行提供了可靠保障，也為檔案的收集、整理、歸檔和保存等做到有據可依。此外，對于檔案的收集的時間和人員也要做相應的規定，以保證辦公室檔案管理的實際工作效率。所以健全的檔案管理制度，能夠使得檔案管理人員工作順利開展，也可以保證檔案管理工作的順序性。

三、結論

辦公室檔案管理工作，作為一項重要管理工作，它不是獨立存在的，而是與多個部門之間都有著比較重要的聯系。因此，加強辦公室檔案管理工作的合理化利用，有利于提升企業整體的辦公效率。一是提高企業工作人員對于檔案管理工作重要性的認識。二是對于檔案管理人員進行相關專業的培訓，以提高其專業技能和相關的知識。三是對于高科技信息技術加以充分利用，減少傳統工作中出現的問題，避免不必要的失誤，使得因浪費所造成的損失達到最小化；四是進一步完善檔案管理制度，確保檔案管理制度得以規范化發展。

［1］于寧寧.創新辦公室檔案管理工作提高單位內部工作效率——談如何改進辦公室檔案管理工作［J］.辦公室業務，2013（13）：71.

［2］杜慧玲.探討如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考［J］.辦公室業務，2014（05）：171-172.

［3］涂嬌麗.提高辦公室檔案管理工作效率的思考［J］.辦公室業務，2012（15）：149-150.